Adjoint.e à la direction

Job summary

The executive assistant supports the general management in administrative, financial, and operational activities to ensure organizational efficiency. Responsibilities include bookkeeping, financial reporting, governance support, and managing documentation and office processes.

Job details

Faites une différence dans votre région Enracinée au cœur de son milieu, la SADC de la région de Coaticook contribue activement au développement économique et au mieux-être de sa communauté. Reconnue pour son soutien aux entrepreneurs, aux organismes et aux acteurs du milieu, elle joue un rôle clé dans la vitalité du territoire. Nous recherchons une personne démontrant professionnalisme, sens de l'organisation, polyvalence et rigueur, pour occuper le poste d'adjoint·e à la direction et soutenir l'équipe dans la réalisation de sa mission. Votre mandat Relevant de la direction générale, l'adjoint·e à la direction joue un rôle essentiel dans le bon fonctionnement de l'organisation. En véritable partenaire de confiance, vous soutenez la direction dans les activités administratives, financières et opérationnelles tout en contribuant à l’efficacité de l’équipe et la qualité des services offerts à la clientèle et aux partenaires. Vous assurez notamment la coordination de diverses activités liées à l'administration, à la comptabilité, à la gouvernance et à la gestion documentaire, en veillant au respect des échéanciers, des processus et des exigences de conformité. Principales responsabilités Comptabilité et administration financière Effectuer la tenue de livres et assurer l'exactitude des données comptables. Participer au suivi des budgets et à la production de rapports financiers. Traiter la facturation, les paiements, les dépôts et les encaissements. Réaliser les conciliations bancaires, les écritures comptables et les fermetures mensuelles. Assurer le traitement des données relatives à la paie et aux comptes de dépenses. Préparer les documents requis pour la vérification annuelle et les redditions de comptes. Soutien administratif et gouvernance Assurer le suivi des dossiers, des échéanciers et des actions à réaliser. Rédiger différents documents administratifs tels que rapports, lettres, formulaires et comptes rendus. Participer aux réunions du conseil d'administration et rédiger les procès-verbaux. Gérer le classement, l'archivage et la mise à jour de la documentation. Veiller au respect des politiques, procédures et pratiques administratives. Assurer la gestion des assurances collectives et du régime de retraite Contribuer à l'amélioration continue des processus et au développement d'outils de gestion. Réaliser toute autre tâche connexe confiée par la direction générale. Profil recherché Vous êtes reconnu·e pour votre professionnalisme, votre sens de l'organisation et votre rigueur, Nous souhaitons vous rencontrer! Exigences Formation ou expérience pertinente en administration, bureautique, secrétariat ou comptabilité. Compétences en comptabilité et tenue de livres. Très bonne maîtrise de la suite Microsoft 365 et des outils informatiques. Excellentes aptitudes organisationnelles, autonomie et souci du détail. Habiletés en communication et capacité à développer des relations de confiance. Excellente maîtrise du français, à l'oral comme à l'écrit. Atouts Connaissance du logiciel ODOO. Expérience en gestion documentaire. Compétences numériques et en soutien informatique. Bonne connaissance de l'anglais. Conditions particulières Disponibilité occasionnelle en dehors des heures régulières selon les activités. Capacité à se déplacer sur le territoire de la MRC de Coaticook. Ce que nous offrons Poste permanent à temps plein. Horaire de 35 heures par semaine, avec congé le vendredi après-midi. Salaire de 27 $ à 36,50 $/heure, selon l'expérience et les compétences. Régime d'assurances collectives. Régime de retraite avec participation de l'employeur. Congés favorisant l'équilibre travail-vie personnelle. Milieu de travail collaboratif, humain et dynamique. Possibilités de développement professionnel et de formation continue. Faites partie du développement de votre région! Joignez-vous à une organisation reconnue pour son impact auprès des entrepreneurs et de la collectivité et contribuez concrètement à la vitalité économique de la région de Coaticook. \n \n Intéressé.e ? Contactez Anouk à aperrin@humanify360.com

What you’ll do

The executive assistant supports the general management in administrative, financial, and operational activities to ensure organizational efficiency. Responsibilities include bookkeeping, financial reporting, governance support, and managing documentation and office processes.

Requirements

Candidates must have relevant training or experience in administration, secretarial work, or accounting. Proficiency in Microsoft 365, strong organizational skills, and excellent French communication skills are required.

Benefits

• Collective insurance plan
• Retirement plan with employer contribution
• Work-life balance leave
• Professional development opportunities
• Continuous training

Listed skills

• Budgeting · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Financial Reporting · Preferred
• Microsoft 365 · Preferred
• Compliance · Preferred
• Communication · Preferred
• Data entry · Preferred
• Accounting · Preferred
• Bookkeeping · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Bookkeeping
• Financial reporting
• Budgeting
• Payroll processing
• Microsoft 365
• Administrative support
• Governance
• Document management
• Communication
• Organizational skills
• Accounting
• Odoo
• Compliance
• Data entry
• Document Management
• Administrative Support
• Payroll Processing
• Organizational Skills
• Management
• Data Entry
• Economic Development
• Financial Statements
• French Language
• Office Management

Job areas

• Administrative
• Finance & Accounting
• Management & Leadership
• Social Services
• Assistant Director
• Assistant Controller
• Accountants
• Treasurers and Controllers
• Financial Managers

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