Réceptionniste

Job summary

The receptionist manages front-desk operations, including greeting visitors, handling incoming calls, and performing administrative duties for the management team. Additionally, they oversee building access control systems, manage parking permits, and coordinate with service providers.

Job details

Titre interne officiel: Préposé à l'accueil et à la sécurité F Statut: Régulier Sommaire: Poste en présentiel à 25 heures par semaine, du lundi au vendredi. Lieu principal : 2525, boul. Laurier, Québec. Quarts de travail de 7h45 à 12h45 et/ou 11h30 à 16h30 ** Le ou la réceptionniste reçoit les appels téléphoniques dédiés au secteur immobilier, accueille les gens à la réception, les dirige vers la personne demandée et effectue différentes tâches administratives reliées aux activités de la direction. Il ou elle effectue également différentes tâches reliées au fonctionnement des systèmes de contrôle d’accès du stationnement, des immeubles et des locaux. Plus précisément : Remettre les cartes d’accès aux autres personnes désignées; tenir un registre et assurer la gestion des entrées et sorties des cartes d’accès Programmer les billets spéciaux de gratuité pour le stationnement des visiteurs et tenir à jour un registre des coupons validés de stationnement remis aux différentes directions de la Société, aux locataires ou autres personnes préalablement identifiées Aider, si nécessaire, les visiteurs qui utilisent la borne de paiement du stationnement ou ayant tout autre problème de ce genre Effectuer la mise à jour des cartes d’accès pour les locaux, les immeubles et les stationnements. Sur demande, programmer les cartes d’employés et en assurer le suivi Communiquer en cas d'urgence, avec des personnes-ressources de l'intérieur et/ou de l'extérieur de la Société Produire différents rapports statistiques d’événements; valider leur contenu et signaler tout problème à son supérieur Communiquer avec les fournisseurs lors d’appels de service, compléter le bon de commande et leur transmettre. Contrôler l’accès des fournisseurs à nos locaux et aviser l’équipe exploitation au besoin. Vos talents et qualifications : Diplôme d’attestation collégiale ou DEP Minimum d’un an d’expérience en service à la clientèle Maitrise fonctionnelle de la langue anglaise, tant à l’oral qu’à l’écrit, en raison de la nature des tâches ou d’interactions avec des collègues, partenaires, clients ou fournisseurs anglophones, ou afin de répondre aux objectifs de croissance de l’entreprise. #S2 Beneva souscrit au programme d’accès à l’égalité en emploi et encourage les membres des groupes visés à savoir les femmes, les personnes handicapées, les autochtones et les minorités visibles, à soumettre leur candidature. Raison d'être : Les gens sont au cœur de nos actions. Nous les accompagnons dans leurs projets de vie en leur apportant la tranquillité d'esprit et nous contribuons au bien-être de la collectivité. Suivez-nous sur Instagram ! @beneva.ca

What you’ll do

The receptionist manages front-desk operations, including greeting visitors, handling incoming calls, and performing administrative duties for the management team. Additionally, they oversee building access control systems, manage parking permits, and coordinate with service providers.

Requirements

Candidates must possess a college diploma or vocational training (DEP) and at least one year of experience in customer service. Proficiency in both English and French is required for effective communication with diverse stakeholders.

Listed skills

• Customer service · Preferred
• Reporting · Preferred
• telephone communication · Preferred
• Data entry · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Customer service
• Administrative tasks
• Access control systems
• Telephone communication
• Data entry
• Reporting
• English proficiency
• French proficiency
• Security procedures
• Vendor management

Job areas

• Administrative
• Customer Service & Support
• Security & Safety
• Finance & Accounting