Adjoint au directeur principal

Job summary

The incumbent will manage daily administrative operations for the Student Housing and Hospitality Services office, including committee coordination, report preparation, and project tracking. They will also serve as the primary point of contact for the Senior Director and facilitate communication across various university units.

Job details

Veuillez référer au guide Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la façon de postuler. Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche). Service De Recrutement Services de logement et d'accueil pour étudiants Résumé Du Poste Sous la supervision du directeur principal des Services de logement et d’accueil des étudiants (SDSHHS), vous assurerez le bon fonctionnement quotidien de l’unité en fournissant des services administratifs, notamment l’organisation et la planification des réunions de comités, la gestion des dossiers, préparation des ordres du jour et des présentations, analyse des données pour la préparation des rapports,, la rédaction et la diffusion des procès-verbaux. Vous organiserez également des événements et les activités des groupes de travail liés aux projets. Vous mettrez en œuvre les systèmes, procédures et politiques administratives tout en assurant le suivi des projets. Vous serez le premier point de contact pour les demandes de renseignements et communiquerez régulièrement au nom du directeur principal. Principales Responsabilités Responsable de l'administration quotidienne du Bureau des services de logement et d'accueil étudiants. Établit les priorités et les politiques du bureau. En collaboration avec le directeur principal, est responsable de l'élaboration et de la mise en œuvre des procédures administratives visant à améliorer l'efficacité du bureau. Représente le Bureau des services de logement et d'accueil étudiants (BSLE) et/ou l'accompagne à diverses réunions. Assure le suivi et la mise en œuvre adéquate des décisions prises par le BSLE et formule des recommandations. Administre les projets en tenant le BSLE informé des nouveautés et des changements. Recherche et, au besoin, rédige de nouveaux protocoles pour le BSLE en collaboration avec diverses unités de McGill. Favorise de bonnes relations avec les collègues et les unités. Assure la liaison avec les visiteurs internes et externes. Assure le suivi et la communication des informations aux directeurs adjoints au nom du BSLE. Connaît parfaitement l'horaire du BSLE. En collaboration avec le BSLE, planifie sa journée de travail et veille à ce que du temps approprié (pour les réunions, le suivi, etc.) soit prévu à l'ordre du jour. Traite les demandes de dernière minute et les situations d'urgence. Organiser, planifier, superviser et résoudre les problèmes liés à l'organisation (traiteur, réservations de salles, etc.) des événements et réunions. Rassembler les documents nécessaires aux réunions, événements, etc. afin de garantir la préparation et l'information du SDSHHS avant les réunions, la préparation en temps voulu des ordres du jour et la préparation et la diffusion de comptes rendus de réunion précis. Rédiger les notes de présentation pour le SDSHHS, en veillant à la cohérence des messages et à leur alignement avec les priorités de l'unité. Élaborer les ordres du jour des réunions ; rédiger, réviser et diffuser les comptes rendus. Assurer le secrétariat et/ou la liaison avec divers comités. Assurer le suivi auprès des participants concernant les décisions prises lors des réunions. Collaborer avec l'équipe Marketing et Communication pour élaborer des messages au nom du SDSHHS. Suivre et rapprocher les comptes ; participer à la préparation des rapports et des relevés. Compiler et analyser des statistiques et des données en vue de leur intégration dans des rapports. Mettre à jour des documents et des rapports, et préparer des présentations. Organiser les déplacements du SDSHHS, au besoin. Traiter les informations sensibles de manière confidentielle. Accomplir d'autres tâches connexes et participer à des projets spéciaux, au besoin. Autres Compétences Et/ou Aptitudes Requises Diplôme universitaire de premier cycle (de préférence). Capacité avérée à prendre des responsabilités et des initiatives pour obtenir des résultats avec un minimum de directives et de supervision. Excellentes aptitudes à la communication, tant à l'oral qu'à l'écrit, en français et en anglais (obligatoire). Expérience en coordination de voyages nationaux et internationaux. Expérience dans le secteur de l'hôtellerie ou au sein d'une faculté (un atout). Maîtrise de la suite MS Office et de la navigation Internet. Capacité démontrée à s'adapter aux priorités et aux échéances changeantes et à résoudre les problèmes. Autonomie et capacité à travailler aussi bien seul qu'en équipe dans un environnement dynamique et axé sur les résultats. Sens de l'organisation, motivation et capacité à gérer plusieurs demandes simultanément avec un grand sens de l'urgence. Capacité à garder son sang-froid sous pression et à s'adapter efficacement au changement. Excellentes aptitudes relationnelles et capacité éprouvée à traiter des situations confidentielles ou délicates avec discrétion, tact et diplomatie. Rigueur et souci du détail, permettant de produire des résultats précis et de grande qualité. Figurant parmi les meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons : Un ensemble d’avantages sociaux concurrentiels (assurance maladie, dentaire et vie) (sous conditions d’admissibilité) Un régime de retraite à cotisations déterminées (avec une contribution de l’employeur pouvant atteindre 10 %) (sous conditions d’admissibilité) Un régime enregistré d’épargne-retraite collectif (REER) et un compte d’épargne libre d’impôt (CELI) Une politique de vacances concurrentielle Deux (2) jours personnels Deux (2) jours fériés mobiles Neuf (9) « vendredis d’été » – jours de congé payés entre la Saint-Jean-Baptiste et la fête du Travail Congés payés pendant la période des Fêtes de décembre Exemption des frais de scolarité pour les employés réguliers et leurs personnes à charge Jusqu’à deux (2) jours de télétravail par semaine, selon les caractéristiques du poste Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l'Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec, sur le campus où se situe le poste. Connaissance de l’anglais : L’Université McGill est une université anglophone où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter la communication en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été évalué à un niveau # (qualificatif) sur une échelle de 3 à 4. Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique, veuillez cliquer ici. Formation Et Expérience Minimales Requises DEC III 3 Ans Expérience pertinente / Salaire Horaire (AAPNEUM Niveau H) $33.05 - $40.97 Heures Par Semaine 33.75 (Temps plein) Superviseur Senior Director Student Housing and Hospitality Services Date de fin de l’emploi (le cas échéant) : Date Limite Pour Postuler 2026-09-28 L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca.

What you’ll do

The incumbent will manage daily administrative operations for the Student Housing and Hospitality Services office, including committee coordination, report preparation, and project tracking. They will also serve as the primary point of contact for the Senior Director and facilitate communication across various university units.

Requirements

Candidates should possess a bachelor's degree and demonstrate strong organizational, communication, and problem-solving skills in both English and French. Proficiency in MS Office and the ability to handle confidential information with discretion are essential for this role.

Benefits

• Health insurance • Dental insurance • Life insurance • Defined contribution pension plan • Group RRSP • Tax-free savings account • Vacation policy • Personal days • Paid holidays • Summer Fridays • Holiday break pay • Tuition exemption

Listed skills

• Time management · Preferred
• Problem solving · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Attention to detail · Preferred
• Data analysis · Preferred
• MS-Office · Preferred
• Communication · Preferred
• Project management · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative support
• Project management
• Data analysis
• Meeting coordination
• Report writing
• Communication
• Bilingualism
• Travel coordination
• MS Office
• Problem solving
• Time management
• Confidentiality
• Diplomacy
• Attention to detail
• Event planning

Job areas

• Administrative
• Education
• Hospitality
• Management & Leadership