Coordinateur administratif/Coordinatrice administrative

Job summary

Compile and validate technicians’ inspection information, review and correct reports, follow up on missing details, and ensure reports are complete and compliant before sending and archiving them. Coordinate inspection appointments and client files, liaise with technicians, project managers, and clients, and support invoicing, quotations, and administrative process improvements.

Job details

Proximit*, en soutien à son client qui est une entreprise dans le domaine du câblage, de systèmes de sécurité et d'incendie à Boucherville, est à la recherche d'un coordonnateur administratif - gestion et révision de rapports pour compléter leur équipe. C’est un poste permanent, à temps plein de jour la semaine, offrant un salaire entre 27$ à 31$ par heure selon l’expérience. Votre rôle sera d’assurer la gestion, la révision et la correction des rapports produits à la suite des inspections effectuées par les techniciens, en plus de coordonner les suivis administratifs qui y sont liés. Vous serez responsable de vérifier les informations transmises, de repérer les erreurs, incohérences ou éléments manquants et de vous assurer que les rapports sont complets et conformes avant leur transmission aux clients. Avantages et conditions Horaire de bureau standard de jour 100% présentiel au bureau Salaire offert entre 27$ et 31$ par heure selon l’expérience Assurances (maladie complémentaire, dentaire, vie) Régime de retraite compétitif Belle ambiance de travail Collaboration étroite avec les équipes internes et les partenaires externes Environnement dynamique avec un volume élevé de projets simultanés Tâches du coordonnateur administratif - gestion et révision de rapports Volet Gestion et révision des rapports Compiler et valider les informations recueillies par les techniciens Réviser et corriger les rapports d’inspection Vérifier la cohérence des informations et des déficiences relevées Repérer les erreurs, incohérences ou informations manquantes Effectuer les suivis nécessaires auprès des techniciens afin d’obtenir les précisions requises S’assurer que les rapports sont complets, uniformes et conformes avant leur transmission aux clients Assurer la transmission et l’archivage des rapports Volet Coordination des inspections et des dossiers Planifier et coordonner les rendez-vous d’inspection Assurer le suivi des inspections en cours et à venir Maintenir les dossiers clients et la documentation à jour Effectuer les suivis administratifs auprès des clients et partenaires Assurer la liaison entre les techniciens, les chargés de projets et les clients Volet Soutien administratif et amélioration continue Participer au suivi de la facturation et à l’identification des extras Contribuer à la préparation de soumissions et de documents administratifs Mettre en place et maintenir des outils de suivi Participer à l’amélioration des processus administratifs et documentaires Profil recherché Minimum de 2 ans d’expérience en coordination administrative, gestion documentaire ou dans un rôle impliquant la révision et la correction de rapports Excellente maîtrise du français écrit et grande attention aux détails Capacité à analyser l’information et à repérer les erreurs, incohérences et éléments manquants Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office Grande rigueur, sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément Autonomie, débrouillardise et esprit d’initiative Expérience dans un environnement technique, en construction, en inspection ou en protection incendie, un atout Ce poste de coordonnateur administratif - gestion et révision de rapports à Boucherville vous intéresse? Postulez directement sur cette page ou envoyer votre CV à recrutement@proximit.ca Le masculin est utilisé pour alléger le texte À propos de Proximit* Proximit, c’est bien plus qu’un simple MSP (Managed Service Provider) : c’est un partenaire qui prend en charge tout ce qui touche à l’informatique afin de simplifier les opérations de ses clients. Spécialiste également du coaching pour les nouveaux MSP, Proximit comprend l’importance d’avoir la bonne équipe pour soutenir la croissance d’une entreprise. En constatant que plusieurs de ses clients éprouvaient des défis de recrutement dans différents secteurs d’activités — sans vouloir assumer les frais élevés des agences traditionnelles — Proximit a décidé de lancer son propre service de recrutement. Aujourd’hui, Proximit accompagne donc ses clients dans la recherche de talents pour divers types de postes, avec une approche accessible, humaine et adaptée à leur réalité.

What you’ll do

Compile and validate technicians’ inspection information, review and correct reports, follow up on missing details, and ensure reports are complete and compliant before sending and archiving them. Coordinate inspection appointments and client files, liaise with technicians, project managers, and clients, and support invoicing, quotations, and administrative process improvements.

Requirements

At least two years of experience in administrative coordination, document management, or a role involving report review and correction is required, along with excellent written French, strong attention to detail, analytical ability, and proficiency with Microsoft Office. Candidates should be organized, rigorous, autonomous, resourceful, and able to manage multiple files; experience in a technical, construction, inspection, or fire-protection environment is an asset.

Benefits

• Supplemental Health Insurance
• Dental Insurance
• Life Insurance
• Competitive Retirement Plan
• Collaborative Work Environment

Listed skills

• Appointment Scheduling · Preferred
• Organization · Preferred
• Attention to detail · Preferred
• Multitasking · Preferred
• Microsoft Office · Preferred
• Process Improvement · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative Coordination
• Document Management
• Report Review
• Report Editing
• Written French
• Attention to Detail
• Information Analysis
• Error Detection
• Microsoft Office
• Organization
• Multitasking
• Appointment Scheduling
• Client Communication
• Invoicing Follow-Up
• Quotation Preparation
• Process Improvement

Job areas

• Administrative
• Construction
• Security & Safety

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