PROFIL CORPORATIF

Fondée en 1996, Claret se spécialise dans la gestion de portefeuille de placements afin de répondre aux besoins grandissants d’une clientèle d’investisseurs privés à valeur nette élevée. Nous sommes une firme indépendante et libre de tout conflit d’intérêts.

DESCRIPTION DU POSTE

L’équipe d’administration de portefeuille a un large éventail de fonctions qui sont essentielles au succès de Claret. Elle assure l’entretien et la mise à jour de l'information qui se rapporte à des transactions et des actifs sous gestion, afin de générer plusieurs rapports, tels que des évaluations trimestrielles et des rapports de facturation. Elle fait partie intégrante de notre mission qui consiste à fournir un service de première classe à nos clients.

Leurs domaines d’expertise sont les suivants

Activité de portefeuille : il s'agit de toute l'activité transactionnelle qui se déroule dans les portefeuilles des clients, de l'acquisition des données du dépositaire au traitement des paiements de dividendes. La conciliation : les paiements de dividendes, les positions en titres et les positions en espèces doivent être conciliés avec les données du dépositaire. Opérations sur titres : l'équipe est chargée de veiller au bon traitement des réorganisations, des opérations sur titres, des votes par procuration et des recours collectifs concernant toutes les positions de titres que nous détenons. La fixation des prix : obtenir les prix de clôture de produits tels que les actions, les obligations, les billets structurés, les placements privés, les dividendes et les taux des marchés monétaires. Administration des portefeuilles : saisie des informations relatives aux comptes et mise en place correcte des portefeuilles gérés par l'équipe. Rapports : l'équipe est chargée de produire divers rapports tout au long de l'année, qu'il s'agisse des rapports de fin de trimestre, de la saison des impôts ou des rapports destinés aux auditeurs et aux comptables. Le/la spécialiste des données est responsable d’assurer l’entrée, la vérification et la réconciliation de données provenant de diverses sources. Il/elle est proactif/ve dans l’identification de problèmes de processus et de solutions pour en améliorer l’efficacité. Le candidat idéal fait preuve d’un effort soutenu et constant à porter attention aux détails et fournir un travail exact et précis. Ce poste est une excellente occasion d’en apprendre sur les coulisses de la gestion de portefeuille et d’améliorer vos connaissances et votre compréhension des subtilités du traitement de produits d’investissement.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Saisie de données Compilation des données et entrée de données à l’aide de différents logiciels Vérification des données. Réconciliation des données avec des données externes. Générer/imprimer des rapports.

Analyse des opérations

Analyser les processus et y identifier de potentielles lacunes afin d’en améliorer l’efficacité et l’efficience. Participer à la conception de tout autre programme/interface pouvant améliorer l’efficacité opérationnelle. Développer/aider à créer des interfaces aux divers logiciels afin de mieux partager l’information entre ceux-ci. Développer/aider des projets « web » permettant un accès à l’information centralisé. Toutes autres tâches administratives telles qu’assignées.

CONNAISSANCES ET EXPÉRIENCE

Connaissances informatiques et une expérience de travail démontrée avec divers logiciels tels que la Suite Office (particulièrement Excel, VBA, tableaux croisés dynamiques, formules avancées), MySQL et MSSQL Connaissance du domaine financier et des portefeuilles d’investissement un atout Connaissances fonctionnelles des logiciels d1g1t, Bloomberg, Advent’s AXYS (logiciel de gestion de portefeuilles), et/ou Microsoft Dynamics, un atout majeur Expérience en codage et en programmation, un atout – en particulier (mais sans s’y limiter) avec Python, PHP, AutoIt, HTML, Crystal Report writer Expérience démontrée dans un domaine administratif COMPÉTENCES ET HABILETÉS Un esprit analytique et une inclination pour la résolution de problèmes Souci du détail/minutie Sens de l’organisation Capacité à prioriser des tâches multiples avec des échéances variables Capacité à travailler dans des périodes de haute pression qui varient tout au long de l'année.

Désir d’apprendre

Excellentes capacités de communication (verbales et écrites, français et anglais) FORMATION ET ÉDUCATION Baccalauréat en Administration, Finance ou autre domaine similaire 1-3 année(s) d’expérience dans l’industrie financière, un atout Cours de base en comptabilité, un atout Cours sur le commerce des valeurs mobilières au Canada (CCVM), un atout CONDITIONS DE TRAVAIL Environnement de travail hybride Quand vous êtes au bureau, travaillez dans un espace récemment rénové, situé dans un immeuble classé AAA au cœur du centre-ville de Montréal, qui comprend l’accès à un espace de rangement pour vélos et à des douches sur place.

Une culture d’équipe, basée sur l’entraide

Des responsabilités étendues, qui peuvent évoluer avec vous Un régime d’assurances complet après 3 mois, qui comprend une couverture de soins dentaires et l’accès à une plateforme de télémédecine Un lieu de travail bilingue (français et anglais) Du café et du thé gratuit

ENGLISH

CORPORATE PROFILE

Claret Asset Management specializes in offering portfolio management services to high-net-worth clients. We are completely independent and free of all conflicts of interest. Claret was founded in 1996 with the objective of answering the growing needs of private investors.

JOB DESCRIPTION

The Portfolio Administration (PA) team has a wide range of functions that are critical to the success of Claret. They actively ensure the maintenance and update of the information that relates to transactions and assets under management in order to generate various reports, such as quarterly evaluations and billing reports. They are integral in our mission of providing first-class service to our clients.

Their areas of expertise include

Portfolio activity: this pertains to all the transactional activity that occurs in the clients’ portfolios, from acquiring custodian data, to processing dividend payments. Reconciliation: dividend payments, security positions and cash positions require reconciliation against custodian data. Corporate actions: the PA team is responsible for ensuring the proper processing of reorgs, corporate actions, proxy edge voting and class actions pertaining to any security positions we hold. Pricing: obtaining the closing prices on products such as equities, bonds, structured notes, private placements, dividend and money market rates. Portfolio administration: inputting account information and ensuring proper portfolio setup is managed by the PA team. Reporting: the PA team is responsible for producing various reports throughout the year, ranging from quarter-end reporting, to tax season, and report packages for auditors and accountants.

The Data Specialist is responsible for ensuring the entry, reconciliation, and analysis of various sources of data. They are proactive in identifying workflow issues, and solutions to enhance efficiency. The ideal candidate demonstrates a sustained and constant effort towards attention to detail, and providing accurate and precise work.

This position is a great opportunity to learn about the behind the scenes of portfolio management and enhance your knowledge and understanding of the intricacies in processing investment products.

RESPONSIBILITIES AND DUTIES

Data handling Compile data to be inputted. Input data using various software. Verify data inputted. Reconcile data with external data sources. Generate reports.

Systems analysis

Analyze current workflow and identify potential issues Participate in the conceptualization of any other program/interface that has the potential to increase operational efficiency. Develop/assist in creating programs/interfaces to enable information sharing. Develop/assist in creating web interfaces to provide a central access to information.

Other general administrative tasks as assigned.

KNOWLEDGE AND EXPERIENCE

Computer literacy and demonstrated working experience with various computer programs such as MS Office (particularly Excel with VBA, Pivot tables, Advanced formulas), MySQL, and MSSQL Knowledge of the financial industry and investment portfolios an asset Working knowledge of d1g1t, Bloomberg, Advent’s AXYS (Portfolio Management Software) and/or Microsoft Dynamics – a strong asset Experience with coding and programming an asset – specifically (but not inclusively) Python, PHP, AutoIt, HTML, Crystal Reports writer Demonstrated administrative experience

CORE COMPETENCIES AND SKILLS

An analytical mind and inclination for problem-solving Attention to detail Organizational skills Ability to prioritize multiple tasks with varying deadlines Ability to perform in high-pressure periods that vary throughout the year Eagerness to learn Excellent communication skills (oral and written, French and English)

EDUCATION AND TRAINING

Bachelor’s degree in Business Administration, Finance or other similar fields 1-3 years of experience in the financial industry, specifically the portfolio management industry, an asset Basic accounting courses an asset Completed Canadian Securities Course an asset

WORKING CONDITIONS

A hybrid work environment When you’re at the office, work in a newly renovated space located in a AAA building in the heart of downtown Montreal, which includes access to a bike storage room and showers on premises A team-oriented culture, based on mutual support Broad responsibilities, which can evolve as you do Complete health benefits after 3 months including dental coverage and access to a telemedicine platform Bilingual (French and English) workplace Free coffee and tea