Coordonnateur/trice, Facturation

Job summary

The role involves preparing draft invoices, ensuring compliance with client guidelines, and managing billing progress reports. The coordinator also provides administrative support and assists legal professionals with the billing process.

Job details

À PROPOS DE GOWLING WLG Chez Gowling WLG, notre engagement d’excellence commence par nos gens. En tant que cabinet juridique international implanté au Canada, au Royaume-Uni, ailleurs en Europe, au Moyen-Orient et en Asie, notre fierté réside dans notre capacité à recruter et à maintenir en poste les meilleurs talents qui se démarquent par leur dynamisme, leur sens stratégique et leur détermination à faire vivre une expérience exceptionnelle aux clients et aux autres membres du cabinet. Nous veillons intentionnellement à créer un environnement de travail à la fois hautement performant et bienveillant, où chacune et chacun peut donner le meilleur de soi et réaliser son plein potentiel. Notre culture repose sur nos valeurs communes : viser toujours plus haut, valoriser les différences et réussir ensemble. Ces valeurs déterminent comment nous abordons le travail d’équipe, le leadership et la réussite au sein de nos diverses équipes, de nos bureaux à travers le Canada, et ce, peu importe notre parcours professionnel. Que vous souhaitiez occuper un poste dans le domaine juridique ou au sein des services de soutien aux affaires, explorez nos perspectives de carrières et taillez-vous une place chez Gowling WLG. Description Nous sommes actuellement à la recherche d’une personne pour occuper un poste de coordonnateur·trice, Facturation chez Gowling WLG. Œuvrant au sein d’une équipe, le ou la titulaire du poste effectuera diverses tâches administratives et de comptabilité, dans le respect des politiques et procédures de facturation standardisées. La personne recherchée est dotée d’une très grande minutie, d’un grand professionnalisme et possède de fortes aptitudes en matière d’établissement des priorités. Ce poste peut être occupé dans n'importe lequel de nos bureaux au Canada ! RESPONSABILITÉS Préparer les brouillons de factures et les factures, obtenir des copies de factures sur demande et corriger les entrées de temps et l’affectation des honoraires au besoin; S’assurer du respect des directives du client ainsi que du format et du contenu requis des factures; Tenir des rapports sur l’état d’avancement de la facturation tout au long du mois; Consigner les données avec précision, relire les documents et corriger les erreurs, notamment en prenant soin d’en vérifier le style et en s’assurant d’obtenir les autorisations nécessaires au besoin; Répondre aux questions des adjoint·es et des professionnel·les et leur fournir de l’assistance relativement au processus de facturation; Communiquer avec les clients internes et externes afin de traiter tout problème, répondre aux questions et interpréter les politiques et procédures; Préparer, transmettre et formater des rapports dans MS Excel; Participer aux séances de formation et aux initiatives d’innovation du bureau et du cabinet; Effectuer des tâches administratives : classement, photocopies, correspondance et autres; Effectuer toute autre tâche au besoin. Qualifications Trois à cinq années d’expérience en facturation, préférablement dans un cabinet juridique; Le bilinguisme (anglais/français) est obligatoire Solide connaissance pratique des principes de comptabilité de base; Fortes compétences informatiques, y compris la maîtrise de la suite Microsoft Office; Expérience avec les logiciels Aderant et Expert Billing, un atout; Excellentes aptitudes à la communication verbale et écrite; Fortes aptitudes de résolution de problèmes, dont la capacité à établir des priorités tout en gérant des priorités simultanées et émergentes; Fortes aptitudes interpersonnelles ainsi qu’une capacité à travailler efficacement avec les membres de son équipe, les autres membres du personnel et les professionnel·les; Solide connaissance des logiciels propres à la comptabilité et des procédures bancaires; Très grande minutie; Capacité à travailler de façon autonome, de même qu’au sein d’une équipe; Capacité à travailler selon des horaires flexibles en fonction de la charge de travail, y compris certains soirs et week-ends. Cette flexibilité est requise durant le processus de fin d’exercice financier. AVANTAGES SOCIAUX ET AVANTAGES INDIRECTS Le Programme De Rémunération Globale De Gowling WLG Veille à Favoriser Une Culture Où Haute Performance Et Bien-être Vont De Pair. Voici Les Avantages Que Nous Offrons Pour Vous Soutenir Sur Les Plans Professionnel Et Personnel Couverture d’assurance prise en charge à 100 % par l’employeur pour les soins dentaires et de santé (physique et mentale) des employé·es, incluant une allocation annuelle pour les dépenses liées au mode de vie Avantages sociaux accessibles aux membres du cabinet et à leurs personnes à charge, dès le premier jour de travail! Au moins 15 jours de vacances et télétravail (présence occasionnelle au bureau) Prestation complémentaire pour une durée de 26 semaines dans le cadre du congé parental (après 12 mois d’emploi à temps plein) REER collectif avec cotisations patronales de contrepartie Protection financière grâce à l’assurance invalidité de courte et de longue durée, l’assurance vie, l’assurance accident et l’assurance maladies graves' Programme d’aide aux employé·es et à leur famille, thérapie cognitivo-comportementale guidée et réseau interne de plus de 120 répondant·es en premiers soins en santé mentale Prix et événements de reconnaissance, et culture de travail collaborative et solidaire Avantages indirects et programme de prix préférentiels, primes de recommandation et plus encore L’échelle salariale de départ pour ce poste se situe entre 52 000 $ et 78 000 $. Le salaire de départ sera établi en fonction des aptitudes, compétences et qualifications de la personne qui postule pour l’emploi. Chez Gowling WLG, les employé·es peuvent recevoir un salaire supérieur à cette échelle lorsque cela est justifié par leur niveau d’ancienneté et de rendement. Ce poste est actuellement vacant et ouvert aux candidat·es internes et externes. Gowling WLG recrute pour ce poste afin de répondre aux besoins actuels du cabinet et de soutenir les activités de l’équipe. Il est possible que le système de suivi des candidatures de cet employeur utilise des outils alimentés par l’intelligence artificielle, tels que des fonctionnalités de jumelage automatisées. Ces outils ne prennent pas de décision en matière d’embauche; toutes les étapes de sélection, d’évaluation et de recrutement sont examinées et réalisées par des recruteurs et des gestionnaires d’embauche humains. Gowling WLG s’engage à créer un milieu de travail diversifié et inclusif. Si vous avez besoin d’un accommodement ou de soutien quelconque durant le processus de recrutement, n’hésitez pas à nous en faire part.

What you’ll do

The role involves preparing draft invoices, ensuring compliance with client guidelines, and managing billing progress reports. The coordinator also provides administrative support and assists legal professionals with the billing process.

Requirements

Requires three to five years of billing experience, preferably in a law firm, and mandatory bilingualism in English and French. Candidates must have strong accounting knowledge and proficiency in Microsoft Office, with Aderant or Expert Billing experience being an asset.

Benefits

• 100% Employer-paid Dental and Health Insurance • Mental Health Support • Annual Lifestyle Spending Account • Benefits for Dependents • Minimum 15 Days of Vacation • Parental Leave Top-up (26 weeks) • Group RRSP with Employer Matching • Short-term and Long-term Disability Insurance • Life Insurance • Accidental Death and Dismemberment Insurance • Critical Illness Insurance • Employee and Family Assistance Program • Cognitive Behavioral Therapy • Mental Health First Aid Network • Recognition Awards and Events • Referral Bonuses

Listed skills

• Time management · Preferred
• Problem solving · Preferred
• Attention to detail · Preferred
• Microsoft Office · Preferred
• Data entry · Preferred
• Billing · Preferred
• interpersonal communication · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Billing
• Accounting Principles
• Microsoft Office
• Aderant
• Expert Billing
• Bilingualism (English/French)
• Problem Solving
• Time Management
• Interpersonal Communication
• Data Entry
• Attention to Detail
• Report Generation

Job areas

• Finance & Accounting
• Legal
• Administrative