Secrétaire administrative - Direction adjointe du Cégep à distance (P568)

Job summary

Provide front-line support to students and internal and external collaborators, manage communications and schedules, and coordinate meetings and related documentation. Deliver administrative support to the service, including document and information management, purchasing requests, time-report validation, employee onboarding and departures, and SharePoint administration.

Job details

Offre d'emploi Secrétaire administratif(ive) - Direction adjointe du Cégep à distance (P568) Concours 2026-2027S22 Régulier temps complet Le rôle principal de la secrétaire administrative consiste à accomplir, de façon autonome, diverses tâches de secrétariat, dont les plus complexes, afin de soutenir la direction adjointe du Service du cheminement scolaire et de l’organisation scolaire (SCOS). Elle assure également le service de première ligne du SCOS auprès des collaborateurs internes et externes et veille à les orienter adéquatement. Votre profil Vous êtes une personne... Une personne qui fait preuve d’entregent et de dynamisme dans ses approches Reconnue pour votre esprit analytique et votre sens de l’initiative Capable de travailler de manière autonome Votre principales responsabilités Agir à titre d’intervenant(e) de première ligne pour répondre aux appels et courriels des étudiants destinés à la registraire et au directeur adjoint du service Au besoin assurer la gestion des agendas du registrariat et de la direction adjointe du SCOS et organiser les réunions et la réservation de salles pour les rencontres de service Rédiger l’ordre du jour des réunions, envoyer la documentation nécessaire avant les rencontres et assister à ces rencontres afin d’y produire les comptes-rendus de réunions Veiller à l’approvisionnement du SCOS pour les fournitures de bureau et les bris d’équipements (DMA et Octopus) Effectuer tout support administratif nécessaire à la bonne marche du service, assurer la mise à jour des diverses sources d’informations utilisées par le SCOS, tenir à jour des échéanciers et vérifier le respect Effectuer la gestion documentaire selon les normes établies par le Cégep à distance Organiser les activités liées aux rencontres internes ou externes du service Concevoir, mettre en forme et faire la révision des documents (lettres, présentation, tableaux de compilation, formulaire de perfectionnement, etc.) requis Conseiller le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans les documents à produire Effectuer des recherches documentaires et préparer la synthèse des problèmes et des questions complexes Coordonner les tâches administratives liées aux arrivées et départ des employés du SCOS Préparer des demandes d'achat dans le progiciel de gestion intégré du Collège (actuellement CLARA) Valider dans le progiciel de gestion la conformité des déclarations de temps des employés du service Agir à titre de Super utilisateur de la plateforme SharePoint du SCOS Accomplir toutes autres tâches connexes Exigences Détenir un diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente Avoir (4) années d'expérience pertinente dans le milieu scolaire Avoir des connaissances pratiques et récentes en bureautique Très bonne connaissance de la suite Office 365 et de SharePoint Maîtrise du français parlé et écrit Avoir des connaissances de base en comptabilité Avoir une approche professionnelle et un sens accru du service à la clientèle Posséder une très bonne capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément, être en mesure d’en prioriser la réalisation Détenir un très grand sens de l’organisation, flexibilité, courtoisie et jugement Sens accru de la discrétion et de la confidentialité et de la diplomatie Tests requis Test de français (niveau intermédiaire) Test de bureautique (Word, Excel) niveau intermédiaire Vitesse de frappe 40 MPM Pourquoi joindre l'équipe? Pour joindre une équipe expérimentée ayant à cœur la réussite des élèves du milieu collégial Pour travailler dans un milieu chaleureux et stimulant, où tout le monde se connaît et où plus de 100 communautés culturelles se côtoient Pour intégrer un Cégep qui s’implique avec des partenaires et des citoyens du quartier Le Cégep de Rosemont souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les personnes en situation de handicap, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les Autochtones à présenter leur candidature. Informations générales Numéro de concours : 2026-2027S22 Direction : Cégep à distance Service : Service du Cheminement et de l'Organisation scolaires du Cégep à Distance (SCOS) Statut de l'emploi : Régulier temps complet Échelle salariale : 25 86$ à 29 83$ Horaire de travail : 35 heures par semaine, du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30 Entrée en fonction prévue : Dès que possible Date de l’entrevue : À déterminer Date et heure de fin de l'affichage interne : Jeudi 8 octobre 16 h 30 Date et heure de fin de l'affichage externe : Jeudi 8 octobre 16 h 30 Remarques Si votre expérience professionnelle a évolué depuis votre dernière visite, nous vous invitons à joindre votre curriculum vitae afin de faire valoir l'ensemble de votre cheminement professionnel, et ce, afin que votre candidature soit prise en considération. Si vous postulez d'un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d'accusé réception vous demandant d'aller mettre à jour votre dossier en déposant votre CV afin que votre candidature soit prise en considération. Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue. Postulez dès maintenant Nous avons hâte de découvrir votre profil et votre expérience.

What you’ll do

Provide front-line support to students and internal and external collaborators, manage communications and schedules, and coordinate meetings and related documentation. Deliver administrative support to the service, including document and information management, purchasing requests, time-report validation, employee onboarding and departures, and SharePoint administration.

Requirements

Applicants must have a vocational secretarial diploma, a secondary school diploma, or an equivalent recognized qualification, along with four years of relevant experience in an educational setting. Requirements also include recent office administration experience, strong Office 365 and SharePoint knowledge, intermediate spoken and written French, basic accounting knowledge, and strong organizational, customer service, prioritization, discretion, and communication skills.

Listed skills

• Time management · Preferred
• Customer service · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred
• SharePoint · Preferred
• Microsoft Word · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative Support
• Secretarial Skills
• Customer Service
• Calendar Management
• Meeting Coordination
• Minute Taking
• Document Management
• Document Editing
• Microsoft Office 365
• SharePoint
• Word
• Excel
• French Communication
• Basic Accounting
• Time Management
• Confidentiality

Job areas

• Administrative
• Education
• Customer Service & Support