Compensation Pay Range:

$25.26-$31.04

Job Description:

Please Note: If you are a current CHEO employee with access to Workday, please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.

To successfully apply for this position, please submit your application by 11:59 pm the day before the advertised closing date in the posting to ensure your application is received.

Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations, Inuit and Métis peoples and their valuable past and present contributions to this land.

CHEO is one of the few stand-alone, global leaders in pediatric health and is home to more than 6,500 staff, clinicians, scientists and researchers, as well as volunteers – all of whom work together to help children and youth achieve their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers, CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system. Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure, CHEO combines excellence in clinical care, research, and education to advance seamless care that’s provided where, when, and how it is needed. CHEO’s Research Institute is dedicated to world-class clinical, translational, and basic science research covering a wide range of children’s health concerns. CHEO has been named Canada’s best health-care employer by Forbes in 2024, 2025 and 2026 and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canada’s Best Employers for multiple consecutive years. For the 14th consecutive year in a row, the editors of Canada's Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500,000 children and youth from Eastern Ontario, western Quebec, Nunavut and Northern Ontario.

PLEASE NOTE THAT THIS POSITION IS MONDAY - FRIDAY EVENING SHIFTS

POSITION DESCRIPTION

• Coordinates, under the direction of the Care Facilitator or delegate, the non-nursing functions of the unit
• Performs receptionist duties, in directing visitors and maintaining Hospital communication systems
• Maintains patient charts, registers patients, maintains inventory and other records.
• Ensures that patient identification and demographic data is accurate, i.e. tags and room numbers on beds, doors, ID bands and EPIC coincide.
• Receives and records telephoned laboratory test results, and reports these to the Care Facilitator/Nurse-In-Charge
• Liases with Environmental Services, IT and Physical Plant and arranges for maintenance of equipment, technology and appliances
• Assists in organizing patients’ appointments, mail, flowers, ambulance arrangements
• Receives all incoming mail and distributes accordingly.
• Other related duties as determined by unit demands, and/or as requested by Care Facilitator or delegate

QUALIFICATIONS

• Police Record Check (PRC) (Essential)

• Grade 12 diploma (Essential)

• Bilingual (French/English) (Essential)

• Approximately 6 months of related experience (Essential)

• Knowledge of computer software (Epic, Microsoft 365, UKG, Outlook) (Preferred)

• Ability to adapt to changes to meet organizational requirements (Essential)

• Excellent interpersonal skills (Essential)

• Communicate effectively with internal and external customers (Essential)

• Timeline may be extended or shortened based on operational needs.

• Please note you will be represented by the Laborers International Union of North America (LiUNA).

Effective March 29, 2021, CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test, practical exam, or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca**. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.**

CHEO is committed to providing a safe environment for staff, patients, and visitors. Consistent with that commitment, all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring, presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided, or presentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.

Veuillez noter : si vous êtes actuellement un employé du CHEO ayant accès à Workday, veuillez postuler à cette offre via l'application Workday en tant que candidat interne.

Veuillez noter : pour postuler avec succès à ce poste, veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clôture annoncée dans l'affichage pour vous assurer que votre candidature est reçue.

Ottawa est bâtie sur un territoire non cédé du peuple anichinabé algonquin. Les Anichinabés vivent sur ce territoire depuis des millénaires. Nous leur rendons hommage, ainsi qu’à ce territoire. Leur culture et leur présence ont enrichi le territoire et continuent de l’enrichir. Le CHEO rend également hommage à l’ensemble des Premières Nations, des Inuit et des Métis, de même qu’à leurs précieuses contributions, passées et présentes, à ce territoire.

CHEO est l'un des rares chefs mondiaux en matière de santé pédiatrique et compte plus de 6 500 employés, cliniciens, scientifiques et chercheurs, ainsi que des bénévoles, qui travaillent tous ensemble pour aider les enfants et les adolescents à mener la meilleure vie possible. Au sein de ses propres murs et grâce à des partenariats avec des fournisseurs communautaires, le CHEO est passé d’un hôpital de soins actifs du 20e siècle à un système de santé intégré du 21e siècle pour enfants et jeunes. Classé dans le premier un pour cent des hôpitaux canadiens pour la numérisation de son infrastructure clinique, le CHEO combine l’excellence dans les soins cliniques, la recherche et l’éducation pour faire progresser les soins sans discontinuité là où ils sont nécessaires, et ce, de manière et aux endroits appropriés. L'Institut de recherche du CHEO se consacre à la recherche clinique, translationnelle et fondamentale de classe mondiale couvrant une vaste gamme de problèmes de santé des enfants. CHEO a été nommé meilleur employeur en soins de santé au Canada par Forbes en 2024, 2025 and 2026 et s'est classé deuxième parmi les hôpitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada pendant plusieurs années consécutives. Pour la 14ème année consécutive, les rédacteurs du Canada's Top 100 Employers ont reconnu le CHEO comme l’un des meilleurs employeurs de la région de la capitale nationale. Chaque année, le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de l’est de l’Ontario, de l’ouest du Québec, du Nunavut et du nord de l’Ontario.

VEUILLEZ NOTER QUE CE POSTE EST SUR DES HORAIRES DU LUNDI AU VENDREDI EN SOIRÉE

DESCRIPTION DU POSTE

• Coordonner, sous la direction du facilitateur ou de la facilitatrice des soins ou de son/sa délégué(e), les fonctions non-infirmières de l’Unité.
• Accomplir des tâches de réceptionniste, c’est‑à‑dire orienter les visiteurs et s’occuper des systèmes de communication de l’Hôpital.
• Tenir les dossiers des patients, des inventaires et autres dossiers, inscrire les patients.
• Veiller à ce que les données d’identification et les données démographiques sur les patients soient exactes (c.àd. Veiller à ce que les étiquettes et les numéros de chambre affichés sur les lits, sur les portes, sur les fichiers, sur les bracelets d’identité, sur les plaques-adresse et EPIC soient bel et bien les mêmes).
• Recevoir et inscrire les résultats des tests de laboratoire reçus par téléphone et les transmettre au facilitateur ou à la facilitatrice des soins ou à l’infirmière ou l’infirmier en charge.
• Communiquer avec les préposés (es) des Service environnementaux, TI, et des Services techniques pour organiser la maintenance de l’équipement, technologie, et des appareils.
• Aider à organiser les rendez-vous des patients et les services ambulanciers et s’occuper du courrier et des fleurs.
• Recevoir tout le courrier et le distribuer correctement.
• Autres tâches connexes selon les besoins des unités ou selon les instructions du facilitateur ou de la facilitatrice des soins ou de son/sa déléguée.

QUALIFICATIONS

• Vérification du casier judiciaire (Essentiel)

• Diplôme de fin d’études secondaires (Essentiel)

• Bilinguisme (français et anglais) (Essentiel)

• Environ 6 mois d’expérience pertinente (Essentiel)

• Compétences en informatique (Epic, Microsoft 365, UKG, Outlook) (Préférable)

• Capacité de s'adapter aux changements pour répondre aux exigences organisationnelles (Essentiel)

• Excellent entregent (Essentiel)

• Communiquer efficacement avec les clients internes et externes (Essentiel)

• Le poste peut être prolongé ou raccourci en fonction des besoins opérationnels.

• Veuillez noter vous serez représenté par le syndicat La Fédération Ontarienne Des Travailleurs De La Santé, LIUNA Local 3000.

À partir du 29 mars 2021, CHEO mènera un processus de présélection et d'évaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus variés et multidimensionnels tels qu'un test écrit, un examen pratique ou une autre évaluation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et préférées peuvent être testés.

La validation du bilinguisme (français-anglais) se fera au moyen d’une évaluation des compétences linguistiques menée par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date d’embauche.

Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant une phase du processus de recrutement, veuillez communiquer avec les Ressources humaines à TalentAcquisition@cheo.on.ca**.** Tous les renseignements reçus concernant les mesures d’adaptation resteront confidentiels et seront traités conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario**.**

CHEO s’engage à offrir un environnement sécuritaire au personnel, aux patients et aux visiteurs. Conformément à cet engagement, tous les candidats doivent être entièrement vaccinés contre la COVID-19 pour être considérés comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bénévole. Les candidats sont également fortement encouragés à recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsqu’ils sont admissibles pour éviter la propagation de COVID-19. Lors de l’embauche, la présentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complète doit être fournie, ou la présentation de documents justificatifs d’une contre-indication médicale valide ou d’une autre considération raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de l’Ontario.

Please note you will be represented by the Laborers International Union of North America , (LiUNA).

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.