Adjoint(e) juridique de direction

Job summary

The legal executive assistant will proactively manage administrative tasks for the litigation and Montreal legal teams, including document management and budget tracking. Responsibilities also include coordinating meetings, travel, and legal billing processes while maintaining high standards of confidentiality.

Job details

Vous êtes aussi unique que votre parcours, votre expérience et votre point de vue. Ici, vous serez encouragé, habilité et défié à être à votre meilleur. Vous travaillerez avec des collègues dynamiques – des experts dans leurs domaines – qui sont désireux de partager leurs connaissances avec vous. Vos leaders vous inspireront et vous aideront à atteindre votre potentiel et à vous envoler vers de nouveaux horizons. Chaque jour, vous aurez de nouvelles et passionnantes occasions de rendre la vie plus brillante pour nos Clients – qui sont au cœur de tout ce que nous faisons. Chez Sun Life, nous sommes guidés par notre Raison d'être : aider nos Clients à réaliser la sécurité financière à vie et à vivre une vie plus saine. Nos valeurs façonnent notre façon de travailler : bienveillance, authenticité, audace, inspiration et impact. Quand vous vous joignez à Sun Life, vous travaillez avec des collègues passionnés et des leaders habilitants qui soutiennent votre croissance et célèbrent vos contributions, afin que vous puissiez faire une différence significative dans la vie de nos Clients. Découvrez comment vous pouvez faire une différence dans la vie des personnes, des familles et des communautés du monde entier. Description de poste: À titre d’adjoint(e) juridique de direction auprès de l’équipe juridique de Litige de la Sun Life et de l’équipe juridique de Montréal, vous serez responsable d’assurer, de façon proactive, la gestion des tâches administratives au sein d’une équipe juridique collaborative et dynamique. La personne idéale est une joueuse ou un joueur d’équipe confiant, proactif et rigoureux, qui possède d’excellentes compétences en organisation, en gestion du temps et en communication, ainsi que la capacité de mener de front diverses responsabilités. Relevant de la Vice-présidente adjointe et avocate gestionnaire, Litige, la personne retenue exercera ses fonctions dans un environnement au rythme soutenu où la confidentialité est essentielle. Il s’agit d’un poste hybride basé à Montréal. Les fonctions: Anticiper de façon proactive les besoins de l’équipe dans un environnement dynamique au rythme soutenu Aider à la planification des réunions et des déplacements, au traitement des demandes de remboursement de dépenses ainsi qu’aux activités liées à l’arrivée et au départ des employés Ouvrir, suivre et fermer les dossiers juridiques dans les systèmes de gestion documentaire (Legal Tracker et iManage); communiquer avec les conseillers juridiques externes et leurs équipes de soutien administratif; coordonner l’approbation et le paiement des factures juridiques; et procéder à l’achat de fournitures Soutenir l’équipe juridique de Montréal ainsi que la Vice-présidente Litige Préparer et mettre en forme des documents à l’aide de diverses applications, notamment Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneNote et iManage Préparer les rapports de dépenses, soumettre les dépenses et assurer le suivi du budget de l’équipe Organiser et classer les documents Contribuer à la gestion du budget et des dépenses de l’équipe Contribuer à la préparation de documents et de présentations destinés à des auditoires internes et externes Assurer le remplacement durant les vacances et les absences du personnel, au besoin Les aptitudes pour réussir: Au moins cinq ans d’expérience à titre d’adjoint(e) juridique de direction auprès d’avocats La connaissance des documents juridiques courants constitue un atout Maîtrise de la suite Microsoft (notamment Word, OneNote, Excel, PowerPoint et Outlook) et d’Adobe Capacité de traiter des renseignements de nature confidentielle et d’en préserver la confidentialité Approche proactive et adaptable, sens des responsabilités, réactivité et fiabilité Solides compétences interpersonnelles et capacité de travailler efficacement en équipe comme de façon autonome Solides compétences en gestion du temps et en organisation, avec la capacité de gérer des priorités changeantes Capacité de travailler avec plusieurs systèmes internes ainsi qu’avec des bases de données internes et externes Capacité de travailler dans un environnement sans papier et à volume élevé Capacité d’exercer un bon jugement et de prendre des décisions relativement à des questions administratives complexes Capacité d’apprendre rapidement et de bien comprendre les fonctions, les objectifs et la vision globale du service La capacité d’utiliser des outils d’IA constitue un atout Bilinguisme (français, anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit) nécessaire en raison des interactions fréquentes avec des collègues ou partenaires internes anglophones et francophones à l’échelle canadienne ou mondial Ce poste nécessite une vérification de fiabilité. En plus d’une demande de renseignements relative à l’application de la loi et d’une enquête de crédit, le Gouvernement du Canada demandera, dans le cadre de votre demande, si vous avez vécu ou voyagé en dehors du Canada durant six mois consécutifs au cours des 5 dernières années. Vous devez aussi justifier toute activité durant cette période. Pourquoi se joindre à nous, sous le soleil? Des cheminements de carrière variés et de formidables possibilités de réseautage Un programme d’assurance collective à la carte dès votre premier jour de travail pour répondre à vos besoins et à ceux de votre famille Nous nous engageons à créer un milieu de travail inclusif et respectueux. Notre objectif? Faire en sorte que tout le monde ait la chance d’atteindre son plein potentiel Nous sommes fiers d’avoir été reconnus comme l’un des meilleurs lieux de travail en Ontario en 2025 selon Great Place to Work® Canada Nous sommes ravis d’avoir reçu l’Ordre de l’excellence dans la catégorie Santé mentale au travail®,le plus haut niveau de certification décernée par Excellence Canada pour la priorisation du bien-être des employés, la promotion d’une culture de travail positive et l’excellence en santé mentale L'étendue du salaire de base s'applique au lieu principal pour lequel l'emploi est affiché. Elle peut varier en fonction du lieu de travail du candidat retenu ou d'autres facteurs. En plus du salaire de base, les employés admissibles de Sun Life participent à divers régimes d'encouragement dont le paiement est discrétionnaire et assujetti au rendement individuel et à celui de l'entreprise. Certains rôles axés sur les ventes comportent des régimes d'encouragement à la vente basés sur les résultats des ventes individuelles ou de groupe. La diversité et l'inclusion ont toujours été au cœur de nos valeurs chez Sun Life. Une main-d'œuvre diversifiée avec des perspectives variées et des idées créatives profite à nos Clients, aux communautés où nous opérons et à nous tous comme collègues. Nous accueillons les demandes de personnes qualifiées de tous les milieux. Les personnes handicapées qui ont besoin d'accommodements dans le processus de demande ou celles qui ont besoin d'offres d'emploi dans un format différent peuvent envoyer une demande par courriel à thebrightside@sunlife.com. Nous sommes fiers d'être une organisation hybride qui offre à nos employés le choix et la flexibilité de travailler à la fois au bureau et virtuellement en fonction des besoins de l'entreprise, de nos Clients et de vous. Nous pouvons utiliser l'intelligence artificielle pour soutenir la recherche de candidats, le filtrage et la planification des entrevues. Nous remercions tous les candidats d'avoir manifesté de l'intérêt pour ce poste. Seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés. Échelle salariale: 49,000/49 000 - 77,000/77 000 Catégorie d'emploi: Affaires juridiques Fin de l'affichage: 27/09/2026

What you’ll do

The legal executive assistant will proactively manage administrative tasks for the litigation and Montreal legal teams, including document management and budget tracking. Responsibilities also include coordinating meetings, travel, and legal billing processes while maintaining high standards of confidentiality.

Requirements

Candidates must have at least five years of experience as a legal executive assistant and demonstrate proficiency in the Microsoft Office suite. Strong organizational skills, the ability to handle confidential information, and bilingualism in French and English are essential for this role.

Benefits

• Group insurance • Career development • Networking opportunities • Mental health support

Listed skills

• Time management · Preferred
• Adobe · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred
• Microsoft Office · Preferred
• Microsoft Word · Preferred
• Microsoft Outlook · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Legal administration
• Litigation support
• Microsoft Office
• Word
• Excel
• PowerPoint
• OneNote
• Outlook
• Adobe
• Legal Tracker
• iManage
• Time management
• Organizational skills
• Confidentiality
• Bilingualism
• Proactive communication

Job areas

• Legal
• Administrative
• Finance & Accounting