Adjoint(e) Administratif(ive)

Job summary

Provide administrative and general office support, including preparing and producing documents, entering data, and managing client authorizations and certification engagement information. Assemble tax returns and forms, prepare engagement letters and payment documents, contact government agencies, and send and follow up on secure emails.

Job details

À PROPOS DE NOUS HNA S.E.N.C.R.L. est un cabinet comptable multidisciplinaire figurant parmi les 20 plus grands joueurs au Québec. HNA offre, depuis plus de 40 ans, aux entrepreneurs d’ici, des expertises poussées en services-conseils, en certification, en fiscalité, et en comptabilité et solutions infonuagiques. Le cabinet compte aujourd’hui plus de 200 employés et notre équipe grandit sans cesse. Nous encourageons les employés à se développer en misant sur la formation continue, l’accompagnement, la flexibilité au travail et une culture de bien-être. VOICI QUELQUES AVANTAGES DE TRAVAILLER CHEZ HNA Bureaux neufs et lumineux; Stationnement gratuit; Assurances collectives modulaires; Formation continue; Accompagnement de développement de carrière personnalisé; Allocation annuelle de bien-être; Activités sociales telles que les 5@7, les diners barbecues, la journée plein air, le party d’impôts, les soirées de jeux et quiz, des tirages au sort, etc; Programme d’aide aux employés et à la famille; Télémédecine; Flexi-temps, flexi-horaire et flexi-lieu : La vie chez HNA, c’est flexi en tout temps! Cette flexibilité se manifeste sous différentes formes pour un maximum de latitude, le flexi-temps c’est l’avantage de reprendre du temps provenant des périodes plus occupées, le flexi-horaire offre la possibilité de moduler son horaire de travail en fonction de sa routine personnelle et le flexi-lieu te permet de choisir où travailler en fonction de tes besoins personnels tout en respectant les besoins opérationnels. Bienvenue chez vous! Rôle L’adjoint administratif accomplit les tâches administratives selon les pratiques et les procédures en vigueur dans l’organisation. Les responsabilités se définissent par la préparation et la production de documents, la saisie de données et le soutien général en bureautique. L’adjoint administratif est appelé à participer à l’intégration et à la formation des nouvelles ressources du Soutien administratif ou du Service de commis interne et à collaborer au soutien général à l’organisation. L’adjoint administratif maitrise la majorité des tâches liées au poste et développe sa proactivité. Responsabilités Soutenir les opérations dans la préparation, la production de documents et dans la saisie de données Produire, soumettre et faire le suivi des procurations clients Faire la saisi de données des budgets et des mandats en certification Faire l’agencement de déclarations et formulaires fiscaux Préparer des lettres de mission, versements et acomptes Appeler les instances gouvernementales pour obtenir des informations Envoyer des courriels sécurisés (Secure Exchange) et faire les rappels nécessaires dans un délai raisonnable CE QUE NOUS RECHERCHONS CHEZ NOTRE FUTUR(E) COLLÈGUE DEC en technique bureautique est un atout Maitriser parfaitement le français écrit Bonne maîtrise de l’anglais, à l’oral et à l’écrit, pour soutenir notre clientèle anglophone et traiter des documents en anglais Posséder d’excellentes connaissance de la suite Office Connaissance du logiciel CCH iFirm est un atout

What you’ll do

Provide administrative and general office support, including preparing and producing documents, entering data, and managing client authorizations and certification engagement information. Assemble tax returns and forms, prepare engagement letters and payment documents, contact government agencies, and send and follow up on secure emails.

Requirements

A college diploma in office administration is an asset, along with excellent written French and good spoken and written English to support English-speaking clients and handle English documents. Candidates should have excellent knowledge of Microsoft Office; familiarity with CCH iFirm is an asset.

Benefits

• Bright, Modern Offices
• Free Parking
• Modular Group Insurance
• Continuing Education
• Personalized Career Development Support
• Annual Wellness Allowance
• Social Activities
• Employee and Family Assistance Program
• Telemedicine
• Flexible Time
• Flexible Schedule
• Flexible Work Location

Listed skills

• Administrative Support · Preferred
• document preparation · Preferred
• Data entry · Preferred
• Microsoft Office · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative Support
• Document Preparation
• Document Production
• Data Entry
• Client Authorization Management
• Budget and Engagement Data Entry
• Tax Return and Form Assembly
• Engagement Letter Preparation
• Payment and Installment Preparation
• Government Agency Communication
• Secure Email Communication
• Microsoft Office
• Written French
• Spoken and Written English
• CCH iFirm

Job areas

• Administrative
• Finance & Accounting

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