Coordonnatrice administrative / Coordonnateur administratif

Job summary

Administer McGill student loans and scholarships, reconcile loan funds and payment reports, investigate discrepancies, and coordinate emergency aid and donor-related activities. Maintain the unit’s website and communications, document procedures, support committees and events, and provide administrative assistance to the student aid team.

Job details

Veuillez référer au guide Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la façon de postuler. Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche). Bourses et aide financière Le Service des bourses et d’aide financière aux étudiants de McGill dispense des conseils sur les possibilités de financement, l’établissement de budgets et la gestion de l’endettement. Il administre toutes les aides financières des gouvernements des provinces, du Canada et des États-Unis. En outre, il offre un programme d’aide financière d’admission, des bourses d’admission, un programme d’aide financière en cours d’études (prêts et bourses) et un programme travail-études fondé sur les besoins financiers. Sommaire Du Poste Sous la direction de la superviseure immédiate ou du superviseur immédiat, fournir un soutien administratif et des services de secrétariat. La coordonnatrice administrative ou le coordonnateur administratif aux affaires étudiantes participe au bon fonctionnement des activités de l’unité, agit à titre de personne-ressource pour les politiques et les procédures, administre les comptes de l’unité et contribue à l’organisation des activités de l’unité. La ou le titulaire du poste est responsable des documents et des dossiers de l’unité et tient à jour les systèmes d’information informatisés. Responsabilités Et Tâches Principales ADMINISTRATION Administrer l’attribution et le versement des prêts de McGill à l’effectif étudiant. Sélectionner le fonds d’emprunt approprié en fonction des conditions du fonds de donatrices et donateurs et des critères de l’étudiante ou de l’étudiant et attribuer le prêt dans le système Banner d’aide aux étudiants. Surveiller le processus de rapprochement des fonds d’emprunt de McGill pour 75 fonds d’emprunt afin de s’assurer que les budgets sont suffisants, c’est-à-dire équilibrer les prêts accordés par rapport aux prêts remboursés. Surveiller les offres de prêts d’études dans le système Banner d’aide aux étudiants. Élaborer et mettre en œuvre des procédures pour traiter les offres de prêts en attente ou refusées. Communiquer avec l’effectif étudiant au cas par cas, en fonction de la situation de chaque personne. Verser les bourses de l’effectif étudiant de McGill, c’est-à-dire tous les versements non automatisés (ponctuelles) qui nécessitent une intervention. Déterminer les problèmes, les régler et effectuer des rajustements. S’assurer que les étudiantes et étudiants se sont inscrits au dépôt bancaire direct afin que les bourses leur soient versées directement. Annuler, réviser ou réattribuer les bourses aux étudiantes et étudiants et modifier les dates de versement des bourses ou les montants des relevés de versement. Assurer le suivi lorsque les critères d’admissibilité de l’effectif étudiant ne sont pas satisfaits. Enquêter sur les écarts et répondre aux demandes de prix fondées sur les besoins de l’effectif étudiant et du personnel. Surveiller et rapprocher divers rapports. Repérer et analyser les écarts et corriger les erreurs. Consulter l’équipe au sujet des problèmes, c’est-à-dire les fonds insuffisants, l’admissibilité non satisfaite, les rapports de versement. Effectuer des vérifications a posteriori pour s’assurer que l’admissibilité aux bourses d’études est maintenue, c’est-à-dire vérifier le statut d’inscription des étudiantes et étudiants, le programme d’études, le relevé de notes ou le dossier de quiconque inscrit à un programme combiné. Coordonner le processus d’« aide d’urgence » avec les conseillères et conseillers en aide financière du Service des bourses et d’aide financière aux étudiants et le personnel du Bureau des comptes étudiants, pour s’assurer que toute personne reçoit l’argent le jour même. Apporter une aide supplémentaire pour le traitement d’autres bourses d’études en périodes de pointe. Préparer les demandes de création de nouveaux fonds destinés aux bourses et aux prêts, une fois que les bourses établies par les donatrices et donateurs sont approuvées par le Comité des inscriptions et de l’aide financière. Organiser le versement des dons (dépôt de chèques) auprès du Bureau des dons et des Services financiers de l’Avancement universitaire. Apporter un soutien à la personne chargée de la supervision des activités de l’Avancement universitaire, c’est-à-dire préparer des rapports sur les étudiantes et étudiants bénéficiaires, contribuer à répondre aux demandes liées aux réceptions de remerciement des donatrices et donateurs ainsi que de l’effectif étudiant et à d’autres activités, et sélectionner les candidates et candidats qualifiés et communiquer avec eux. Participer, à l’appui des activités de l’Avancement universitaire, au programme de reconnaissance des dons des donatrices et donateurs. Rédiger, vérifier et distribuer des cartes et des lettres de remerciement. COMMUNICATIONS Tenir à jour le site Web de l’unité. Collaborer avec l’ensemble des spécialistes en la matière afin de veiller à ce que le public visé s’exprime d’une seule voix, c’est-à-dire qu’il agit à titre de réviseur et d’éditeur de contenu. Effectuer l’examen des fonctionnalités des systèmes et du contenu lors de l’installation de mises à niveau logicielles sur le site Web. Rechercher, rédiger, mettre en forme et réviser les communications de l’unité et celles diffusées par l’intermédiaire des moyens de communication destinés à l’effectif étudiant. Préparer des textes brefs en français ou traduire des textes brefs de l’anglais vers le français. Soutenir l’élaboration de plans et de projets de communication. Agir à titre de coordonnatrice ou coordonnateur principal pour la mise en œuvre de la refonte du site Web ainsi que des comptes X, Instagram et Facebook, entre autres. Mettre à jour le matériel promotionnel, c’est-à-dire les annonces sur les écrans, les bulletins électroniques, les brochures, les fiches d’information, les bulletins d’information, etc., et assurer l’uniformité avec le contenu Web. Préparer et rédiger des communications régulières sur les médias sociaux à l’intention de l’effectif étudiant. Tenir à jour le calendrier principal des communications et les messages liés aux alertes récurrentes à l’intention de l’effectif étudiant. Participer aux activités du Service de communication Web, c’est-à-dire aux laboratoires sur le Web, aux ateliers, aux groupes de discussion, à la réorganisation de l’architecture du site, aux mises à niveau logicielles, etc. Représenter l’unité au sein du Comité des communications des Services aux étudiants. Préparer des documents pour des initiatives de sensibilisation, des ateliers et d’autres activités, c’est-à-dire extraire des rapports de la base de données sur le financement des étudiants, manipuler des données, et préparer et envoyer des courriels individuels ou de masse à l’intention de l’effectif étudiant. Participer à l’orientation de l’effectif étudiant, à d’autres activités et à des présentations, c’est-à-dire Découvrez McGill, la Semaine du bien-être, McGill24, etc. Agir à titre de personne-ressource au sein de l’unité pour les mises à jour du dossier des étudiantes et étudiants dans le cadre de programmes combinés (achèvement d’un atelier, membre d’un conseil consultatif, etc.). AUTRE Documenter les procédures relevant de sa propre compétence en rédigeant, en révisant et en soumettant des articles de type « comment faire » pour la base de connaissances, qui concerne principalement les processus du système Banner d’aide aux étudiants. Il s’agit notamment de documenter les procédures d’attribution des prêts et de versement, d’annulation et de modification des bourses. Élaborer et tenir à jour un manuel de procédures pour les processus de versement des bourses. Apporter un soutien au Comité consultatif du Service des bourses et d’aide financière aux étudiants. Tenir à jour la liste des membres. Organiser des réunions et y assister. Rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des décisions dans sa sphère de responsabilité. Rédiger un rapport annuel sur les initiatives, les objectifs et les activités de l’unité. Résoudre des problèmes dans sa sphère de responsabilité. Consulter les documents pertinents et assurer la liaison avec les personnes-ressources appropriées afin d’obtenir et de fournir des renseignements ou de formuler des recommandations en vue d’améliorer les processus. Aider l’équipe de première ligne du Service des bourses et d’aide financière aux étudiants, au besoin. Travailler sur des projets spéciaux, au besoin. Autres Compétences Et/ou Aptitudes Souci de la clientèle et du service offert; aide l’ensemble des clientes et clients avec tact et diplomatie tout en maintenant une attitude et une apparence professionnelles en tout temps. Aptitude éprouvée à faire preuve d’ingéniosité et à bien comprendre l’information, à la retenir et à la communiquer clairement, et capacité reconnue à communiquer clairement et efficacement à tous les niveaux. Aptitude éprouvée à rédiger de la correspondance et à corriger avec précision des documents en utilisant les règles appropriées d’orthographe, de grammaire, de ponctuation et de mise en forme dans les deux langues officielles. Capacité d’exactitude et souci supérieur du détail. Aptitude certaine à appuyer diverses activités administratives. Capacité manifeste de travailler seul et en équipe. Capacité éprouvée de prendre des initiatives et de résoudre des problèmes. Fortes compétences organisationnelles accompagnées d’une capacité à accomplir plusieurs tâches en même temps, à établir des priorités et à travailler sous pression pour respecter de multiples échéances dans un milieu au rythme rapide et en constante évolution. Aptitude éprouvée à agir avec discrétion dans le traitement de renseignements confidentiels. Aisance démontrée à utiliser des applications technologiques et capacité reconnue à travailler dans un environnement d’ordinateurs personnels en utilisant MS Word et compétences avancées dans l’utilisation d’Excel, de PowerPoint, d’Outlook, de Banner (système Banner d’aide aux étudiants, SIS) (un atout) et de Minerva (un atout). Compétences en gestion de sites Web (système de gestion Web de McGill) pour tenir à jour, modifier et créer des pages pour le site Web dynamique de l’unité. Capacité de rédiger, de publier du contenu et de créer des activités sur les sites de médias sociaux. Français et anglais, parlés et écrits. Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau 4-usage courant sur une échelle de 0-4. Formation Et Expérience Minimales Requises DEP - Études de secrétariat 4 ans Expérience pertinente / DEP - Systèmes de bureautique Salaire Horaire (AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46 Heures Par Semaine 33.75 (Temps plein) Superviseur Operations & Scholarships Manager Date de fin de l’emploi (le cas échéant) : Date Limite Pour Postuler 2026-10-22 L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca.

What you’ll do

Administer McGill student loans and scholarships, reconcile loan funds and payment reports, investigate discrepancies, and coordinate emergency aid and donor-related activities. Maintain the unit’s website and communications, document procedures, support committees and events, and provide administrative assistance to the student aid team.

Requirements

Requires a secretarial studies vocational diploma and four years of relevant experience, or a vocational diploma in office systems. Candidates should have strong administrative, organizational, communication, proofreading, and problem-solving skills; advanced proficiency with Excel and other office applications is expected, while Banner and Minerva experience is an asset. French and English proficiency is required, including English at level 4 on McGill’s 0–4 scale.

Listed skills

• Administrative Support · Preferred
• Financial Reconciliation · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred
• Data analysis · Preferred
• Customer service · Preferred
• Problem solving · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative Support
• Student Loan Administration
• Scholarship Disbursement
• Financial Reconciliation
• Banner Student Aid System
• Excel
• Website Content Management
• Social Media Content
• Bilingual Written Communication
• Editing and Proofreading
• Data Analysis
• Customer Service
• Confidential Information Handling
• Organization and Prioritization
• Problem-Solving
• Meeting Coordination

Job areas

• Administrative
• Finance & Accounting
• Education
• Customer Service & Support
• Marketing

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