Coordonnateur(trice), Expérience Bureau et Vie d'Équipe

Job summary

Coordinate the Montreal office’s daily operations, including welcoming visitors, maintaining shared spaces, managing supplies, mail, vendors, building service requests, and providing administrative support. Support employee onboarding and engagement by organizing social activities, serving as a resource for the team, and fostering the company culture.

Job details

Coordonnateur(trice), Expérience Bureau et Vie d'Équipe Alan Allman Associates — Bureau de Montréal Ta vie chez Alan Allman Associates Bienvenue à bord d'un écosystème international, en pleine croissance, où tu peux prendre part à la cocréation du futur d'Alan Allman Associates. Alan Allman Associates, c'est la force d'une grande équipe participant activement à la réussite de ses cabinets et où tous s'entraident, que ce soit entre collègues ou entre cabinets. Notre mission envers notre équipe : être un véritable « booster » de carrière pour nos talents. Le bureau de Montréal est à la recherche de sa prochaine personne-pivot : celle qui connaît tout le monde, qui accueille chaque visiteur avec le sourire, et qui fait de notre bureau un endroit où il fait bon travailler. Cette personne deviendra LA référence pour toute l'équipe montréalaise — à la fois responsable d'orchestrer le quotidien du bureau et moteur de notre culture d'entreprise. Tu es une personne sociable, débrouillarde, organisée, et tu as envie de t'impliquer activement dans la vie d'une équipe en pleine croissance ? On veut te rencontrer. Responsabilités Vie d'équipe et expérience employé •Participer activement à l'accueil et à l'intégration des nouveaux employés (visite des bureaux, préparation du matériel, etc.) •Coordonner les activités sociales internes (5 à 7, club social, événements d'équipe) et proposer de nouvelles initiatives pour renforcer l'esprit d'équipe — toutes les bonnes idées sont les bienvenues •Être une personne-ressource pour l'équipe : la personne vers qui on se tourne pour une question, un besoin ou simplement jaser •Contribuer à faire vivre la culture Alan Allman Associates au quotidien dans le bureau de Montréal Coordination et opérations du bureau •Accueillir les visiteurs et assurer une première impression chaleureuse et professionnelle •Voir à ce que les espaces communs (cuisine, salles de réunion, aires communes) soient toujours accueillants, propres et bien approvisionnés •Gérer les commandes de collations et de fournitures de bureau •Coordonner la logistique des bureaux via l’appli de réservation •Prendre en charge la gestion du courrier, des colis et des envois postaux •Assurer le suivi des contrats avec différents fournisseurs (café, photocopieur, entretien, etc.) •Gérer les demandes de service auprès de la gestion de l'immeuble •Apporter un support administratif à l'équipe (mise en page et correction de documents, classement, entrée de données) •Toute autre tâche connexe Qualifications recherchées •DEP ou DEC en bureautique, ou toute expérience jugée équivalente •Expérience dans un rôle similaire (réception, coordination de bureau, expérience employé, service à la clientèle) •Entregent naturel et grande facilité à créer des liens et à mettre les gens à l'aise •Sens de l'organisation aiguisé et bonne capacité à gérer plusieurs priorités à la fois •Autonomie, débrouillardise et souci du détail •Bonne maîtrise de la suite Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) •Excellentes aptitudes en communication orale et écrite •Énergie positive et intérêt marqué pour la vie d'équipe et les initiatives sociales (grand atout)

What you’ll do

Coordinate the Montreal office’s daily operations, including welcoming visitors, maintaining shared spaces, managing supplies, mail, vendors, building service requests, and providing administrative support. Support employee onboarding and engagement by organizing social activities, serving as a resource for the team, and fostering the company culture.

Requirements

A vocational or college diploma in office administration, or equivalent experience, is sought, along with experience in reception, office coordination, employee experience, or customer service. Candidates should be sociable, organized, autonomous, detail-oriented, proficient in Microsoft Office, and have strong written and verbal communication skills; interest in team activities is an asset.

Listed skills

• Customer service · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Data entry · Preferred
• Organization · Preferred
• Multitasking · Preferred
• Communication · Preferred
• Microsoft Outlook · Preferred
• Microsoft Word · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Employee Onboarding
• Team Event Coordination
• Office Coordination
• Visitor Reception
• Customer Service
• Office Supply Management
• Vendor Contract Follow-Up
• Administrative Support
• Document Formatting and Proofreading
• Data Entry
• Organization
• Multitasking
• Communication
• Microsoft Outlook
• Microsoft Word
• Microsoft Excel

Job areas

• Administrative
• Human Resources
• Customer Service & Support

More jobs from Alan Allman Associates