Administratrice de bureau et réceptionniste

Job summary

The role involves managing front-desk reception duties, coordinating office operations, and providing administrative support to various business units. Responsibilities also include organizing office events, maintaining facility standards, and acting as a liaison for IT and building management.

Job details

Administrateur·rice de bureau et réceptionniste Lieu : Montréal (Québec) Type d’emploi : Temps plein, hybride À propos du poste Procom est en quête d’un·e administrateur·rice de bureau et réceptionniste pour se joindre à son bureau de Montréal. Dans ce rôle, vous serez le visage et la voix du bureau, la première personne que rencontrent les employé·es, les visiteur·ses, les fournisseur·ses et les client·es, ainsi que la personne qui veille au bon déroulement des activités quotidiennes en coulisses. Si vous êtes organisé·e, bilingue et stimulé·e par la diversité des tâches, voici votre chance de laisser votre marque chaque jour. Vos fonctions Réception et opérations Accueillir les visiteur·ses et les employé·es à la réception, dans le respect des protocoles de sécurité du bureau. Surveiller la boîte vocale de l’entreprise et effectuer un suivi rapide. Recevoir, trier et acheminer le courrier entrant et les livraisons par messagerie; coordonner les envois sortants, y compris les livraisons internationales. Gérer les envois d’équipement informatique pour l’intégration et le départ des employé·es. Planifier et organiser les événements du bureau, de la conception jusqu’au rangement, y compris la coordination des fournisseur·ses, des services de traiteur et des communications. Mettre en forme, imprimer et relier les propositions, les demandes de propositions (DP), les présentations et le matériel de formation. Coordonner les attestations d’assurance propres aux client·es pour les équipes Ventes et Services-conseils. Préparer le matériel de présentation mensuel de la succursale et maintenir à jour le contenu télévisuel et vidéo du bureau. Assurer le suivi de la conformité de la formation liée à la Loi 90 pour la région du Québec. Gérer les rapports de dépenses des gestionnaires principaux·ales. Assurer la liaison entre le Soutien informatique et les employé·es francophones en traduisant les demandes et les instructions. Gestion des installations Maintenir la réception, la salle à manger, les salles de réunion et les aires communes propres et présentables. Préparer les salles de réunion et assurer le soutien technique audiovisuel et de vidéoconférence pour les réunions. Suivre et réapprovisionner les fournitures de bureau et de cuisine. Établir et maintenir les relations avec les fournisseur·ses, en tenant à jour leurs coordonnées. Gérer l’inventaire du matériel promotionnel et des articles à l’image de l’entreprise. Coordonner les services de déchiquetage, d’entreposage et de déménagement de bureau. Agir à titre de personne-ressource auprès de l’organisation gestionnaire de l’immeuble pour les problèmes liés aux installations. Gérer l’accès au bureau, y compris les cartes de sécurité et l’inscription des visiteur·ses. Suivre l’inventaire des ordinateurs portables avec l’équipe de soutien informatique et préparer les postes de travail des nouveaux·elles employé·es avant leur première journée. Soutien administratif Fournir un soutien administratif à plusieurs unités d’affaires. Tenir à jour la documentation des procédures liées à la réception et aux installations. Agir à titre de responsable désigné·e de la sécurité incendie pour le bureau de Montréal. Effectuer la conciliation mensuelle des dépenses liées à la carte de crédit de l’entreprise. Votre profil Au moins deux ans d’expérience en administration de bureau, en réception ou en soutien administratif, dans un milieu de bureau professionnel Expérience dans la coordination d’événements d’entreprise ou d’activités de bureau Diplôme d’études secondaires ou combinaison équivalente de formation et d’expérience Maîtrise du français et de l’anglais Solides compétences en Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams Excellentes habiletés interpersonnelles, de communication et de service à la clientèle Solides compétences organisationnelles et en gestion du temps (vous gérez avec aisance de multiples priorités et interruptions) Sens aigu du détail et approche discrète et professionnelle Aisance à travailler de façon autonome et à faire preuve d’initiative Esprit proactif et axé sur la résolution de problèmes, avec une capacité d’anticiper les besoins avant leur transformation en enjeux Capacité d’adaptation et débrouillardise dans un environnement au rythme soutenu Vos atouts Expérience en soutien aux cadres supérieur·es Expérience en gestion des installations de bureau et des relations avec les fournisseur·ses Connaissance des pratiques de santé et de sécurité au travail Parcours dans un environnement d’entreprise ou de services professionnels Pourquoi ce poste Vous façonnez l’expérience quotidienne de toutes les personnes qui franchissent la porte, en contribuant à la culture du bureau, en appuyant l’engagement des employé·es et en maintenant les activités à leur meilleur. Si vous aimez la diversité des tâches, si vous vous épanouissez à résoudre des problèmes et si vous prenez plaisir à créer une expérience de travail exceptionnelle, n’hésitez pas à communiquer avec nous. https://procomservices.com/fr-ca Prêt·e à passer à la prochaine étape de votre carrière? Procom aide des professionnel·les qualifié·es comme vous à saisir des occasions au sein d’organisations de premier plan du Canada. Postulez dès aujourd’hui. Procom entend favoriser une culture inclusive et accessible où chaque personne se sent valorisée, respectée et appuyée. Si vous avez besoin d’une mesure d’adaptation dans le cadre du processus de recrutement ou d’entrevue, veuillez en informer Procom, qui collaborera avec vous afin de répondre à vos besoins.

What you’ll do

The role involves managing front-desk reception duties, coordinating office operations, and providing administrative support to various business units. Responsibilities also include organizing office events, maintaining facility standards, and acting as a liaison for IT and building management.

Requirements

Candidates must have at least two years of experience in office administration or reception and be fully bilingual in French and English. Proficiency in Microsoft Office Suite and strong organizational and interpersonal skills are essential for this role.

Listed skills

• Time management · Preferred
• Customer service · Preferred
• Microsoft Teams · Preferred
• Problem solving · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred
• Office Administration · Preferred
• Microsoft Word · Preferred
• Microsoft Outlook · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Office administration
• Reception
• Event coordination
• Bilingual
• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Microsoft PowerPoint
• Microsoft Outlook
• Microsoft Teams
• Customer service
• Time management
• Problem solving
• Facility management
• Vendor management
• Administrative support

Job areas

• Administrative
• Customer Service & Support
• Consulting
• Management & Leadership