Adjoint(e) administratif(ve)

Job summary

Coordinate financial, administrative, and human resources processes, including reporting schedules, contracts, procurement, employee documentation, onboarding, and regulatory compliance. Manage administrative communications and IT support requests, and contribute to documenting, standardizing, and improving administrative procedures.

Job details

Nous sommes à la recherche d’une personne rigoureuse et qui possède un bon sens des responsabilités pour joindre notre équipe à titre d’adjoint(e) administratif(ve). Basée à Québec, cette personne sera sous la responsabilité de la direction de l’administration et des finances. Elle aura pour mandat de contribuer au bon fonctionnement des activités comptables, administratives et de gestion des ressources humaines en assurant le suivi de divers processus, la coordination des échéanciers et le respect des exigences réglementaires et organisationnelles. Elle sera également la personne-ressource auprès des employés et des partenaires externes pour les dossiers administratifs courants et participe activement à l’amélioration continue des processus administratifs. Principales fonctions et responsabilités Soutien à la gestion financière et administrative Préparer et maintenir à jour un calendrier des redditions de comptes de l’ensemble des programmes. Assurer le suivi administratif des engagements contractuels et des échéances contractuelles. Coordonner les activités d’approvisionnement et les achats de biens et services. Assurer la gestion de l’inventaire du matériel informatique, etc. Administration des ressources humaines Préparer les contrats de travail, les lettres administratives et toute documentation liée à la gestion administrative des dossiers employés. Coordonner le processus d’accueil et d’intégration des nouveaux employés, etc. Soutien à la conformité et à la gouvernance Assurer le suivi administratif des obligations découlant de la Loi sur les normes du travail, de la Loi sur la santé et la sécurité du travail, de la Loi 25 et des autres exigences réglementaires applicables. Coordonner les activités administratives du comité SST, etc. Soutien administratif et logistique Gérer les boîtes courriel administratives et assurer le traitement ou l’acheminement des demandes. Assurer la gestion des messageries vocales administratives. Coordonner les demandes de soutien informatique auprès du fournisseur externe et assurer le suivi des billets de service, etc. Amélioration continue Participer à la documentation et à la standardisation des processus administratifs. Proposer des améliorations visant à accroître l’efficacité administrative. Contribuer au développement et à la mise à jour des procédures, modèles et outils de gestion des ressources humaines, etc. Profil recherché Excellente organisation et gestion des priorités Grande rigueur et souci du détail Autonomie et sens des responsabilités Discrétion et respect de la confidentialité Esprit d’analyse et capacité à résoudre des problèmes Excellentes habiletés relationnelles et service à la clientèle Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers et échéanciers Formation et expérience Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en administration, gestion, comptabilité ou toute autre formation pertinente Détenir 3 à 5 ans d’expérience dans des fonctions similaires Expérience en gestion des ressources humaines (un atout important) Connaissance d’ADP Workforce Now (un atout important) Connaissance de Sage Intacct (un atout) Bonne connaissance de la suite Microsoft Office et de l’infonuagique Bonne connaissance des lois et règlements applicables en matière d’emploi, de SST et de protection des renseignements personnels Expérience dans un OBNL (un atout) Ce que nous offrons Le FAQDD rassemble des passionné(e)s de développement durable et d’innovation sociale. Tous les membres travaillent ensemble à faire émerger ou rayonner de nouveaux projets ou initiatives inspirantes et structurantes. On mise sur les forces de toute l’équipe pour accomplir un travail rigoureux, dans le respect de tous et l’ouverture aux nouvelles idées. Rémunération : Selon les qualifications et l’expérience, en fonction de l’échelle salariale en vigueur Disponibilité : Temps partiel – 28h par semaine du lundi au vendredi (5 jours) Lieu de l’emploi : Nos bureaux sont à Québec (minimum d’une journée de présence au bureau par semaine) Entrée en fonction : Dès que possible Conditions : 4 semaines de vacances, plus 2 semaines de congés payés pour la période des Fêtes (6 semaines au total) Contribution à un régime de retraite Assurances collectives (incluant un service de télémédecine) Politique de conciliation travail-famille Allocation annuelle de 250 $ pour participer à des activités culturelles ou sportives Remboursement pour transport actif et collectif Comment postuler? Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur CV et leur lettre de motivation d’ici le 16 octobre 2026, au RH@faqdd.qc.ca (titre du courriel : Adjoint(e) administratif(ve)). Nous remercions tous les candidat(e)s de leur intérêt. Cependant, seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées. Le FAQDD souscrit aux principes d’équité en emploi et encourage les candidatures de tous les groupes sous-représentés. À propos du FAQDD Depuis plus de 25 ans, le Fonds d’action québécois pour le développement durable (FAQDD) met en œuvre, suscite et soutient financièrement des actions concrètes qui contribuent à accélérer l’adoption du développement durable au Québec. Ce positionnement nous a permis de développer un réseau d’influence et une expertise reconnue en développement et en gestion de programmes de financement, ainsi qu’en mesure de rendement et en changement de comportement. À travers les années, le FAQDD a soutenu une multitude de projets structurants qui ont contribué à l’intégration du développement durable en entreprise, à la mobilisation collective et à l’innovation sociale. Au total, plus de 183 M$ ont été distribués pour soutenir plus de 5 300 organisations (citoyens, entreprises, municipalités, etc.).

What you’ll do

Coordinate financial, administrative, and human resources processes, including reporting schedules, contracts, procurement, employee documentation, onboarding, and regulatory compliance. Manage administrative communications and IT support requests, and contribute to documenting, standardizing, and improving administrative procedures.

Requirements

A college diploma in administration, management, accounting, or a related field is required, along with 3–5 years of experience in similar roles. The position calls for strong organization, discretion, communication, and problem-solving skills, plus knowledge of employment, occupational health and safety, and privacy regulations; experience with HR management, ADP Workforce Now, Sage Intacct, and nonprofit organizations is an asset.

Benefits

• Four Weeks of Vacation • Two Weeks of Paid Holiday Leave • Retirement Plan Contribution • Group Insurance • Telemedicine Service • Work-Family Balance Policy • Annual $250 Cultural or Sports Activity Allowance • Active and Public Transportation Reimbursement

Listed skills

• Customer service · Preferred
• Problem solving · Preferred
• Regulatory Compliance · Preferred
• Attention to detail · Preferred
• Microsoft Office · Preferred
• Prioritization · Preferred
• Inventory management · Preferred
• Process Improvement · Preferred
• Procurement · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative Coordination
• Financial Administration
• Human Resources Administration
• Contract Administration
• Procurement
• Inventory Management
• Regulatory Compliance
• Occupational Health and Safety Coordination
• Records and Documentation Management
• Process Improvement
• Prioritization
• Attention to Detail
• Confidentiality
• Problem-Solving
• Customer Service
• Microsoft Office

Job areas

• Administrative
• Human Resources
• Finance & Accounting
• Environmental & Sustainability
• Security & Safety