Adjoint administratif/Adjointe administratif

Job summary

The administrative assistant will manage front-desk reception, handle incoming and outgoing mail, and coordinate conference room bookings. Additionally, they will provide administrative support to management, maintain office supplies, and assist in organizing corporate events.

Job details

Notre client est une entreprise d’investissement ayant leur bureau d’affaires situé au centre-ville de Montréal. On recherche un.e adjoint.e administratif.ve bilingue pour coordonner les activités de l’accueil et assurer le soutien administratif auprès de la direction. Cette personne travaillera sous la supervision de la Chef du bureau. Milieu de travail bilingue et corporatif. Responsabilités : Effectuer l’accueil des visiteurs et la réception des appels; Gérer le courrier entrant et sortant; Coordonner les réservations pour les salles de conférences; Assurer le soutien administratif pour l’administration des dossiers en cours; Assurer la propreté et le maintien des espaces communs, notamment la cuisine et les salles de conférence; Participer annuellement à l’organisation de certains événements corporatifs; Assurer la gestion de la petite caisse; Coordonner les achats de fournitures de bureau et de café; Assurer au quotidien le suivi des divers dossiers administratifs; Gérer les communications internes avec l’administration de l’édifice. Profil recherché : Formation en administration ou en bureautique; Expérience essentielle en réception et en administration; Bilinguisme français-anglais; Bonne connaissance de Ms Office; Personne orientée vers le travail structuré; Autonomie et sens de l’organisation; Capacité à bien gérer son travail et à assurer le suivi de plusieurs dossiers. Conditions du poste : Horaire de travail : 8h30-17h00 du lundi au vendredi, en présentiel; Milieu de travail bilingue et corporatif; Salaire : 50 000 $ à 57 000 $ + avantages sociaux; Ouverture immédiate. Nous vous remercions de votre intérêt envers ce poste. Pour postuler, veuillez transmettre votre CV via le site ou par courriel à j.planche@totemtalent.ca. Le genre féminin est utilisé dans le seul but d’alléger le texte. *La maîtrise du français et de l’anglais est requise afin de communiquer avec des collègues, clients et partenaires unilingues anglophones situés au Canada et à l’international.

What you’ll do

The administrative assistant will manage front-desk reception, handle incoming and outgoing mail, and coordinate conference room bookings. Additionally, they will provide administrative support to management, maintain office supplies, and assist in organizing corporate events.

Requirements

Candidates must have formal training in administration or office automation and proven experience in reception and administrative roles. Proficiency in both French and English, along with strong MS Office skills, is required.

Benefits

• Social benefits

Listed skills

• Organization · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• MS-Office · Preferred
• Communication · Preferred
• Data entry · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative support
• Reception
• Bilingualism
• Ms Office
• Organization
• Communication
• Office management
• Purchasing
• Event coordination
• Data entry

Job areas

• Administrative
• Finance & Accounting