Gérant.e service aux congrès banquets, temps plein (H/F/D)

Job summary

The manager will oversee the planning and coordination of congresses and banquets, including managing event logistics, room layouts, and client communications. They are also responsible for administrative tasks such as billing, contract management, and conducting pre- and post-conference meetings.

Job details

Description de l'entreprise Niché dans le décor spectaculaire de Charlevoix, le Manoir Richelieu est bien plus qu'un hôtel prestigieux, c'est une grande famille qui célèbre l'excellence et le bien-être de chacun.e. En tant que principal employeur de la région, nous cultivons un environnement de travail où l'entraide et la convivialité règnent. Les hôtels Fairmont ont rejoint la grande famille Accor en 2016, un leader mondial dans l'hôtellerie avec un portefeuille diversifié de marques emblématiques. Description du poste Ce que l'établissement vous offre : Avantages et taux réduits pour voyager dans les hôtels Accor mondialement (plus de 5700 hôtels)! Accès au gym, au terrain de golf et au stationnement extérieur gratuitement. Aide au déménagement et hébergement à l’hôtel pour le premier mois. Plan d’assurances concurrentiel, majoritairement payé par l’employeur. Fonds de pension avec cotisations de l’employeur. Programme d’aide aux employés (PAE) offert gratuitement, incluant : Soutien en santé mentale Conseils juridiques et financiers Services en santé et nutrition Accompagnement professionnel pour le travail et la carrière Appui pour les transitions de vie Nettoyage à sec offert. Repas gratuits à la cafétéria (avantage imposable). L’opportunité de développer vos talents et de vous épanouir au sein de votre établissement et à travers le monde La possibilité de vous engager activement dans divers comités et de contribuer à la communauté à travers des initiatives philanthropiques. Intégrer une riche culture d’entreprise : Des valeurs fortes qui guident nos actions et favorisent un environnement de travail collaboratif et respectueux. Une reconnaissance régulière des employés grâce à des événements mensuels et annuels. Un engagement fort envers l’équité, la diversité et l’inclusion, avec des comités dédiés. Des initiatives sociales et environnementales pour faire une différence positive dans nos communautés. Ce que vous ferez : Gestion des groupes assignés : Préparer, envoyer, suivre et archiver la correspondance (confirmations, agendas, BEO, résumés d'événements, menus), tout en assurant une communication efficace avec les clients et les départements concernés (hébergement, banquets, activités, etc.). Planification et coordination des événements : Créer des plans de salles et d’étages, obtenir des garanties pour les repas et l’hébergement, et gérer les réservations des chambres et des espaces de réunion en utilisant les logiciels Opera et Social Tables. Suivi financier et administratif : Traiter la facturation, garantir la solvabilité des clients, et gérer les dépôts et demandes de crédit dans les délais. Réunions et suivi : Diriger les réunions de pré-congrès et de révision des BEO, et assister au suivi post-conférence pour analyser les résultats et assurer la fidélité des clients. Relations client et respect des délais : Maintenir de bonnes relations avec les clients pour les fidéliser, veiller au respect des directives et des délais selon la liste de contrôle, et s’assurer que toutes les étapes sont alignées avec les contrats. Qualifications Expérience professionnelle : Minimum de trois ans dans la planification de congrès, avec une expérience supplémentaire en ventes hôtelières et un diplôme dans un domaine connexe étant des atouts. Langues parlées demandées : Français et anglais pour pouvoir échanger avec une clientèle anglophone. Compétences techniques : Connaissance de l’utilisation d’OPERA (PM et S&C) et de la gestion des services hôteliers. Compréhension du secteur : Connaissance du marché des hôtels de luxe et des services hôteliers associés. Flexibilité et réactivité : Capacité à travailler dans un environnement nécessitant des réponses rapides, avec une flexibilité concernant les jours et heures de travail. Informations complémentaires Notre Engagement Diversité & Inclusion : Nous sommes une entreprise inclusive et notre ambition est d’attirer, de recruter, et de promouvoir la diversité des talents. Rejoignez-nous dès aujourd'hui pour une carrière enrichissante au Fairmont Le Manoir Richelieu, où chaque jour apporte de nouvelles opportunités et où votre bien-être est au cœur de nos priorités. https://fairmont-carrieres.com/fairmont-manoir-richelieu/ Catégorie: Restauration Type d'emploi: Durée Indéterminée Type de Contrat: Temps Plein

What you’ll do

The manager will oversee the planning and coordination of congresses and banquets, including managing event logistics, room layouts, and client communications. They are also responsible for administrative tasks such as billing, contract management, and conducting pre- and post-conference meetings.

Requirements

Candidates must have at least three years of experience in convention planning, with additional experience in hotel sales preferred. Proficiency in Opera software and fluency in both French and English are required to serve the hotel's diverse clientele.

Benefits

• Travel discounts at Accor hotels worldwide
• Free gym access
• Free golf course access
• Free outdoor parking
• Relocation assistance
• Temporary hotel accommodation
• Competitive insurance plan
• Pension fund with employer contributions
• Employee Assistance Program (EAP)
• Dry cleaning services
• Free meals at the cafeteria

Listed skills

• French · Preferred
• Cleaning · Preferred
• Client · Preferred
• Planning · Preferred
• management · Preferred
• Communication · Preferred
• Logistics · Preferred
• Event Logistics · Preferred
• Administrative · Preferred
• Billing · Preferred
• coordination · Preferred
• English · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Event planning
• Convention management
• Hotel sales
• Opera software
• Social Tables
• Client relations
• BEO management
• Billing and invoicing
• Budget management
• Communication
• Time management
• Team coordination
• Budget Management
• Hotel Operations
• Bilingual (French/English)
• Administrative Functions
• Planning
• Billing
• Management
• Customer Service
• Contract Management
• Event Planning
• Credit Management
• Sales
• Invoicing
• Time Management
• Coordinating

Job areas

• Hospitality
• Management & Leadership
• Customer Service & Support
• Sales
• Administrative
• Banquet Manager
• Customer Service Manager (General)
• Sales and Marketing Managers
• First-Line Supervisors of Office and Administrative Support Workers

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