Adjoint(e) administratif(ve) à la direction

Job summary

Provide administrative and operational support to the residence, including staff scheduling, employee records, payroll preparation, invoicing, payment collection, and document management. Coordinate with healthcare partners and families on resident matters while helping maintain a safe, organized environment.

Job details

Vous êtes une personne organisée, débrouillarde et polyvalente, qui aime être au cœur de l’action et contribuer concrètement au bon fonctionnement d’un milieu de vie? La résidence L’Artisan, ressource intermédiaire située à Saint-Eustache, est à la recherche d’un(e) Adjoint(e) administratif(ve) à la direction à la direction pour se joindre à son équipe! VOTRE RÔLE: Sous la supervision du directeur des opérations, vous assurerez un soutien administratif et opérationnel essentiel au bon fonctionnement de la résidence. Votre quotidien sera varié et vous mènera à contribuer à la gestion des dossiers du personnel, au suivi des processus administratifs, à la coordination des activités courantes et au maintien d’un environnement structuré, conforme et sécuritaire pour les résidents et les équipes. Les principales tâches et responsabilités seront : 1. Soutien administratif et communication Soutenir la direction dans diverses tâches administratives et dans la gestion quotidienne de la résidence. Rédiger et mettre à jour les politiques, procédures, notes de service et formulaires, puis en assurer la diffusion auprès des équipes. Assurer la communication des informations liées aux activités de la résidence et rédiger la correspondance. Tenir à jour le classement et la gestion documentaire. Appliquer rigoureusement les règles de confidentialité afin de protéger les renseignements personnels. 2. Gestion des ressources humaines Produire les horaires de travail des employés syndiqués, en respectant la convention collective. Coordonner les remplacements, ajuster les quarts de travail et gérer les demandes de congé, en collaboration avec les chefs de département. Tenir à jour le cahier de poste et les outils de suivi internes. Participer aux étapes administratives d’embauche : vérifier les antécédents, recueillir les documents requis et créer les dossiers employés. Mettre à jour les dossiers du personnel (formations, certifications, permis, attestations) et en assurer la conformité. 3. Paie et gestion administrative Vérifier et valider les feuilles de temps, préparer les pré-états de paie et transmettre les informations au service de la paie. Assurer l’entrée et la mise à jour des données dans le système de paie (embauche, départ, ajustements, primes, congés). 4. Comptabilité et gestion des fournisseurs Préparer et coder les différentes factures et documents de facturation (résidents, RI : entrées/sorties, CISSS, SAD, RPA+, etc.), puis les transmettre au service de comptabilité. Encaisser les paiements des résidents et des services offerts (services achetés, services de la coiffeuse, etc.). Effectuer les dépôts bancaires. Gérer la petite caisse de la résidence ainsi que la petite caisse des résidents. 5. Relations externes et soutien aux opérations Collaborer avec les intervenants du CISSS pour le suivi des dossiers des résidents (admissions, retours, mises à jour). Contribuer au maintien d’un environnement propre, organisé et sécuritaire pour les résidents. Assurer et maintenir le lien avec les familles tout au long du parcours : accueil, transmission d’informations, organisation et coordination de rencontres, entretiens ou appels de satisfaction. Effectuer toute autre tâche connexe demandée par son supérieur immédiat. À propos de la résidence : L’Artisan est une résidence privée faisant partie du Groupe Santé Valeo. Ayant une vocation de ressource intermédiaire, elle répond aux besoins de personnes âgées en perte d’autonomie physique ou cognitive, qui nécessitent de l’accompagnement, du soutien et des soins dans leur quotidien. Notre mission est d’accompagner les aînés dans leur parcours de vie, en proposant un continuum de soins et de services personnalisés, dans le respect de leur rythme et de leur autonomie. Travailler à L’Artisan, c’est mettre l’humain au cœur de sa pratique. Nous valorisons la contribution de chacun et favorisons un climat de travail sain, respectueux et collaboratif. VOTRE PROFIL : Vous êtes reconnu(e) pour votre professionnalisme, votre sens de l’organisation et votre rigueur, autant que pour votre empathie, votre capacité à anticiper les besoins et vos excellentes compétences relationnelles. Vous savez conjuguer efficacité administrative et approche humaine, et vous êtes à l’aise autant dans la gestion de dossiers que dans les échanges avec les employés, les résidents, les familles et les partenaires. EXIGENCES REQUISE : Formation pertinente en administration ou expérience équivalente ; Minimum de deux (2) années d’expérience dans un rôle d’adjointe administrative, d’adjointe à la direction ou dans un poste administratif polyvalent ; Expérience en gestion d’horaires, en paie ou dans un environnement syndiqué, un atout ; Expérience dans le secteur de la santé, en RI, RPA ou CHSLD, un atout ; Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office ; Excellente maîtrise du français parlé et écrit ; Capacité à traiter des renseignements confidentiels avec discrétion et professionnalisme ; Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature. Seules les personnes retenues seront contactées. Nous souscrivons au principe de l’accès à l’égalité en emploi. Les candidatures des minorités visibles et ethniques, des Autochtones, des personnes handicapées et des femmes sont encouragées. Des mesures d’adaptation peuvent être offertes aux personnes handicapées en fonction de leurs besoins.

What you’ll do

Provide administrative and operational support to the residence, including staff scheduling, employee records, payroll preparation, invoicing, payment collection, and document management. Coordinate with healthcare partners and families on resident matters while helping maintain a safe, organized environment.

Requirements

Requires relevant education in administration or equivalent experience, plus at least two years in an administrative support or similar role. Strong Microsoft Office skills, excellent spoken and written French, and discretion with confidential information are required; experience with scheduling, payroll, unionized workplaces, or healthcare settings is an asset.

Listed skills

• Administrative Support · Preferred
• scheduling · Preferred
• Cash handling · Preferred
• Microsoft Office · Preferred
• Family Relations · Preferred
• interpersonal skills · Preferred
• Organization · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative Support
• Scheduling
• Payroll Administration
• Human Resources Administration
• Time Sheet Validation
• Invoice Processing
• Cash Handling
• Bank Deposits
• Document Management
• Microsoft Office
• Written and Verbal Communication
• Confidentiality
• Family Relations
• Interpersonal Skills
• Organization
• French Language Proficiency

Job areas

• Administrative
• Human Resources
• Finance & Accounting
• Healthcare
• Customer Service & Support

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