Réceptionniste-adjoint(e) aux communications

Description de l'entreprise L’Ordre des conseillers et conseillères d’orientation du Québec (OCCOQ) compte plus de 2 650 membres. En tant qu’organisme voué à la protection du public, il contrôle l’exercice de la profession et voit à la qualité des services offerts par ses membres. Description de l’offre d’emploi L’Ordre des conseillers et conseillères d’orientation du Québec (OCCOQ) compte plus de 2 600 membres. En tant qu’organisme voué à la protection du public, il veille à la qualité des services offerts par ses membres. Joindre l’OCCOQ, c’est évoluer dans un milieu de travail stimulant où l’expertise, l’autonomie et le développement professionnel sont valorisés. L’Ordre privilégie un environnement fondé sur la rigueur, le respect, l’engagement, l’équité et l’intégrité. RESPONSABILITÉS (sous la supervision de la directrice générale) Accueil, service aux membres et soutien administratif Assurer la réception des appels téléphoniques, des courriels et répondre aux demandes d'information ou les acheminer aux personnes concernées Recevoir, traiter et distribuer le courrier entrant et sortant Offrir un soutien administratif aux membres et assurer les envois postaux ou électroniques requis Administration du membership et soutien financier Assurer la gestion des dossiers des membres (renouvellements de cotisation, changements de statut, démissions, radiations et cessations d'exercice, etc.) Maintenir à jour diverses listes et les dossiers des membres Produire les attestations de conformité et les différents rapports de membership Effectuer la facturation liée aux assurances et aux permis réguliers, ainsi que la production et la vérification des rapports de transactions Communications Élaborer, rédiger, mettre en page et diffuser les infolettres Le Correspondant et Le Coffre à outils Préparer et diffuser diverses communications destinées aux membres Coordonner les suivis nécessaires à la production du magazine auprès des collaborateurs Planifier et publier du contenu sur les réseaux sociaux Collaborer à l'organisation des Prix de l'Ordre Soutenir les activités du salon des exposants lors du colloque QUALIFICAITONS REQUISES Formation en bureautique, secrétariat, administration ou communications 3 à 5 ans d’expérience dans un poste aux responsabilités similaires Excellente maîtrise du français, et bonne connaissance de l’anglais à l’oral Très bonnes habiletés rédactionnelles et de révision Expérience en service à la clientèle et en soutien administratif Maîtrise de la suite Microsoft Office 365 (Word, Excel, Outlook, Teams), Canva et Dialog Insight (plateforme d'infolettres) Sens de l’organisation, autonomie et rigueur Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les échéances Esprit d’équipe CONDITIONS DE TRAVAIL ET RÉMUNÉRATION Lieu de travail : 1600, boul. Henri-Bourassa Ouest, Montréal Horaire de travail souple, combinant présence au bureau et télétravail 28 h / semaine Salaire : 19 $/h à 25 $/h, selon expérience Avantages sociaux compétitifs Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae et une lettre de présentation avant le 10 septembre 2026, par courriel : [email protected]. Seules les personnes sélectionnées seront contactées. Date d’entrée en fonction : Octobre 2026 Qualifications professionnellesCette offre d'emploi est soumise à une qualification professionnelle reconnue en dehors du réseau scolaire ou universitaire : (certificats, permis, cours, appartenance à un ordre ou une association professionnelle, etc.)Langues Français parlé et écrit - Élevé Expérience3 à 5 ans

The role involves managing reception, member services, and administrative support, including membership file management and billing. Additionally, the position handles communications through newsletters, social media, and coordinating magazine production.

Requires 3 to 5 years of experience in a similar role with training in office administration, secretarial work, or communications. Candidates must have excellent French writing skills, good spoken English, and proficiency in Microsoft 365, Canva, and Dialog Insight.

• Competitive Social Benefits

• Time managementPreferred
• Customer servicePreferred
• TeamworkPreferred
• OrganizationPreferred

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Customer Service
• Administrative Support
• French Proficiency
• English Proficiency
• Writing and Editing
• Microsoft Office 365
• Canva
• Dialog Insight
• Newsletter Production
• Social Media Management
• Billing
• Membership Management
• Organization
• Time Management
• Teamwork
• Autonomy

• Administrative
• Customer Service & Support
• Creative & Media
• Government & Public Sector

Minimum education

Professional degree

Minimum experience

2+ years

Apply by

Sep 25, 2026

Posting language

French

Working hours

28 hours per week

Seniority

Mid-Senior level