Coordonnateur(trice) aux opérations

Job summary

The coordinator manages the planning and scheduling of occupational health and safety training activities while ensuring administrative processes are followed. They collaborate with internal teams, trainers, and consultants to optimize resource utilization and maintain accurate project documentation.

Job details

À propos du poste Le/la coordonnateur.trice SST joue un rôle clé au sein de l'équipe de prévention et de formation. Relevant de l'équipe de gestion, cette personne assure la coordination et la planification des activités de formation en santé et sécurité du travail (SST), tout en veillant au bon déroulement des processus administratifs qui y sont associés. Grâce à sa connaissance du domaine de la SST, le ou la titulaire contribue à l'analyse et à la validation des demandes de formation reçues à l'interne afin d'assurer l'adéquation entre les besoins identifiés, les exigences réglementaires et les ressources disponibles. Véritable pilier administratif, cette personne collabore étroitement avec les représentants des ventes, les formateurs, les consultants et les équipes internes afin d'assurer une planification efficace et optimisée des activités de formation et de consultation. Organisé(e), rigoureux(se) et doté(e) d'un excellent sens des priorités, il ou elle évolue avec aisance dans un environnement dynamique où plusieurs dossiers sont gérés simultanément. Responsabilités principales Planification et coordination des formations * Recevoir, analyser et traiter les demandes de formation reçues des équipes internes. * Valider les informations requises à la planification des formations et des certifications. * Mettre à profit ses connaissances en SST afin de s'assurer que les demandes sont orientées vers les bonnes formations et les bonnes ressources. * Planifier les activités de formation et de consultation en fonction des disponibilités des formateurs, consultants et ressources internes. * Optimiser les agendas et l'utilisation des ressources afin de maximiser l'efficacité opérationnelle. * Effectuer les ajustements requis lors de changements de priorités, d'annulations ou de situations urgentes. * Assurer le suivi des banques d'heures de formation et de consultation. * Maintenir à jour les calendriers Outlook, outils de planification et tableaux de bord. * Collaborer étroitement avec l'équipe des ventes afin d'assurer une transition fluide entre la vente et la réalisation des mandats. * Assurer l'ouverture, le suivi et la fermeture administrative des dossiers et projets. Soutien administratif * Préparer, réviser, corriger et mettre en forme différents documents administratifs et opérationnels. * Produire les certificats de compétence et assurer le suivi des documents de certification. * Effectuer la gestion documentaire, le classement et l'archivage des dossiers. * Assurer l'entrée et la mise à jour des informations dans les différents systèmes de gestion. * Participer à l'amélioration continue des processus administratifs et à l'optimisation des méthodes de travail. * Collaborer à la préparation de soumissions et de documents administratifs destinés à l'équipe des ventes. * Effectuer l'approbation des feuilles de temps selon les processus établis. Répartition approximative des responsabilités * Planification des formations, coordination des ressources et création des dossiers SST : 40 % * Approbation des feuilles de temps : 25 % * Gestion et suivi des certifications internes : 20 % * Suivi documentaire, certifications externes et fermeture de projets : 5 % * Coordination interne des dates et suivis administratifs : 10 % Profil recherché Exigences * DEP en secrétariat, AEC en administration, AEC en logistique ou toute autre formation pertinente. * Minimum d'une (1) année d'expérience dans un poste de coordination, de planification ou de soutien administratif. * Expérience dans le domaine de la santé et de la sécurité du travail (SST) ou dans un environnement de formation SST. * Bonne compréhension des principales formations, certifications et exigences liées à la SST. * Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement Outlook, Excel et Word. * Expérience avec des outils de planification ou de gestion des calendriers (atout). Compétences recherchées * Excellente capacité d'organisation et de gestion des priorités. * Rigueur, souci du détail et grande autonomie. * Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément dans un environnement en évolution rapide. * Esprit d'analyse permettant de valider adéquatement les demandes de formation et les besoins opérationnels. * Excellentes habiletés de communication et de collaboration avec les équipes internes. * Sens de l'initiative et approche axée sur les solutions. * Capacité à travailler efficacement sous pression et à respecter des échéanciers serrés. * Esprit d'équipe et attitude positive contribuant à un climat de travail agréable et collaboratif. Atouts importants * Expérience acquise dans une firme-conseil en SST, un organisme de formation ou un département de santé et sécurité du travail. * Connaissance des exigences réglementaires et des certifications liées au domaine de la prévention. * Expérience en coordination de formations, gestion d'agendas complexes ou planification de ressources.

What you’ll do

The coordinator manages the planning and scheduling of occupational health and safety training activities while ensuring administrative processes are followed. They collaborate with internal teams, trainers, and consultants to optimize resource utilization and maintain accurate project documentation.

Requirements

Candidates must have at least one year of experience in coordination or administrative support and a relevant diploma such as a DEP or AEC. A strong understanding of occupational health and safety requirements and proficiency in Microsoft Office are essential.

Listed skills

• Time management · Preferred
• Problem solving · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred
• Communication · Preferred
• Microsoft Office · Preferred
• Data entry · Preferred
• Microsoft Word · Preferred
• Microsoft Outlook · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative coordination
• Training coordination
• Occupational health and safety
• Resource planning
• Microsoft Office
• Outlook
• Excel
• Word
• Time management
• Data entry
• Document management
• Process improvement
• Communication
• Collaboration
• Problem solving
• Prioritization
• Training Coordination
• Document Management
• Project Documentation
• Administrative Support
• Record Keeping
• Planning
• Management
• Consulting
• Data Entry
• Occupational Safety And Health
• Problem Solving
• Project Management
• Microsoft Outlook
• Resource Planning
• Time Management
• Scheduling
• Process Improvement
• Coordinating
• Resource Utilization

Job areas

• Administrative
• Security & Safety
• Consulting
• Education
• Logistics
• Operations Coordinator
• Scheduler / Operations Coordinator
• Stock Clerks
• Production, Planning, and Expediting Clerks