Responsable de bureau / Office Manager

Job summary

Serve as the welcoming first point of contact, manage visitor access, mail, inquiries, and meeting rooms, and support daily office operations across three floors. Coordinate facilities, supplies, vendors, repairs, new-hire workspace setup, safety procedures, budgets, and related records.

Job details

An English version will follow À propos du poste Transformer Table est à la recherche d’une personne organisée, sociable et proactive pour occuper le poste de gestionnaire de bureau/réceptionniste. Cette personne sera le visage de notre siège social et le point de contact central pour les opérations quotidiennes du bureau. Ce rôle joue un rôle clé dans le bon fonctionnement, la sécurité et l’accueil chaleureux de nos espaces de travail pour les employés et les visiteurs. La personne idéale est bilingue, s’épanouit dans un environnement dynamique et est fière de maintenir un bureau professionnel, bien approvisionné et fonctionnel sur tous les étages. Principales responsabilités Réception et accueil Agir comme premier point de contact en accueillant les employés, visiteurs et invités de manière chaleureuse et professionnelle Répondre aux demandes générales, les filtrer et les acheminer aux personnes concernées Gérer l’inscription des visiteurs ainsi que les procédures liées aux badges et aux accès, et veiller au respect des protocoles de sécurité de l’immeuble sur les trois étages Recevoir, trier et distribuer le courrier, les colis et les livraisons Coordonner les réservations des salles de réunion et s’assurer que les salles sont aménagées et présentables pour les réunions internes et externes Gestion du bureau et des installations Agir comme principale personne-ressource pour les questions liées aux installations sur les trois étages de l’immeuble Superviser l’entretien, la propreté et l’organisation des deux espaces cuisine, notamment en veillant à ce qu’ils soient approvisionnés en café, collations et fournitures, et en coordonnant l’entretien et les réparations des appareils Surveiller et réapprovisionner les fournitures de bureau et des salles de bain (produits en papier, produits d’entretien, papeterie) à tous les étages Coordonner directement avec les fournisseurs et les entrepreneurs (entretien ménager, maintenance, sécurité, traiteur) afin de régler rapidement les problèmes Effectuer le suivi des budgets, factures et contrats de fournisseurs liés au bureau et aux installations Soutenir la planification des espaces, l’attribution des postes de travail et la logistique des étages au fur et à mesure de la croissance de l’équipe Coordonner l’aménagement de l’espace de travail des nouvelles recrues (bureaux, badges d’accès, équipement) en collaboration avec les équipes RH et TI Coordonner les demandes générales d’entretien et les réparations dans les bureaux, en assurant les suivis auprès des fournisseurs et de la gestion de l’immeuble jusqu’à leur résolution Santé, sécurité et conformité Soutenir le respect des exigences en matière de santé et de sécurité sur les trois étages, notamment en veillant à ce que les fournitures de premiers soins soient disponibles et que les procédures d’évacuation d’urgence soient affichées et mises à jour Tenir à jour des registres précis concernant les installations, les fournisseurs ainsi que l’inventaire des fournitures de bureau et de cuisine Qualifications 2 ans ou plus d’expérience en gestion de bureau, en réception ou en soutien administratif; une expérience dans un bureau réparti sur plusieurs étages ou emplacements constitue un atout Bilinguisme en français et en anglais, à l’oral comme à l’écrit, requis Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement de travail réparti sur plusieurs étages Maîtrise de Microsoft Office / Google Workspace Excellentes aptitudes interpersonnelles et communicationnelles, avec une attitude professionnelle et accueillante Expérience en coordination avec des fournisseurs, la gestion d’immeubles et des entrepreneurs en entretien/réparation constitue un atout Être à l’aise avec certaines tâches physiques légères (p. ex. réapprovisionner les fournitures de cuisine et de bureau, déplacer des boîtes légères) Un DEC ou un diplôme en administration des affaires ou en administration de bureau constitue un atout Avantages et bénéfices Salaire concurrentiel et boni lié à la performance. Assurances santé et mieux-être (soins médicaux, dentaires, soins de la vue et paramédicaux). Dîners gratuits les vendredis et activités d’équipe régulières. Rabais sur les produits Transformer Table. Une culture d’équipe collaborative, dynamique et créative. L’occasion de faire partie de l’une des entreprises de meubles à la croissance la plus rapide au Canada. ******************************************************************************* About the Role Transformer Table is looking for an organized, personable, and proactive Office Manager/Receptionist to serve as the face of our head office and the central point of contact for day-to-day office operations. This role plays a key part in keeping the workspace running smoothly, safely, and welcomingly for employees and visitors. The ideal candidate is bilingual, thrives in a fast-paced environment, and takes pride in maintaining a professional, well-stocked, and functional office across every floor. Key Responsibilities Reception & Front Desk Serve as the first point of contact, greeting employees, visitors, and guests with a warm, professional demeanor Answer, screen, and route general inquiries Manage visitor sign-in and badge/access procedures, and maintain building security protocols across all three floors Receive, sort, and distribute incoming mail, packages, and deliveries Coordinate meeting room bookings and ensure rooms are set up and presentable for internal and external meetings Office & Facilities Management Act as the primary point of contact for facilities matters across all three floors of the building Oversee the upkeep, cleanliness, and organization of both kitchen areas — stocking coffee, snacks, and supplies, and coordinating appliance maintenance and repairs Monitor and replenish office and washroom supplies (paper goods, cleaning supplies, stationery) on every floor Coordinate directly with vendors and contractors (cleaning, maintenance, security, catering) to resolve issues promptly Track office and facilities-related budgets, invoices, and vendor contracts Support space planning, seating assignments, and floor logistics as the team grows Coordinate new-hire workspace setup (desks, access badges, equipment) in partnership with HR and IT Coordinate general maintenance requests and repairs across the office, escalating and following up with vendors/building management until resolved Health, Safety & Compliance Support health and safety compliance across all three floors, including maintaining first-aid supplies and posting/updating emergency evacuation procedures Maintain accurate records related to facilities, vendors, and office/kitchen supply inventory Qualifications 2+ years of experience in office management, reception, or administrative support; multi-floor or multi-location office experience is an asset Bilingual in French and English (spoken and written) required Strong organizational skills with the ability to manage multiple priorities across a multi-floor workspace Proficiency with Microsoft Office / Google Workspace Excellent interpersonal and communication skills, with a professional and welcoming demeanor Experience coordinating with vendors, building management, and maintenance/repair contractors is an asset Comfortable with light physical tasks (e.g., restocking kitchen/office supplies, moving light boxes) DEC or diploma in business/office administration is an asset Perks & Benefits Competitive salary and performance-based bonus Health & wellness benefits (medical, dental, vision, and paramedical coverage) Free Friday lunches and regular team events Discounts on Transformer Table products A collaborative, fast-paced, and creative team culture The chance to be part of one of Canada’s fastest-growing furniture companies Benefits: Casual dress Company events Dental care Employee assistance program On-site parking Paid time off RRSP match Store discount Work Location: In person

What you’ll do

Serve as the welcoming first point of contact, manage visitor access, mail, inquiries, and meeting rooms, and support daily office operations across three floors. Coordinate facilities, supplies, vendors, repairs, new-hire workspace setup, safety procedures, budgets, and related records.

Requirements

At least two years of experience in office management, reception, or administrative support is required, along with spoken and written fluency in French and English. Candidates should be organized, proficient with Microsoft Office or Google Workspace, comfortable with light physical tasks, and able to communicate professionally; vendor coordination experience and a business or office administration diploma are assets.

Benefits

• Competitive Salary
• Performance-Based Bonus
• Medical Coverage
• Dental Care
• Vision Care
• Paramedical Coverage
• Free Friday Lunches
• Team Events
• Product Discounts
• Casual Dress
• Employee Assistance Program
• On-Site Parking
• Paid Time Off
• RRSP Match

Listed skills

• Administrative Support · Preferred
• Bilingual communication · Preferred
• Organization · Preferred
• Multitasking · Preferred
• Microsoft Office · Preferred
• Google Workspace · Preferred
• Customer service · Preferred
• Vendor Coordination · Preferred
• Facilities Management · Preferred
• Inventory management · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Office Management
• Reception
• Administrative Support
• Bilingual Communication
• Organization
• Multitasking
• Microsoft Office
• Google Workspace
• Customer Service
• Vendor Coordination
• Facilities Management
• Space Planning
• Inventory Management
• Health and Safety Compliance
• Recordkeeping
• Meeting Room Coordination

Job areas

• Administrative
• Management & Leadership
• Customer Service & Support
• Security & Safety

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