Adjointe aux conseillers

Job summary

Provide structured administrative support to multiple financial security advisors by tracking client and prospect files, maintaining CRM records, and managing follow-ups and appointments. Prepare forms and electronic signature requests, and send meeting summaries, referral requests, and client greetings.

Job details

Adjoint(e) administratif(ve) bilingue – Soutien aux conseillers Entreprise : Emma Services Financiers Inc. Lieu : 100 % télétravail (Québec) Type d’emploi : Permanent, temps plein Rémunération : Salaire compétitif À propos d’Emma Emma est une entreprise d’assurance québécoise et un chef de file en technologie de l’assurance. Nous sommes la seule compagnie à offrir une assurance 100 % en ligne. Derrière cette technologie, il y a une équipe de conseillers en sécurité financière engagés qui accompagnent les familles dans leurs décisions. Pour leur permettre de passer plus de temps avec leurs clients, nous mettons en place un service de soutien administratif dédié. C’est là que tu entres en jeu. Le poste Tu prends en charge le suivi administratif de plusieurs conseillers en sécurité financière, selon une routine standard et bien structurée. Chaque conseiller bénéficie du même niveau de service, organisé par blocs de travail planifiés. Ton rôle est simple et essentiel : que chaque dossier avance, que chaque client soit suivi et qu’aucun détail ne tombe entre deux chaises. Tes responsabilités Suivi des dossiers et CRM Assurer le suivi des dossiers clients et prospects de chaque conseiller. Tenir le CRM à jour avec rigueur (notes, statuts, prochaines étapes). Relances et rendez-vous Relancer les clients et les prospects selon les échéanciers établis. Confirmer les rendez-vous des conseillers. Planifier les mises à jour annuelles des clients. Documents et signatures Préparer les formulaires de changement. Préparer et faire le suivi des envois en signature électronique. Communications clients Envoyer les résumés de rencontre aux clients. Envoyer les demandes de références. Envoyer les souhaits (anniversaires, fêtes, moments importants). Ton profil Bilinguisme français-anglais, à l’oral et à l’écrit : obligatoire. Expérience en soutien administratif, idéalement en assurance ou en services financiers. Rigueur, sens de l’organisation et autonomie en télétravail. Capacité à gérer les priorités de plusieurs personnes en même temps. Aisance avec les outils numériques : CRM, agenda, signature électronique. Permis de l’Autorité des marchés financiers (AMF) : un atout. Ce qu’on t’offre Poste permanent à temps plein. 100 % télétravail. Salaire compétitif. Assurances collectives. Une routine claire et des outils numériques performants. Une entreprise d’assurance qui mise sur la technologie, avec une équipe de conseillers engagés. Pour postuler Envoie ton CV à amelie.tessier@emma.ca en indiquant « Adjoint(e) aux conseillers » dans l’objet.

What you’ll do

Provide structured administrative support to multiple financial security advisors by tracking client and prospect files, maintaining CRM records, and managing follow-ups and appointments. Prepare forms and electronic signature requests, and send meeting summaries, referral requests, and client greetings.

Requirements

Fluency in spoken and written French and English is required, along with administrative support experience, ideally in insurance or financial services. Candidates should be organized, detail-oriented, autonomous in a remote setting, able to prioritize for multiple people, and comfortable with CRM, calendar, and electronic signature tools; an AMF permit is an asset.

Benefits

• Health Insurance

Listed skills

• Organization · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• CRM Management · Preferred
• Attention to detail · Preferred
• Prioritization · Preferred
• Bilingual communication · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative Support
• Client File Management
• CRM Management
• Client Follow-Up
• Prospect Follow-Up
• Appointment Confirmation
• Annual Client Reviews
• Form Preparation
• Electronic Signature Processing
• Client Communications
• Bilingual Communication
• Organization
• Attention to Detail
• Autonomy
• Prioritization
• Digital Tools

Job areas

• Administrative
• Finance & Accounting
• Customer Service & Support

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