Commis à la documentation

Job summary

Inventory, validate, track, retrieve, classify, and locate documents and files using established lists, databases, and document management systems. Follow document management, confidentiality, quality, and safety procedures while collaborating with the team to meet deadlines.

Job details

Description de l'entreprise Gestion documentaire Description de l’offre d’emploi Description Du Poste Le commis au classement joue un rôle essentiel dans la bonne gestion documentaire des organisations. Il est responsable d’assurer l’organisation, la validation et la mise à jour des documents selon les procédures établies. Il participe activement au suivi, au repérage et au classement des dossiers dans les systèmes et voûtes prévues à cet effet. Sous la supervision d’un chargé de projet, il veille à la conformité, à la qualité et à la sécurité de l’information, tout en appliquant les règles de gestion documentaire et les normes de confidentialité en vigueur. Responsabilités principales Effectuer la prise d’inventaire des documents et en assurer le suivi dans une base de données (principalement Excel). Valider l’état des dossiers (ouverts, fermés ou à transférer) dans les portails ou systèmes de gestion documentaire. Sortir, classer et localiser les dossiers selon des listes préétablies. Appliquer rigoureusement les règles et procédures de gestion documentaire. Collaborer avec l’équipe de travail pour assurer la fluidité des opérations et le respect des échéanciers. Maintenir un environnement de travail ordonné et sécuritaire. Respecter la confidentialité des documents manipulés. Compétences et qualités recherchées Bon sens de l’organisation et souci du détail. Capacité à travailler de façon autonome, rigoureuse et méthodique. Connaissance de base des outils informatiques, particulièrement Excel. Rigueur, discrétion et respect des procédures. Esprit d’équipe et fiabilité dans l’exécution du travail. Conditions de travail Formation complète offerte à l’interne. Possibilités d’avancement vers des postes de technicien en documentation ou chargé de projet. Environnement de travail humain et stimulant. Mandats variés dans plusieurs régions du Québec. Un véhicule pour les déplacements est nécessaire ou la/le candidat demeure à Lévis Qualifications professionnellesCette offre d'emploi est soumise à une qualification professionnelle reconnue en dehors du réseau scolaire ou universitaire : (certificats, permis, cours, appartenance à un ordre ou une association professionnelle, etc.)Langues Français parlé et écrit - Élevé Expérience7 à 11 moisCompétences Assiduité et ponctualité Capacité à travailler en équipe Respect des normes et règlements

What you’ll do

Inventory, validate, track, retrieve, classify, and locate documents and files using established lists, databases, and document management systems. Follow document management, confidentiality, quality, and safety procedures while collaborating with the team to meet deadlines.

Requirements

Candidates should be organized, detail-oriented, methodical, reliable, and able to work independently and as part of a team. Basic computer skills, particularly Excel, and respect for procedures and confidentiality are expected; 7 to 11 months of experience is listed.

Benefits

• Internal Training • Advancement Opportunities • Varied Assignments Across Multiple Regions

Listed skills

• Teamwork · Preferred
• Organization · Preferred
• Reliability · Preferred
• Attention to detail · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred
• punctuality · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Document Management
• Document Classification
• Document Inventory
• File Tracking
• File Retrieval
• Excel
• Database Management
• Attention to Detail
• Organization
• Confidentiality
• Following Procedures
• Teamwork
• Reliability
• Punctuality

Job areas

• Administrative