Coordinateur(trice) de la réception

Job summary

The Reception Coordinator is responsible for welcoming clients, managing medical appointments, and handling billing with professionalism. They provide administrative support to doctors and operations managers to ensure the clinic runs smoothly.

Job details

Chez Médispa Victoria Park, nous allons au-delà de l’ordinaire. Nous façonnons l’avenir de la médecine esthétique au Canada, et cela demande des personnes chaleureuses, des esprits brillants et énormément de cœur. Intrigué(e) ? Continuez votre lecture, cela pourrait bien être l’occasion que vous attendiez. Médispa Victoria Park – Sainte-Foy, clinique spécialisée en médecine esthétique et en services dermatologiques, dirigée médicalement par le Dr Jimmy Alain, recherche un(e) coordinateur(trice) de la réception à temps plein pour soutenir la coordination du Médispa et de la clinique médicale. Une journée dans la vie d’un(e) Coordinateur(trice) de la réception Vos journées seront dynamiques, variées et jamais monotones. Vous jonglerez avec les interactions avec les clients, la gestion des rendez-vous, les tâches administratives et la collaboration avec les médecins et les technicien(ne)s, le tout en veillant à ce que la clinique fonctionne de manière fluide et professionnelle. Votre Objectif Offrir une expérience client exceptionnelle dès le premier contact, tout en soutenant nos équipes médicales et opérationnelles en coulisses. Dans ce rôle, vous serez amené(e) à : Accueillir les clients en personne et au téléphone avec chaleur, professionnalisme et assurance Répondre aux questions des clients concernant nos traitements de médecine esthétique et les guider dans leur parcours Planifier les rendez-vous et optimiser les horaires des médecins et des technicien(ne)s Gérer efficacement les arrivées, les départs et les replanifications de rendez-vous des patients Traiter la facturation médicale et les paiements avec exactitude et discrétion Offrir un soutien administratif aux médecins et au ou à la gestionnaire des opérations Participer à des projets spéciaux et soutenir les opérations de la clinique au besoin Veiller à ce qu’aucun détail ne soit laissé au hasard Formation complète fournie pour nos systèmes et nos protocoles. Ce que nous recherchons Vous êtes quelqu’un qui : Crée naturellement des liens avec les gens et aime établir des relations A une attitude positive et proactive du type « je m’en occupe » S’épanouit dans un environnement dynamique où chaque journée est différente Fait preuve d’organisation, de rigueur et de fiabilité Aime offrir un service exceptionnel et assurer le suivi jusqu’au bout Peut travailler de manière autonome tout en étant un(e) joueur(se) d’équipe solide Une expérience en clinique ou dans le domaine de la santé est un atout, mais ce sont surtout l’attitude, le professionnalisme et le sens du service client qui comptent ! Compétences et expérience requises : Excellentes compétences en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit À l’aise avec les conversations de type vente et capable de guider les clients vers les services adaptés Grandes capacités d’organisation et bon jugement Maîtrise des outils informatiques et aisance avec les tâches administratives Capacité à suivre les processus avec précision et autonomie Flexibilité pour soutenir les besoins de planification de la clinique Un intérêt ou une expérience dans le domaine de l’esthétique et du bien-être constitue un atout important Ce que nous offrons (Pourquoi nous rejoindre ?) Des responsabilités réelles dès le premier jour Un environnement de clinique magnifique, professionnel et bienveillant Une équipe qui valorise véritablement la gentillesse, l’excellence et la collaboration Des rabais employés sur nos services de medispa et produits de soins de la peau L’accès à des assurances santé, dentaire et vision Des formations continues et possibilités de développement, ainsi qu’un accès à notre bibliothèque Kindle d’entreprise La possibilité de participer à notre Learning Matching Fund pour soutenir votre croissance personnelle et professionnelle Qui nous sommes Victoria Park offre les meilleurs services de médispa dans ses 30 emplacements à travers le Canada. Nous sommes dirigés par des spécialistes, des chirurgiens plasticiens et des dermatologues, et nous cherchons à fournir la technologie, les traitements et les produits les plus récents. Nous offrons un service à la clientèle sans égal dans un environnement serein, à la pointe de la technologie et sécuritaire. Nous sommes fiers d’avoir été nommés, pour la troisième année consécutive, meilleur médispa au Canada et d’avoir remporté le prix du Choix des consommateurs décerné par les Prix canadiens du spa & du bien-être. Nous étions également finalistes pour Les sociétés les mieux gérées au Canada. Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à ce poste. En tant qu'employeur offrant l'égalité des chances, nous célébrons la diversité et nous nous engageons à créer un environnement inclusif pour tous les employés. Seuls les candidats éligibles seront contactés pour un entretien. Note : Le masculin est utilisé pour alléger le texte, et ce, sans préjudice pour la forme féminine.

What you’ll do

The Reception Coordinator is responsible for welcoming clients, managing medical appointments, and handling billing with professionalism. They provide administrative support to doctors and operations managers to ensure the clinic runs smoothly.

Requirements

Candidates should possess excellent communication skills, a proactive attitude, and the ability to guide clients through aesthetic treatments. Experience in a health clinic or the wellness industry is considered an asset.

Benefits

• Employee discounts on medispa services and skincare products • Health insurance • Dental insurance • Vision insurance • Continuous training and development opportunities • Access to corporate Kindle library • Learning Matching Fund

Listed skills

• Time management · Preferred
• Customer service · Preferred
• Organization · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Customer Service
• Appointment Scheduling
• Medical Billing
• Administrative Support
• Communication Skills
• Sales Conversations
• Organization
• Computer Literacy
• Time Management
• Patient Coordination

Job areas

• Healthcare
• Administrative
• Customer Service & Support