Adjoint(e) aux chargés de projet – Construction

Job summary

The project assistant will support project managers by maintaining project documentation in Procore and preparing administrative documents such as contracts and purchase orders. They will also facilitate communication between project stakeholders, track project deadlines, and assist with financial documentation like invoices and payments.

Job details

Adjoint(e) aux chargés de projet – Construction Groupe Di Paolo Montréal / Anjou, Québec Temps plein, permanent · En présentiel À propos de Groupe Di Paolo Groupe Di Paolo est un entrepreneur général actif dans la réalisation de projets institutionnels, publics et commerciaux d’envergure. Notre entreprise grandit, et nous recherchons une personne organisée, allumée et proactive pour soutenir nos chargés de projet. Le poste Tu aimes quand les choses avancent, tu apprends rapidement et tu as le souci du travail bien fait? Ce poste te permettra de jouer un rôle essentiel dans l’organisation et le suivi de nos projets. Dans nos nouveaux bureaux modernes et haut de gamme, tu travailleras directement avec les chargés de projet, les surintendants et nos partenaires. Tu contribueras à garder les dossiers à jour, à faire circuler l’information et à assurer le respect des échéances administratives. Tes responsabilités • Organiser et tenir à jour les documents de projets dans Procore. • Préparer les contrats de sous-traitance, les bons de commande et les documents administratifs. • Assurer le suivi des dessins d’atelier, des fiches techniques et des demandes d’information. • Transmettre les directives et soutenir le suivi des avis de changement et des avenants. • Obtenir les documents requis des sous-traitants : assurances, attestations et quittances. • Appuyer les chargés de projet dans le suivi des factures et des demandes de paiement. • Préparer les documents de réunion, rédiger les comptes rendus et effectuer les relances. • Rassembler les garanties, les manuels et les documents de fin de projet. Le profil recherché • Expérience en soutien administratif de projets dans le domaine de la construction. • Bonne maîtrise de Procore. • Aisance avec Outlook, Excel et Word. • Capacité à gérer plusieurs dossiers et à établir les priorités. • Initiative, débrouillardise et rigueur dans les suivis. • Bonne communication en français, à l’oral et à l’écrit. • Esprit d’équipe et envie de développer ses compétences. Une expérience chez un entrepreneur général ou sur des projets publics, institutionnels ou commerciaux constitue un atout. Pourquoi te joindre à nous? • Des bureaux neufs, modernes et haut de gamme offrant un cadre de travail agréable. • Un poste permanent à temps plein. • Des responsabilités variées sur des projets d’envergure. • Une collaboration directe avec une équipe expérimentée. • La possibilité de développer tes compétences et de prendre davantage de responsabilités avec la croissance de l’entreprise.

What you’ll do

The project assistant will support project managers by maintaining project documentation in Procore and preparing administrative documents such as contracts and purchase orders. They will also facilitate communication between project stakeholders, track project deadlines, and assist with financial documentation like invoices and payments.

Requirements

The ideal candidate has experience in administrative support within the construction industry and is proficient in Procore, Outlook, Excel, and Word. Strong organizational skills, the ability to manage multiple priorities, and effective communication in French are required.

Benefits

• Modern and high-end office environment
• Full-time permanent position
• Professional development opportunities

Listed skills

• Time management · Preferred
• Teamwork · Preferred
• Construction Management · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred
• Communication · Preferred
• Data entry · Preferred
• Microsoft Word · Preferred
• Microsoft Outlook · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Project administration
• Procore
• Construction management
• Contract preparation
• Purchase orders
• Document control
• Technical drawings
• Data entry
• Meeting coordination
• Microsoft Outlook
• Microsoft Excel
• Microsoft Word
• Time management
• Communication
• Teamwork
• Administrative support

Job areas

• Construction
• Administrative
• Management & Leadership

More jobs from Groupe Di Paolo