Adjoint(e) administratif(ve)

Job summary

Coordinate construction-site equipment rentals, deliveries, returns, service calls, and allocation, as well as contractor and internal permit requests. Track invoices, purchase requests, reports, audits, and project documents; prepare worksite communications and manage site resources, access, and administrative support for safety and major shutdown activities.

Job details

Description De L'offre D'emploi En mandat avec Ancia chez Valero (Raffinerie Jean-Gaulin de Lévis), Valero est à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour soutenir son département Construction. 💼Distinct de l’administration générale, le poste d’adjoint(e) administratif(ve) agit comme un véritable point de liaison entre les équipes d’ingénierie, les opérations sur le terrain et les entrepreneurs. Il assure la coordination des travaux, le suivi des projets ainsi que le soutien aux différentes activités de chantier. Ce poste est offert en présentiel uniquement. Il s’agit d’un remplacement d’une durée approximative d’un an, avec possibilité de prolongation. Appellation interne : Technicien(ne) à la construction Vos Responsabilités Coordonner les locations, livraisons, retours et appels de service liés aux équipements de chantier. Répartir les grues, camions vacuum et autres équipements spécialisés selon les besoins des équipes. Saisir et transmettre les demandes de permis pour les entrepreneurs et clients internes. Effectuer le suivi des factures, demandes d’achat, FCO, rapports, audits et documents administratifs. Préparer les communications liées aux travaux, aux fins de semaine, aux fermetures et aux activités du chantier. Gérer les radios, téléphones, véhicules, accès, fournitures et besoins du bâtiment. Soutenir les déclarations EHSM, la SST et les périodes d’arrêts majeurs. Ce que nous offrons : Salaire en fonction des expériences; 40h/semaine du lundi au vendredi de jour; Horaire idéal : 7h30-16h (flexible). Programme allocation santé; Télémédecine et santé mentale; REER avec participation de l’employeur; 10 fériés durant l’année; Congé mobile et maladie (4). Pré-requis du poste Exigences Formation en bureautique, en administration ou dans un domaine connexe; Expérience pertinente en coordination administrative et/ou en soutien aux opérations dans l’un des secteurs suivants : logistique, approvisionnement, construction, maintenance industrielle ou environnement de chantier; Pour la gestion documentaire, les suivis administratifs, la gestion de fournisseurs, la communication et la planification et service à la clientèle interne. Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office; Structuré(e), rigoureux(se) et attentif(ve) aux détails; Proactif(ve), débrouillard(e) et orienté(e) vers l’action; Assertif(ve) et à l’aise de relancer des collègues ou des fournisseurs; Sociable, accessible et à l’aise dans un rôle à forte composante relationnelle; Adaptable, curieux(se) et motivé(e) à apprendre; Capable de travailler sous pression et de gérer plusieurs priorités.

What you’ll do

Coordinate construction-site equipment rentals, deliveries, returns, service calls, and allocation, as well as contractor and internal permit requests. Track invoices, purchase requests, reports, audits, and project documents; prepare worksite communications and manage site resources, access, and administrative support for safety and major shutdown activities.

Requirements

A background in office administration, administration, or a related field is required, along with relevant experience in administrative coordination or operations support in areas such as logistics, procurement, construction, or industrial maintenance. Candidates should be proficient in Microsoft Office and organized, proactive, adaptable, detail-oriented, comfortable following up with colleagues and vendors, and able to manage competing priorities under pressure.

Benefits

• Health Allowance
• Telemedicine
• Mental Health Support
• Employer-Matched Retirement Savings Plan
• 10 Public Holidays
• Personal Day
• 4 Sick Days

Listed skills

• Customer service · Preferred
• Attention to detail · Preferred
• Planning · Preferred
• Multitasking · Preferred
• Microsoft Office · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative Coordination
• Construction Operations Support
• Equipment Coordination
• Permit Processing
• Invoice Tracking
• Purchase Requests
• Document Management
• Vendor Management
• Project Follow-Up
• Microsoft Office
• Worksite Communications
• Planning
• Attention to Detail
• Multitasking
• Customer Service
• Occupational Health and Safety

Job areas

• Administrative
• Construction
• Logistics
• Energy
• Security & Safety

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