Secrétaire d'unité administrative

Job summary

Provide administrative and secretarial support to the team, including tracking assignments and deadlines, managing the manager’s calendar, email, and travel, and researching access-to-information requests. Draft and format correspondence and other documents, prepare and coordinate meetings and minutes, and process and track invoices.

Job details

Titre d'emploi Secrétaire d'unité administrative Organisation Service des communications et des affaires publiques / Division des affaires publiques et des mesures d'urgence Destinataires Employé(e)s de la ville et candidat(e)s externes Type d'emploi à pourvoir Emploi temporaire Période d'inscription Du 3 au 9 novembre 2026 Salaire Échelle salariale (2025) : 46 668 $ à 62 725 $ | Groupe de traitement : 12-006E L'échelle salariale sera mise à jour au renouvellement de la convention collective. Avis de modification Catégorie d'emploi: Employé(e) de bureau, soutien administratif et technique - Col blanc Horaire: Flexible, 70 heures sur 2 semaines | Possibilité de télétravail selon les besoins opérationnels Adresse: 275, rue Notre-Dame Est, Montréal, H2Y 1C6 Ce processus vise à pourvoir 1 poste (105978) pour une durée indéterminée. Les auxiliaires en fin de mandat, ou sur le point de l'être, doivent joindre à leur dossier de postulation, un courriel de leur gestionnaire attestant la situation. NOTRE OFFRE Le Service des communications et des affaires publiques joue un rôle stratégique en développant la vision de communication pour le rayonnement de la ville, en fournissant une expertise-conseil et en assurant la visibilité des projets. Votre mandat Vous jouez un rôle de premier plan en effectuant diverses tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement d'une équipe de travail. Plus spécifiquement, vous : effectuez le suivi de divers mandats, de dossiers administratifs, du respect des échéanciers; gérez l'agenda, les courriels et les déplacements (transport, hébergement, avance de fonds, compte rendu de dépenses, etc.) de votre gestionnaire; effectuez des recherches documentaires relatives aux demandes d'accès à l'information; rédigez, corrigez et mettez en page des documents et de la correspondance; effectuez la préparation matérielle des réunions, procédez aux convocations et rédigez des comptes rendus ou projets de procès-verbaux; effectuez le paiement et le suivi des factures. PROFIL RECHERCHÉ Diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou attestation d'études collégiales en bureautique, option adjoint de direction 2 années d'expérience pertinente en lien avec les responsabilités du poste, notamment en secrétariat et support administratif Connaissance des logiciels de la suite Microsoft Office 365 ainsi que des applications SIMON, Gestion des dossiers décisionnels (GDD) et Kronos, souhaitable NOS AVANTAGES Des défis d'envergure Une carrière au service de la population montréalaise Une rémunération et des avantages concurrentiels La conciliation travail-vie personnelle La possibilité de faire progresser votre carrière Soyez fière ou fier de travailler pour le premier employeur en importance de la région métropolitaine et la plus importante métropole francophone en Amérique du Nord. La Ville de Montréal , c'est près de 30 000 talents qui contribuent chaque jour à l'essor de la Ville et à faire la différence pour la population et le bien public. POSTULEZ MAINTENANT! En postulant, je consens à ce que le Service des ressources humaines et des communications utilise mes données personnelles à des fins de recrutement et conformément à sa Politique de confidentialité . Considérant la diversité comme une véritable richesse, la Ville de Montréal invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à soumettre leur candidature. Merci de vous identifier lors de la postulation. Pour en savoir plus sur nos processus de recrutement, visitez https://montreal.ca/carrieres . Pour toute autre question, écrivez à [email protected] en indiquant le numéro de l’offre d'emploi en objet. Assurez-vous de joindre tous les documents attestant que vous rencontrez les exigences et d'inscrire toutes informations pertinentes pour votre candidature directement dans votre curriculum vitae. Nous vous invitons à suivre l'évolution de votre candidature dans votre dossier de postulation en ligne. Nous communiquerons uniquement avec les personnes dont la candidature est retenue. DIVERSITÉ, ÉQUITÉ ET INCLUSION La Ville de Montréal propose un environnement de travail où le respect, la diversité, l’équité et l’inclusion sont des valeurs premières. Avec son programme d'accès à l'égalité en emploi , la Ville prend des moyens concrets pour augmenter la diversité au sein de ses équipes de travail. Inclusive, la Ville s'efforce de réduire les obstacles dans les milieux de travail rencontrés par les personnes en situation de handicap et met en place des mesures facilitant l’accessibilité. À cet égard, des adaptations lors du processus d’évaluation des compétences peuvent être offertes sur demande. Merci de contribuer à diversifier et enrichir la fonction publique montréalaise!

What you’ll do

Provide administrative and secretarial support to the team, including tracking assignments and deadlines, managing the manager’s calendar, email, and travel, and researching access-to-information requests. Draft and format correspondence and other documents, prepare and coordinate meetings and minutes, and process and track invoices.

Requirements

Requires a vocational diploma in secretarial studies or a college certificate in office administration with an executive assistant option, plus two years of relevant secretarial or administrative support experience. Knowledge of Microsoft Office 365 and the SIMON, Decision File Management (GDD), and Kronos applications is desirable.

Benefits

• Competitive Compensation and Benefits
• Work-Life Balance
• Career Advancement Opportunities

Listed skills

• Administrative Support · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative Support
• Secretarial Support
• Calendar Management
• Email Management
• Travel Coordination
• Document Research
• Access to Information Requests
• Document Drafting and Editing
• Document Formatting
• Meeting Preparation
• Meeting Coordination
• Minute Taking
• Invoice Payment and Tracking
• Microsoft Office 365
• SIMON
• Decision File Management (GDD)

Job areas

• Administrative
• Government & Public Sector

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