Coordinateur / Coordinatrice de bureau & Expérience employé

Job summary

Oversee the Montreal office’s daily operations, including maintaining shared spaces, managing supplies and deliveries, coordinating vendors and building requests, and providing reception and administrative support. Organize team activities, support company culture, welcome and onboard new employees, and serve as a central point of contact for the team.

Job details

Ta vie chez Alan Allman Associates Bienvenue au cœur d'un écosystème international en pleine croissance, fondé sur l'entraide, le travail d'équipe et la collaboration entre nos différents cabinets. Au bureau de Montréal, nous croyons qu'un environnement bien structuré et une ambiance de travail humaine font toute la différence au quotidien. C'est pourquoi nous cherchons notre prochaine personne-pivot : une personne allumée, autonome et dotée d'un leadership naturel. Tu es le genre de personne qui voit ce qui doit être fait avant même qu'on le demande, qui prend naturellement les choses en main et qui sait garder le cap au milieu de plusieurs priorités. À la fois visage accueillant de l'entreprise, moteur de la vie d'équipe et référence logistique, tu seras le véritable pilier du quotidien de notre bureau. Si tu aimes avoir un impact direct sur la qualité de vie de tes collègues et gérer un environnement de travail de A à Z, ce poste est fait pour toi. Ton impact au quotidien En tant que Coordinateur/trice de bureau, tu prends la responsabilité complète du bon fonctionnement de notre espace de Montréal et de la dynamisation de l'équipe. 1. Leadership d'expérience employé & Culture Inspirer & Rassembler : Prendre l'initiative d'organiser les activités sociales (5 à 7, événements d'équipe, club social) et faire vivre la culture Alan Allman Associates. Accueillir & Intégrer : Prendre en charge l'arrivée des nouveaux employés de manière autonome (visite, préparation du matériel, intégration). Être la personne-ressource : Agir comme point de contact central pour l'équipe, avec une présence positive et une écoute active. 2. Prise en charge & Opérations du bureau Gestion proactive des espaces : S'assurer que les aires communes (cuisine, salles de réunion, zones de travail) soient impeccables, fonctionnelles et approvisionnées. Autonomie logistique : Gérer l'approvisionnement (fournitures, collations), les envois postaux/colis et la réservation des bureaux via notre application. Relations fournisseurs & Immeuble : Piloter le suivi des contrats (café, équipements, entretien) et gérer directement les requêtes avec la gestion immobilière. Accueil & Soutien : Offrir une première impression irréprochable aux visiteurs et prêter main-forte à l'équipe sur le volet administratif (mise en page, classement, saisie). Le profil qu'on recherche Esprit d'initiative & Leadership : Capacité démontrée à prendre des décisions, mener des projets de bout en bout et faire preuve d'un grand sens des responsabilités. Sens de l'organisation : Rigueur, excellente gestion du temps, capacité à jongler avec plusieurs demandes tout en gardant le souci du détail. Aptitudes relationnelles : Personne allumée, rassembleuse, dotée d'un entregent naturel et d'une attitude positive contagieuse. Expérience : Parcours réussi dans un rôle similaire (coordination de bureau, réception, service client) Compétences techniques : Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) et aisance avec les outils numériques. Bilinguisme Fonctionnel : Excellente communication orale et écrite en français et fonctionnelle en anglais. Ce que nous offrons Un poste stable, central et essentiel au bon fonctionnement d'un bureau dynamique à Montréal. Une grande autonomie dans la gestion quotidienne de ton espace de travail. Une équipe chaleureuse et collaborative qui valorise tes initiatives et ton leadership. Tu as le leadership et la débrouillardise pour être le cœur battant de notre bureau ? Fais-nous parvenir ta candidature !

What you’ll do

Oversee the Montreal office’s daily operations, including maintaining shared spaces, managing supplies and deliveries, coordinating vendors and building requests, and providing reception and administrative support. Organize team activities, support company culture, welcome and onboard new employees, and serve as a central point of contact for the team.

Requirements

Candidates should have successful experience in a similar office coordination, reception, or customer service role, along with initiative, leadership, strong organization, and the ability to manage competing priorities. Proficiency with Microsoft Office and digital tools is required, as is excellent spoken and written French and functional English.

Listed skills

• Time management · Preferred
• Organization · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Leadership · Preferred
• Microsoft Office · Preferred
• Inventory management · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Office Coordination
• Employee Experience
• Event Planning
• Employee Onboarding
• Office Operations
• Inventory Management
• Vendor Management
• Facilities Coordination
• Reception
• Administrative Support
• Organization
• Time Management
• Leadership
• Microsoft Office
• Digital Tools
• French Communication

Job areas

• Administrative
• Management & Leadership
• Human Resources
• Customer Service & Support

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