Adjoint(e) administratif(ve)

Job summary

The administrative assistant will support the public works department by managing billing, validating work orders, and overseeing contracts and tenders. This role involves maintaining accurate records and ensuring efficient follow-up on all operational administrative tasks.

Job details

Sanivac est à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour soutenir les activités de notre département de Pompage & Nettoyage - Travaux publics. Tu joueras un rôle important dans le suivi administratif des opérations, principalement au niveau de la facturation, de la validation des bons de travail, des contrats et des appels d’offres. Ton organisation et ta rigueur permettront de garder les dossiers à jour et d’assurer un suivi efficace des travaux réalisés. Depuis 1961, Sanivac, une entreprise d’ici, québécoise et familiale, se positionne comme chef de file dans divers services environnementaux. Nos spécialités incluent la location de toilettes portatives et de roulottes sanitaires, le nettoyage d’égouts, ainsi que la vidange de fosses septiques et de trappes à graisse. Nous sommes également experts en hydro-excavation et en maintenance d’infrastructures urbaines. Salaire : À partir de 55 000 $/année, selon ton expérience et tes qualifications Horaire : Temps plein de jour, du lundi au vendredi Pourquoi tu vas aimer travailler avec nous : • Paie déposée à la semaine pour une gestion efficace de tes finances • Plan d’épargne – Retraite avec contribution de l’employeur • Opportunités concrètes d’avancement et de carrière pour les employés motivés • Assurances généreuses couvrant les soins clés comme la physio, l’ostéo et la massothérapie • Gym et stationnement sur place • Et encore plus ! Les défis que nous avons pour toi : • Préparer et assurer le suivi administratif des appels d’offres, notamment sur SEAO • Obtenir et rassembler les garanties financières, preuves d’assurance et documents requis pour les contrats • Examiner les bons de travail, valider les heures des opérateurs et préparer les dossiers pour la facturation • Préparer et émettre la facturation des contrats en validant l’exactitude des travaux réalisés et des informations à facturer • Soutenir le département dans ses différents mandats, suivis administratifs et communications Ce que nous recherchons chez toi : • Expérience pertinente en administration, facturation ou soutien administratif • Formation en bureautique, administration ou toute autre expérience pertinente • Expérience avec la facturation de contrats, les bons de travail ou dans un environnement opérationnel, un atout • Connaissance des appels d’offres, de la lecture de devis ou de SEAO, un atout • Bonne maîtrise de Word, Excel, Outlook, Teams et des outils informatiques courants • Minutie, rigueur et souci du détail dans le traitement et la validation des informations • Excellent sens de l’organisation, autonomie et facilité à gérer plusieurs priorités et échéanciers Rejoins notre équipe et mets de l'avant tes compétences exceptionnelles pour contribuer au succès de notre entreprise et de ta carrière professionnelle ! Ton expertise sera un véritable atout pour notre équipe qui deviendra la tienne. #SV8

What you’ll do

The administrative assistant will support the public works department by managing billing, validating work orders, and overseeing contracts and tenders. This role involves maintaining accurate records and ensuring efficient follow-up on all operational administrative tasks.

Requirements

Candidates should have relevant experience in administration or billing and proficiency with office software like Word and Excel. Knowledge of tender processes and SEAO is considered an asset for this position.

Benefits

• Weekly pay • Retirement savings plan with employer contribution • Career advancement opportunities • Health insurance • Physiotherapy coverage • Osteopathy coverage • Massage therapy coverage • On-site gym • On-site parking

Listed skills

• Time management · Preferred
• Microsoft Teams · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Attention to detail · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred
• Communication · Preferred
• Data entry · Preferred
• Microsoft Word · Preferred
• Billing · Preferred
• invoicing · Preferred
• Microsoft Outlook · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative support
• Billing
• Invoicing
• Contract management
• Tender management
• SEAO
• Work order validation
• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Microsoft Outlook
• Microsoft Teams
• Data entry
• Attention to detail
• Organizational skills
• Time management
• Communication
• Management
• Detail Oriented
• Organizational Skills
• Microsoft Office
• Data Validation
• Time Management
• Office Management
• Administrative Support
• Administrative Functions
• Data Entry
• Contract Management
• Excavation
• Public Works

Job areas

• Administrative
• Construction
• Environmental & Sustainability
• Finance & Accounting
• Logistics
• Administrative Assistant
• Office / Administrative Assistant (General)
• Administrative and Executive Secretaries
• Secretaries and Administrative Assistants, Except Legal, Medical, and Executive