Adjoint(e) de direction/Executive Assistant

Vous êtes organisé(e), proactif(ve) et vous aimez être la personne sur qui la direction peut réellement compter? Vous recherchez un rôle où votre sens de l’organisation, votre jugement et votre capacité à anticiper font une vraie différence au quotidien? Nous recrutons actuellement un(e) Adjoint(e) de direction pour soutenir directement deux membres de la haute direction au sein d’une organisation dynamique et en pleine croissance. Pourquoi ce poste? Parce qu’ici, vous ne serez pas simplement dans la gestion administrative. Vous serez au cœur des opérations de la direction, avec un rôle qui combine coordination, priorisation, communication, suivi et gestion de plusieurs dossiers simultanément. Votre capacité à anticiper les besoins, garder une longueur d’avance et faire avancer les choses sera particulièrement valorisée. Votre quotidien Gestion du calendrier et des rendez-vous - Planifier et coordonner des rendez-vous, des réunions (sur site et hors site) et des évènements des membres de la direction - Envoyer des convocations et des rappels - Gestion des agendas et des déplacements Préparation et suivi des documents - Coordonner les documents à signer - Rédiger des courriels, lettres et rapports - Effectuer le classement, la numérisation et la gestion des documents administratifs Tâches spécifiques pour les membres de la direction - Traiter les comptes de dépenses au nom du Président et du Chef de l’exploitation - Payer les factures - Suivi des budgets et des projets spéciaux Autres - Appuyer l’organisation logistique de projets spéciaux ou événements organisés par l’organisation (réservation de salles, traiteurs, etc.) Le profil recherché Vous êtes une personne qui : Possède 4 à 5 ans d’expérience comme adjoint(e) de direction auprès de cadres supérieurs; Détient un diplôme en secrétariat, administration ou dans un domaine connexe; Est parfaitement organisée, sait gérer plusieurs priorités à la fois et effectuer plusieurs tâches à la fois afin de respecter les délais; A le réflexe d’anticiper plutôt que simplement exécuter; Travaille avec autonomie et fait preuve d’un grand sens des responsabilités; Possède d’excellentes aptitudes relationnelles et une attitude professionnelle; Est à l’aise dans un environnement où les priorités peuvent évoluer rapidement; A d'excellentes compétences interpersonnelles, avec la capacité de travailler avec des collègues, des partenaires et des parties prenantes à tous les niveaux. A une bonne autonomie et capacité à travailler dans un environnement de bureau sans être constamment guidé et orienté. Éthique de travail indépendante et proactive Maîtrise Outlook, Word, Excel et PowerPoint; Est bilingue français et anglais, à l’oral comme à l’écrit. Ce que nous vous offrons Contrat de 12 mois – remplacement de congé de maternité; Entrée en fonction prévue au début de septembre 2026; 40 heures par semaine, 8 heures par jour; Horaire flexible avec possibilité de débuter à 8 h, 8 h 30 ou 9 h; Pause dîner non rémunérée; 4 semaines de vacances; Assurance médicale; Compte mieux-être; Allocation pour téléphone; Un rôle avec une forte proximité avec la haute direction; Un environnement où l’autonomie, la collaboration et l’initiative sont réellement valorisées. Vous aimez quand les choses sont bien organisées, mais vous savez aussi gérer l’imprévu avec calme et efficacité? Vous êtes discret(ète), fiable et avez naturellement le réflexe de penser à la prochaine étape? Alors, ce rôle pourrait être exactement ce que vous cherchez. - Postulez dès maintenant et discutons de cette belle opportunité! Seules les candidatures retenues seront contactées. ----------------------------------------------------------------------- Are you highly organized, proactive, and the person everyone can count on to keep things moving behind the scenes? Do you enjoy working closely with senior leaders, anticipating their needs, managing competing priorities, and making sure nothing falls through the cracks? We are currently looking for an Executive Assistant to provide high-level administrative support to two senior executives within a dynamic and growing organization. Why this opportunity? This is much more than a traditional administrative role. You will be at the heart of the executive team, managing priorities, coordinating meetings and travel, handling confidential information, supporting special projects, and ensuring the day-to-day runs smoothly. Your ability to anticipate, prioritize and take ownership will make a real impact. What you'll be doing Manage calendars, appointments and meetings for senior executives; Coordinate on-site and off-site meetings, events and travel arrangements; Prepare agendas, invitations and reminders; Coordinate documents requiring signatures and ensure timely follow-up; Draft and prepare emails, letters and reports; Process expense reports and invoices; Follow up on budgets and special projects; Maintain and organize administrative documentation; Support the logistical coordination of special projects and events; Act as a trusted point of contact and ensure priorities stay on track. What we're looking for You are someone who: Has 4–5 years of experience as an Executive Assistant supporting senior management; Holds a diploma in Secretarial Studies, Administration or an equivalent field; Is exceptionally organized and comfortable managing multiple priorities; Naturally anticipates needs rather than simply reacting to them; Is autonomous, proactive and highly dependable; Is dedicated team player with a strong sense of ownership and follow through skills. Punctual and flexible. Has excellent interpersonal and communication skills, with the ability to deal with colleagues, partners, and stakeholders at all levels; Is comfortable working in a fast-paced environment where priorities can shift; Is proficient with Outlook, Word, Excel and PowerPoint; Is fully bilingual in English and French, both written and spoken. What we offer 12-month maternity leave replacement contract; Expected start date: early September 2026; 40 hours per week, 8 hours per day; Flexible start time: 8:00, 8:30 or 9:00 AM; Unpaid lunch break; 4 weeks of vacation; Medical benefits; Wellness account; Phone allowance; A highly visible role working closely with senior leadership; An environment where initiative, autonomy and collaboration are genuinely valued. The kind of person who will thrive here You stay calm when things get busy. You are two steps ahead. You notice the details others miss. You know when to take charge - and when to simply make things happen. If being the person who makes everything run smoothly sounds like you, we'd love to hear from you. Apply today and let's talk. Only candidates selected for an interview will be contacted.

Provide high-level administrative support to two senior executives, including managing calendars, travel, and meeting coordination. Handle expense reports, budget follow-ups, and the drafting of professional correspondence and reports.

Requires 4 to 5 years of experience as an executive assistant and a diploma in administration or a related field. Must be fully bilingual in English and French with proficiency in Microsoft Office Suite.

• Medical Insurance • Wellness Account • Phone Allowance • 4 Weeks of Vacation

• Microsoft ExcelPreferred
• Microsoft WordPreferred
• Microsoft OutlookPreferred

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Calendar Management
• Executive Support
• Travel Coordination
• Expense Reporting
• Bilingualism
• Budget Tracking
• Document Drafting
• Event Planning
• Prioritization
• Microsoft Outlook
• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Microsoft PowerPoint
• Interpersonal Communication
• Administrative Coordination

• Administrative
• Management & Leadership
• Construction

Minimum education

Professional degree

Minimum experience

2+ years

Apply by

Sep 16, 2026

Posting language

French

Working hours

40 hours per week

Seniority

Associate

Application method

Direct apply is available