Adjoint(e) administratif(ve)

Job summary

The role involves managing daily administrative tasks including bookkeeping, payroll, invoicing, and supporting the team with various internal tools. You will also coordinate team activities, handle grant applications, and contribute to the optimization of internal administrative processes.

Job details

Voici un poste à distance. Adjoint(e) administratif(ve) Simplifions demain, ensemble. Chez Tooly, on aide les PME à tirer un vrai avantage de l'écosystème Zoho, avec des projets qui ont un impact concret sur leur quotidien : simplifier, faire gagner du temps et améliorer la prise de décision. Ici, chacun(e) a de la place pour proposer, décider et progresser dans un environnement humain, basé sur l’entraide, la transparence et le feedback. Notre ambition : devenir le partenaire Zoho francophone de référence avec une équipe engagée et fière de son impact. Ta mission : être le couteau suisse de Tooly ! Polyvalent(e), débrouillard(e) et toujours plein(e) de ressources, tu sais prendre les choses en main et trouver des solutions. Ton rôle : assurer une organisation administrative fluide et soutenir efficacement la direction et les équipes au quotidien. Courriels, documents, facturation, paiements ou outils internes : tu gardes le fil, fais avancer les suivis et t’assures que rien ne tombe entre deux chaises. Bref, quand il faut organiser, coordonner, anticiper ou débloquer une situation, tu n’attends pas qu’on te donne le mode d’emploi : tu passes à l’action. Tes responsabilités au quotidien : Assurer la tenue de livres dans Zoho Books : saisies, suivis, rapprochements bancaires, etc. Gérer la paie et assurer la mise à jour des banques de vacances. Gérer la boîte courriel info et les appels entrants, en assurant les suivis nécessaires. Collaborer aux activités comptables et fiscales de fin d’année. Assurer le suivi des comptes clients et fournisseurs ainsi que les paiements auprès de nos collaborateur(trice)s. Générer et assurer le suivi des factures clients. Participer à l’amélioration continue de nos processus administratifs, en étroite collaboration avec la directrice administrative. Contribuer à l’optimisation et à la gestion de nos outils internes : Zoho Vault, Zoho Connect, Zoho Learn, Google Drive, etc. Rédiger les dossiers de subventions et en assurer le suivi. Effectuer une veille proactive des appels d’offres pertinents pour Tooly. Participer à la coordination et à l’organisation des activités et événements d’équipe. Prendre en charge les projets ponctuels qui demandent recherche, débrouillardise et créativité. Trouver un fournisseur de biscuits chinois brandés pour un événement? Challenge accepted ? Profil Le profil que nous recherchons : Les compétences s’acquièrent. L’attitude, elle, fait toute la différence. Nous cherchons avant tout une personne qui se reconnaît ici : Tu maîtrises très bien le français, autant à l’oral qu’à l’écrit. Tu es reconnu(e) pour ton autonomie, ta proactivité et ta débrouillardise : quand tu prends quelque chose en charge, tu t’assures que ça avance et tu vas jusqu’au bout. Tu possèdes une expérience concrète en tenue de livres et tu es à l’aise avec les chiffres. Tu as le réflexe d’organiser et d’améliorer les façons de faire pour les rendre plus simples, claires et efficaces. Tu es curieux(se), tu apprends rapidement et tu t’adaptes facilement aux nouveaux outils et aux nouvelles façons de travailler. Tu aimes collaborer, rendre service et contribuer à ce que l’équipe puisse avancer efficacement. Tu es à l’aise avec les outils numériques et tu n’as pas peur d’en découvrir de nouveaux. Tu connais déjà l’écosystème Zoho? C’est un atout! Informations contractuelles Pourquoi choisir l’aventure Tooly ? 100 % en télétravail. Un environnement inclusif où chaque voix compte. Participe activement à l'évolution d'une entreprise ambitieuse. Horaire de 40h/semaine, flexibilité et fermeture complète durant le temps des fêtes. Conditions & Avantages : Salaire : Entre 50 000 $ et 60 000 $ selon l’expérience. Équipement : 500 $ au 2 ans pour ton setup de travail à domicile. Soutien de l'employeur : Tooly prend en charge 50 % du coût de tes primes d'assurances (admissible après 3 mois). Temps de qualité : Congés payés et événements d'entreprise pour renforcer nos liens. Prêt(e) à simplifier demain avec nous ? Si tu es arrivé(e) jusqu'ici, c'est que Tooly est peut-être fait pour toi. Nous avons hâte de découvrir ton parcours. Postule dès maintenant! Nous remercions sincèrement toutes les personnes qui soumettront leur candidature. Toutefois, en raison du volume de candidatures reçues, seules les personnes retenues pour la suite du processus seront contactées. Tooly souscrit au principe d'équité en matière d'emploi. Nous encourageons toutes les personnes qualifiées, quelle que soit leur identité, à poser leur candidature.

What you’ll do

The role involves managing daily administrative tasks including bookkeeping, payroll, invoicing, and supporting the team with various internal tools. You will also coordinate team activities, handle grant applications, and contribute to the optimization of internal administrative processes.

Requirements

The ideal candidate is highly proficient in French and possesses concrete experience in bookkeeping and numerical tasks. You must be autonomous, proactive, and comfortable learning new digital tools, with familiarity in the Zoho ecosystem considered an asset.

Benefits

• Remote work
• Health insurance
• Home office equipment stipend
• Paid time off
• Company events

Listed skills

• Problem solving · Preferred
• Organization · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Accounts receivable · Preferred
• Communication · Preferred
• invoicing · Preferred
• Bookkeeping · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Bookkeeping
• Payroll management
• Administrative support
• Zoho Books
• Zoho Vault
• Zoho Connect
• Zoho Learn
• Google Drive
• Invoicing
• Accounts payable
• Accounts receivable
• Grant writing
• Proactive
• Organization
• Communication
• Problem solving

Job areas

• Administrative
• Finance & Accounting
• Consulting
• Software

More jobs from Tooly