Adjoint(e) administratif(ve) – Construction

Job summary

Provide administrative support to management, project managers, accounting, and construction teams, including handling communications, preparing documents, maintaining project files, and supporting bids, contracts, purchase orders, and invoices. Coordinate meetings and deadlines, assist with project closeout documentation and office supplies, and help improve administrative tools and processes.

Job details

Montréal | Laurentides | Poste permanent Chez SIROY, on cherche une adjointe ou un adjoint administratif qui aime que les choses soient claires, bien classées et bien suivies. Tu es du genre à mettre de l'ordre dans les dossiers, à faire tes suivis sans qu'on te les rappelle trois fois et à voir venir ce qui s'en vient? On veut te rencontrer. Ton rôle Tu occuperas une place centrale dans nos opérations. Tu soutiendras la direction, les chargés de projet, la comptabilité et les équipes de chantier. Au Quotidien, Tu Devras Notamment répondre aux appels et aux courriels puis les acheminer aux bonnes personnes; préparer, réviser et mettre en page des courriels, lettres, tableaux et documents; ouvrir et maintenir à jour les dossiers administratifs des projets; classer les plans, devis, addendas, soumissions, contrats et bons de commande; soutenir les chargés de projet dans la préparation des appels d'offres et le suivi des soumissions; préparer des contrats et des bons de commande à partir de nos modèles; recueillir et vérifier les documents requis auprès des fournisseurs et sous-traitants; recevoir les factures, faire une première validation et les transmettre aux responsables; collaborer avec la comptabilité pour le suivi des approbations et des paiements; planifier les réunions, préparer les documents et noter les suivis; faire le suivi des échéances administratives et relancer les intervenants au besoin; soutenir la préparation des dossiers de fermeture de projet incluant les garanties et les manuels; commander les fournitures et voir au bon fonctionnement du bureau; contribuer à l'amélioration de nos outils, modèles et méthodes de travail. L'objectif : que l'information circule, que les suivis avancent et que rien ne se perde en chemin. Le profil recherché On cherche avant tout quelqu'un de fiable, structuré et agréable avec qui travailler. Tu Dois avoir de l'expérience dans un poste administratif ou de coordination; avoir un grand sens de l'organisation et le souci du détail; bien maîtriser le français écrit et parlé; être à l'aise avec les logiciels de bureautique et les tableaux; apprendre rapidement de nouveaux systèmes de gestion; savoir gérer plusieurs demandes sans perdre les suivis importants; communiquer clairement et professionnellement; faire preuve de jugement et de discrétion; prendre des initiatives et chercher des solutions; travailler de façon autonome tout en collaborant avec l'équipe. Une formation en administration, bureautique ou comptabilité est un atout. De l'expérience en construction, en architecture ou en immobilier serait particulièrement appréciée. On ne s'attend pas à ce que tu connaisses tous nos processus dès la première semaine. On cherche quelqu'un qui écoute, pose des questions et veut comprendre comment les projets fonctionnent. Chez SIROY, une bonne administration ne se remarque pas toujours. Mais quand elle est bien faite, toute l'équipe peut se concentrer sur ses projets. Des projets stimulants SIROY est entrepreneur général et possède ses propres équipes de charpentiers-menuisiers. On réalise principalement des constructions neuves et des rénovations majeures, de Montréal jusqu'à Mont-Tremblant. On travaille notamment sur des maisons haut de gamme et des projets architecturaux qui exigent coordination, précision et souci du détail. Nous collaborons régulièrement avec des architectes, designers et ingénieurs. SIROY est également certifiée Passivhaus et Novoclimat, ce qui reflète l'importance que nous accordons aux bonnes méthodes et à la qualité d'exécution. Derrière chaque réalisation, il y a des chargés de projet, des surintendants, des menuisiers, des professionnels et des fournisseurs qui doivent pouvoir compter sur une administration solide. C'est là que ton travail fait une réelle différence. Viens bâtir l'équipe avec nous SIROY est en croissance et continue de structurer ses opérations. Nos processus sont bien établis. Il reste quand même de la place pour proposer une meilleure façon de faire, simplifier un suivi ou améliorer un outil. Tu ne viens donc pas seulement occuper un poste existant. Tu auras l'occasion de contribuer à bâtir la façon dont on travaille au bureau comme sur les chantiers. Travailler chez SIROY On aime les dossiers clairs, les affaires bien classées et les gens qui communiquent. On prend notre travail au sérieux, mais on tient aussi à avoir du plaisir ensemble. Nos valeurs : Créer des liens. Créer des moments. Avoir du fun. Se dépasser. Redonner. Ski, pêche, soupers, activités d'équipe, implication au 24 h Tremblant : on veut bâtir une entreprise où les gens sont fiers de leurs projets et apprécient les personnes avec qui ils travaillent. Notre travail a notamment été reconnu aux Grands Prix du Design et aux Prix Domus. Tu aimes que les choses soient bien faites, que ça avance et tu veux contribuer à des projets dont toute l'équipe peut être fière? On veut te rencontrer.

What you’ll do

Provide administrative support to management, project managers, accounting, and construction teams, including handling communications, preparing documents, maintaining project files, and supporting bids, contracts, purchase orders, and invoices. Coordinate meetings and deadlines, assist with project closeout documentation and office supplies, and help improve administrative tools and processes.

Requirements

Candidates must have experience in an administrative or coordination role, strong organizational skills and attention to detail, excellent spoken and written French, and confidence using office software and spreadsheets. They should be able to manage competing requests, communicate professionally, exercise discretion and judgment, take initiative, and work independently while collaborating; education in administration, office administration, or accounting and experience in construction, architecture, or real estate are assets.

Listed skills

• Teamwork · Preferred
• document preparation · Preferred
• Organization · Preferred
• Attention to detail · Preferred
• Office Administration · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative Coordination
• Organization
• Attention to Detail
• Written and Verbal Communication
• Document Preparation
• Records Management
• Bid and Tender Support
• Contract and Purchase Order Preparation
• Invoice Review
• Meeting Coordination
• Deadline Tracking
• Office Administration
• Microsoft Office and Spreadsheets
• Discretion
• Initiative
• Teamwork

Job areas

• Administrative
• Construction
• Management & Leadership
• Finance & Accounting