Adjoint(e) exécutif(ive)

Job summary

Provide high-level administrative and strategic support to the VP and General Manager, including calendar and priority management. Act as a key point of contact for internal and external stakeholders while coordinating corporate events and documentation.

Job details

INGÉNIA TECHNOLOGIES INC. une division de SPX Technologies est un chef de file nord-américain dans la conception et la fabrication de systèmes de traitement d'air sur mesure et d'autres produits de chauffage, de climatisation et de ventilation. Grâce à ses conceptions novatrices et à ses procédés de fabrication à la fine pointe de la technologie. Ingénia conçoit et fabrique, dans ses installations de Mirabel et Madison, des produits de première qualité qui répondent aux besoins très spécifiques de chacun de ses clients. Ingénia est actuellement à la recherche d'un(e) Adjoint (e) exécutif (ive) afin de soutenir l’équipe de direction dans ses activités quotidiennes. Votre impact (Résumé du poste) Se rapportant au VP, Directeur Général-Traitement d’air sur mesure, le/la Adjoint (e) exécutif (ive) joue un rôle clé de soutien auprès de la direction en assurant une gestion efficace des activités administratives, organisationnelles et stratégiques. Il agit comme personne-ressource de confiance, coordonne les priorités, facilite les communications internes et externes et veille au bon déroulement des opérations liées au bureau de la direction. Ce poste requiert une grande discrétion, un excellent sens de l'organisation et une forte capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément dans un environnement dynamique. Ce que ce poste implique (Responsabilités) Bien que chaque journée apporte son lot de nouvelles opportunités chez Ingenia/SPX, vos responsabilités principales seront les suivantes : Assurer la gestion de l'agenda, des réunions, et des priorités de la direction. Préparer, réviser et mettre en forme divers documents, présentations, rapports et correspondances. Supporter la haute direction dans la coordination des déplacements et la rédaction des comptes de frais. Coordonner les rencontres de gestion, préparer les ordres du jour et rédiger les comptes rendus. Effectuer le suivi des dossiers administratifs afin de respecter les échéanciers établis. Agir comme point de contact privilégié entre la direction et les intervenants internes et externes. Organiser et coordonner divers événements, réunions et activités corporatives. Gérer les informations confidentielles avec professionnalisme et discrétion. Participer à l'amélioration continue des processus administratifs et à l'optimisation des méthodes de travail. Soutenir la direction dans la réalisation de projets spéciaux et d'initiatives organisationnelles. Profil recherché (expérience, connaissances, compétences, aptitudes, formation) Chacun apporte sa propre contribution ; nous recherchons une personne possédant : Expérience et compétences requises Diplôme d'études collégiales (DEC) en administration, bureautique ou dans un domaine pertinent. Minimum de 7 à 10 années d'expérience dans un rôle de soutien exécutif ou administratif auprès de gestionnaires de haut niveau. Expérience dans un environnement corporatif ou manufacturier (un atout). Excellentes habiletés relationnelles et capacité à interagir avec différents niveaux hiérarchiques. Forte aptitude à gérer les priorités et à travailler sous pression tout en maintenant une grande qualité de travail. Personne proactive, discrète et dotée d'un excellent jugement. Capacité à anticiper les besoins de la direction et à proposer des solutions efficaces. Esprit de collaboration et orientation vers le service à la clientèle interne. Connaissances, compétences et aptitudes souhaitées Connaissances techniques Maîtrise avancée de la suite Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams et SharePoint). Excellente maîtrise du français écrit et parlé. Parfaitement bilingue (français et anglais, langues parlées et écrites) La personne occupant ce poste devra interagir régulièrement avec notre siège social et différents intervenants basés aux Etats-Unis. Connaissance des pratiques de gestion documentaire et des outils collaboratifs. Aptitudes et compétences Excellentes capacités d'organisation, de planification et de coordination. Habileté à gérer simultanément plusieurs dossiers et priorités. Sens de la confidentialité et de l'éthique professionnelle. Excellentes capacités rédactionnelles et de communication. Esprit d'analyse, souci du détail et capacité à résoudre des problèmes. Capacité à travailler de façon autonome tout en favorisant le travail d'équipe. Grande adaptabilité et flexibilité dans un environnement en constante évolution. Compétences clés Gestion des priorités Sens de l'organisation Communication professionnelle Discrétion et confidentialité Initiative et autonomie Collaboration et influence positive Orientation résultats et service Avantages et conditions de travail Poste de 40 h par semaine basé à Mirabel; Régime d’assurances collectives compétitives payées à 50% par l’employeur; REER (Régime d’épargne retraite) avec contribution de l’employeur; Programme d'aide aux employés; Remboursement des frais de formation; INGÉNIA TECHNOLOGIES INC. vous offre la possibilité de faire partie d’une entreprise en plein essor qui offre un milieu de travail stimulant, un salaire concurrentiel, d’excellents avantages sociaux, le tout dans un environnement dynamique. Venez visiter notre environnement de travail sur : www.ingeniatechnologies.com Si vous posséder le bon profil et souhaitez faire partie d’une équipe de travail remarquable, veuillez nous envoyer votre curriculum vitae accompagné d'une lettre de présentation à l’adresse suivante : rh@ingeniatechnologies.com.

What you’ll do

Provide high-level administrative and strategic support to the VP and General Manager, including calendar and priority management. Act as a key point of contact for internal and external stakeholders while coordinating corporate events and documentation.

Requirements

Requires a college diploma in administration and 7 to 10 years of experience in executive support. Must be perfectly bilingual in French and English with advanced proficiency in Microsoft 365.

Benefits

• Group Insurance (50% employer paid) • RRSP with employer contribution • Employee Assistance Program • Training cost reimbursement

Listed skills

• Microsoft 365 · Preferred
• Priority Management · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Executive Support
• Calendar Management
• Microsoft 365
• Bilingualism (French/English)
• Priority Management
• Corporate Communication
• Event Coordination
• Administrative Organization
• Confidentiality
• Document Formatting
• Meeting Coordination
• Project Support

Job areas

• Administrative
• Management & Leadership
• Manufacturing