Coordonnateur(trice) de projet junior – Logistique de formation

Job summary

Coordinate the operational deployment of large-scale training waves, including managing participant cohorts, scheduling sessions, and handling technical access. Maintain project trackers and ensure the resolution of access issues through coordination with IT and security teams.

Job details

Lieu du mandat : Montréal Ouest Mode de travail : Hybride - présence obligatoire chez le client 2 jours par semaine Langues requises : Bilingue ou anglophone - excellente maîtrise de l’anglais requise Heures de travail par semaine : 40 heures Durée de la mission : Jusqu’au 31 décembre 2026 - renouvelable Date limite de soumission : Flexible À propos du poste Nous recherchons un(e) Coordonnateur(trice) de projet junior spécialisé(e) en logistique et coordination de formation afin de soutenir le déploiement de formations à grande échelle sur plusieurs sites. La personne sera responsable de la coordination opérationnelle des différentes vagues de formation, incluant le suivi des cohortes et populations d’utilisateurs, la gestion des accès, la préparation technique des participants, la planification des sessions et la coordination des différentes parties prenantes. Une expertise approfondie de Teamcenter n’est pas requise. La personne doit toutefois être à l’aise dans un environnement technologique et capable d’acquérir suffisamment de connaissances fonctionnelles et techniques pour effectuer le suivi des accès, environnements, licences, rôles et comptes nécessaires aux formations. Le rôle demande avant tout une personne extrêmement organisée, rigoureuse et orientée vers l’exécution, capable de gérer simultanément un volume important de participants et de détails tout en assurant des suivis constants jusqu’à la résolution des enjeux. Exigences et compétences Exigences principales Entre 3 et 5 années d’expérience dans un ou plusieurs des domaines suivants : Coordination de projet Coordination de formation Learning Operations Soutien au déploiement Logistique événementielle Soutien PMO Expérience dans la création, la gestion et la mise à jour de plans de projet, outils de suivi et trackers détaillés. Expérience dans la gestion et le suivi de populations et cohortes de formation. Expérience dans la coordination de : Calendriers et horaires Salles Invitations Présences Participants Parties prenantes Solides compétences avec Microsoft Excel. Excellente attention aux détails, particulièrement lors de la gestion de listes importantes d’utilisateurs. Capacité à effectuer des suivis réguliers auprès de multiples intervenants. Excellentes compétences en communication écrite en anglais. Capacité à produire des rapports de statut concis. Capacité à rédiger des communications d’escalade claires et orientées vers l’action. Capacité à travailler efficacement dans un environnement technologique. Atouts Expérience en administration d’un LMS (Learning Management System) ou en opérations de formation. Expérience avec BTalent, SuccessFactors, Cornerstone ou une autre plateforme LMS. Connaissance des processus de demandes d’accès ou de gestion des services TI. Expérience avec des processus ou demandes RITM / NSSR. Expérience dans le soutien de formations associées à des systèmes d’entreprise ou à des déploiements technologiques à grande échelle. Expérience dans un environnement PLM. Connaissance ou exposition à Teamcenter. Savoir-être Excellente capacité d’organisation et de gestion simultanée de nombreux détails. Grande rigueur dans la gestion des données. Capacité à gérer avec précision les listes de participants, rôles, présences et preuves de complétion. Persévérance dans les suivis tout en maintenant une approche professionnelle et diplomatique. Capacité à identifier rapidement les risques susceptibles de compromettre une vague de formation. Capacité à gérer calmement les changements de dernière minute. Capacité à réagir efficacement aux problèmes d’accès, absences et conflits d’horaire. Communication claire, concise et orientée vers l’action. Autonomie et fort sens des responsabilités. Capacité à assurer le suivi d’un enjeu jusqu’à sa résolution ou son escalade. Objectifs et livrables Assurer la coordination opérationnelle des différentes vagues de formation. Maintenir un suivi précis des populations et cohortes de participants. Assurer la préparation des utilisateurs avant les formations. Coordonner les accès aux systèmes et environnements de formation. Assurer le suivi des licences, rôles et comptes nécessaires. Planifier et coordonner les différentes sessions de formation. Maintenir à jour les trackers et outils de suivi du projet. Assurer le suivi des présences et de la complétion des formations. Identifier rapidement les risques et enjeux pouvant compromettre les sessions. Coordonner leur résolution ou leur escalade auprès des équipes appropriées. Responsabilités principales Gérer les populations et cohortes de formation. Maintenir et mettre à jour les listes de participants. Coordonner les calendriers, invitations, salles et horaires des sessions. Assurer la préparation technique des participants avant les formations. Coordonner les demandes RITM et NSSR. Coordonner les accès aux environnements de formation. Assurer le suivi de la création des comptes génériques. Effectuer le suivi des rôles, licences et autres prérequis techniques. Coordonner la résolution des problèmes d’accès avec les équipes PLM Platform, Sécurité/IAM et TI. Escalader rapidement les problèmes susceptibles d’avoir un impact sur les vagues de formation. Participer aux activités liées au LMS et à la préparation des participants. Maintenir les plans de projet, trackers et outils de suivi. Effectuer les suivis réguliers auprès des différentes parties prenantes. Suivre les présences et preuves de complétion. Produire les rapports de statut et communications d’escalade. Gérer les changements de dernière minute, absences, problèmes d’accès et conflits d’horaire. En soumettant votre candidature, vous consentez à ce que Xideral recueille, utilise et conserve vos renseignements personnels uniquement à des fins de recrutement et de sélection pour ce poste ou pour des opportunités similaires en lien avec vos domaines d’expertise. Vos informations seront traitées de manière confidentielle et conformément à la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels du Québec. Vous pouvez en tout temps demander l’accès, la rectification ou la suppression de vos données en nous contactant à l’adresse suivante : contact@xideral.ca.

What you’ll do

Coordinate the operational deployment of large-scale training waves, including managing participant cohorts, scheduling sessions, and handling technical access. Maintain project trackers and ensure the resolution of access issues through coordination with IT and security teams.

Requirements

Requires 3 to 5 years of experience in project coordination, training logistics, or PMO support with strong proficiency in Microsoft Excel. Must be bilingual or fluent in English and capable of working in a technological environment.

Listed skills

• Project Coordination · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred
• Event Logistics · Preferred
• Stakeholder Management · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Project Coordination
• Training Logistics
• Learning Operations
• Microsoft Excel
• Stakeholder Management
• English Communication
• LMS Administration
• Status Reporting
• Cohort Management
• Technical Support Coordination
• Event Logistics
• PMO Support

Job areas

• Logistics
• Management & Leadership
• Consulting
• Technology
• Administrative