Coordonnateur·trice, Gouvernance stratégique

Job summary

The coordinator manages the administration of internal and external governance committees, including scheduling, documentation, and meeting logistics. They also act as a liaison between internal stakeholders and government partners while providing research and analytical support to senior management.

Job details

Chez Alto, nous participons activement à la transformation du Canada de demain grâce à notre projet de train à grande vitesse reliant Québec à Toronto. Avec le soutien du gouvernement du Canada, cette initiative novatrice vise à améliorer la qualité de vie de nos citoyens, à renforcer les liens entre les communautés et à stimuler la croissance économique. Vous voulez entreprendre un défi stimulant et percutant? Nous sommes à la recherche d’un·e coordonnateur·trice, Gouvernance stratégique. Veuillez prendre note que la personne titulaire du poste peut être basée dans l'un de nos 2 bureaux: Montréal ou Ottawa. Le rôle Relevant du directeur principal, Politiques stratégiques et partenariats, le ou la coordonnateur·trice, Gouvernance stratégique, contribue au bon fonctionnement des comités de gouvernance internes et externes. La personne titulaire du poste coordonne les calendriers des comités, la documentation, la logistique des réunions et les activités de suivi, tout en offrant un soutien administratif et de secrétariat. La personne idéale fait preuve d’initiative, d’un grand sens de l’organisation et d’un bon jugement, et sait gérer plusieurs priorités auxquelles participent des parties prenantes internes et externes. Les responsabilités Coordonner l’administration courante des comités de gouvernance internes et externes, notamment les calendriers de réunions, les ordres du jour, la documentation et les activités de suivi. Soutenir la personne responsable du secrétariat dans le cheminement des documents, des décisions, des approbations et des mesures de suivi des comités, conformément aux processus de gouvernance établis. Assurer la liaison avec les parties prenantes internes, Transports Canada, d’autres ministères ainsi que des partenaires externes afin de coordonner les réunions et les exigences connexes. Organiser la logistique des réunions virtuelles et en personne, notamment les installations, les communications aux participant·e·s et les documents d’appui. Examiner les documents des comités afin d’en assurer l’exhaustivité, la cohérence et la qualité. Coordonner, dans les délais requis, la collecte, la préparation, l’approbation et la distribution des ordres du jour, des documents d’information, des présentations et des autres documents des comités. Préparer les comptes rendus de réunion et les documents de suivi, notamment les procès-verbaux, les relevés de décisions, les registres de mesures de suivi et la correspondance connexe, au besoin. Préparer des mises à jour, des résumés et des comptes rendus de réunion concis afin d’appuyer la personne responsable du secrétariat et la direction. Effectuer des recherches et des analyses, et fournir de l’information à l’appui des recommandations et des décisions liées à la gouvernance. Les exigences Diplôme ou certificat en administration, ou combinaison acceptable d’études, de formation et d’expérience. Au moins trois années d’expérience pertinente en coordination de comités, en administration de la gouvernance, en soutien à la haute direction, en coordination de projets ou dans un domaine connexe. Capacité à entretenir de bonnes relations avec divers partenaires externes. Grand sens de l’initiative et capacité à prendre les dossiers en charge, à cerner les enjeux de façon proactive et à trouver des solutions; aisance à travailler de manière autonome et à établir les priorités entre les dossiers. Capacité à travailler dans un environnement où les prochaines étapes ne sont pas toujours clairement définies. Excellentes capacités d’analyse et de synthèse. Disponibilité pour des déplacements occasionnels. Solide expérience de la suite Microsoft Office. Excellentes aptitudes en communication et en diplomatie, à l’oral comme à l’écrit, dans les deux langues officielles. Rigueur, sens de l’organisation et respect des échéances. Capacité à anticiper les enjeux susceptibles de survenir. Pourquoi se joindre à Alto? Assurances collectives de base payées pour vous et votre famille : soins médicaux, dentaires, vie, invalidité, etc. Accès à des comptes de mieux-être et de santé pour soutenir votre style de vie. Compte Flex-Alto de 500$ visant à encourager une approche santé et un mode de transport plus durable. Un régime de retraite et des options d’épargne (REER et CELI). Des vacances selon votre expérience, disponibles dès l’embauche. Un programme de rémunération incitative. Travail en mode hybride flexible. Un environnement de travail qui encourage l’initiative, l’innovation et les solutions avant-gardistes. Une occasion unique de façonner l’avenir du transport au Canada. Nous travaillons à créer des équipes performantes et diversifiées Chez Alto, nous croyons à la force des équipes diversifiées. Nous aspirons à offrir un environnement de travail inclusif et équitable où chaque personne peut se développer et s’épanouir. Alto offre des chances d’emploi égales à tous et toutes et invite les personnes qualifiées, peu importe leur identité, leur origine ou leur situation, à présenter leur candidature. N’hésitez pas à nous informer si vous avez besoin d’ajustements durant le processus de recrutement. Nous ferons notre possible pour vous offrir une expérience équitable et agréable, tout en gardant confidentielles les mesures d’ajustements. Notez que nous communiquerons exclusivement avec les personnes dont la candidature sera retenue. Pour en savoir plus sur l’ensemble du projet, consultez Alto - Accueil.

What you’ll do

The coordinator manages the administration of internal and external governance committees, including scheduling, documentation, and meeting logistics. They also act as a liaison between internal stakeholders and government partners while providing research and analytical support to senior management.

Requirements

Candidates must possess a diploma or certificate in administration and at least three years of relevant experience in committee coordination or governance. Excellent communication skills in both official languages and proficiency in Microsoft Office are required.

Benefits

• Basic group insurance • Medical insurance • Dental insurance • Life insurance • Disability insurance • Wellness and health accounts • Flex-Alto account • Retirement plan • RRSP • TFSA • Vacation • Incentive compensation program

Listed skills

• Time management · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Communication · Preferred
• Microsoft Office · Preferred
• Stakeholder Management · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Committee coordination
• Governance administration
• Administrative support
• Secretarial support
• Stakeholder management
• Meeting logistics
• Document management
• Research and analysis
• Microsoft Office
• Communication
• Diplomacy
• Organizational skills
• Time management
• Proactive problem solving
• Analytical skills
• Document Management
• Administrative Support
• Organizational Skills
• Analytical Skills
• Research
• Multilingualism
• Management
• Governance
• Problem Solving
• Skype for Business Server
• Liens
• Project Coordination
• Stakeholder Management
• Time Management
• Scheduling
• Coordinating

Job areas

• Administrative
• Government & Public Sector
• Management & Leadership
• Transportation
• Consulting
• Unclassified
• Logistics Coordinator
• Transport Clerks
• Logisticians