Agent(e) de liaison administratif auxiliaire

Job summary

Provides administrative support to the residential property management division, including tracking manager performance, preparing vacancy reports, calculating fees, and coordinating major-work schedules. Follows up with internal and external property managers on required documents and standards, organizes project visits and training, and communicates organizational objectives and issues to management.

Job details

La Société d’habitation et de développement de Montréal est une société paramunicipale à but non lucratif et financièrement autonome. Chef de file en gestion immobilière et en développement immobilier responsable, elle favorise l’amélioration des milieux de vie des Montréalais en contribuant au développement économique et social de la Ville de Montréal par la mise en valeur d’actifs immobiliers de nature résidentielle, institutionnelle, industrielle, commerciale et culturelle sur son territoire. Elle est à la recherche d’un candidat dynamique et motivé afin de pourvoir de façon temporaire le poste syndiqué suivant : Quel serait votre quotidien ? L’objectif principal de la fonction est d’assurer et d’effectuer un soutien administratif à l’ensemble de la direction de la gestion immobilière résidentielle. Dans le cadre de ses activités professionnelles, le titulaire du poste a pour principaux mandats de : Collabore à la mise en place de divers systèmes de suivis et d’outils de mesure relatifs à la performance des gestionnaires externes et internes de la Direction de la gestion immobilière résidentielle; Génère les rapports mensuels du taux de vacances pour les logements et les stationnements du parc résidentiel géré à l’interne et à l’externe; Calcule les honoraires pour les travaux majeurs des gestionnaires externes; S’assure que le tableau prévisionnel des travaux majeurs est acheminé aux gestionnaires externes et internes; S’assure que les actions nécessaires sont prises au moment opportun pour aviser les gestionnaires externes et internes des travaux à venir; Assure les suivis pour la remise de documents auprès des gestionnaires externes et l’application des normes de la SHDM comme prévu à la convention de gérance, soit la remise de la preuve d'assurance et la remise des rapports et des certificats d'inspection d’alarme-incendie annuellement, le rapport trimestriel pour les punaises, le respect des processus d’appel d'offres, la transmission de documents demandés par la SHDM (factures et preuves de paiement) pour le calcul des honoraires pour les travaux majeurs, les remises en état, les travaux et l’entretien des immeubles; Recommande les modifications souhaitables à la convention de gérance à son supérieur immédiat; Assure les suivis nécessaires relatifs aux associations des propriétés Autonomie+; Collecte les données pertinentes pour évaluer la prestation des gestionnaires externes et internes; Organise les visites administratives des projets; Collabore à l’organisation des séances d’information et de formation avec les gestionnaires externes et internes pour assurer l’uniformisation et la standardisation des pratiques; Assure la bonne communication des objectifs de la SHDM aux gestionnaires externes; Voit à l’application et au respect des politiques, des procédures et des règlements de la SHDM; Identifie et acheminer toute problématique à son supérieur; Effectue toute tâche connexe et de même nature à la demande de son supérieur. Correspondez-vous au profil recherché ? Détient un diplôme d’études collégiales en administration ou dans une discipline pertinente; Possède un minimum de deux (2) années d’expérience pertinentes dans un poste similaire. Toute expérience dans le domaine municipal constitue un atout; Maîtrise les outils de la suite MS Office, particulièrement Excel; Possède une excellente maîtrise du français dans l’expression orale et écrite, possède des connaissances de l’anglais (un atout), a une grande capacité d’adaptation aux différentes clientèles et souci aigu du service auprès de la clientèle, a d’excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles; fait preuve de discrétion et confidentialité ainsi que de rigueur et d’intégrité, démontre une excellente capacité de synthèse et d’analyse, a une bonne tolérance au stress et un sens de l’organisation ainsi qu’une bonne gestion des priorités. Qu’est-ce que notre collaboration vous apportera? L’échelle salariale pour le poste se situe entre 55 784 $ et 67 597$. Des Conditions D’emploi Des Plus Concurrentielles Sont Offertes, Dans Une Entreprise à Taille Humaine Qui Contribue à Répondre Aux Enjeux De L’immobilier Abordable Travail en mode hybride : Possibilité de télétravail trois (3) jours par semaine; Facilement accessible en métro : Station Berri UQAM

What you’ll do

Provides administrative support to the residential property management division, including tracking manager performance, preparing vacancy reports, calculating fees, and coordinating major-work schedules. Follows up with internal and external property managers on required documents and standards, organizes project visits and training, and communicates organizational objectives and issues to management.

Requirements

Requires a college diploma in administration or a relevant discipline and at least two years of relevant experience; municipal experience is an asset. Candidates should be proficient in Microsoft Office, especially Excel, have excellent spoken and written French, and demonstrate strong analytical, organizational, interpersonal, and customer-service skills.

Benefits

• Hybrid Work
• Remote Work Up To Three Days Per Week
• Convenient Metro Access

Listed skills

• Administrative Support · Preferred
• Performance Monitoring · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred
• Vendor Coordination · Preferred
• Communication · Preferred
• interpersonal skills · Preferred
• Organization · Preferred
• Prioritization · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative Support
• Performance Monitoring
• Report Generation
• Excel
• Data Collection and Analysis
• Property Management
• Contract Administration
• Vendor Coordination
• Document Compliance
• Communication
• Interpersonal Skills
• Organization
• Prioritization
• Confidentiality
• Discretion
• French Language Proficiency

Job areas

• Administrative
• Sales
• Customer Service & Support

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