Adjoint administratif bilingue

Job summary

Provides administrative and organizational support to the senior director, including preparing documents and reports, managing schedules and records, coordinating meetings and committees, and entering invoices in Workday. Also handles mail, event logistics, office supply inventory, and document filing in SharePoint, and provides backup support to administrative colleagues.

Job details

Titre interne officiel: Secrétaire III (bilingue) Statut: Régulier Sommaire: Direction principal: Expertise spécialisée et partenariats indemnisation Pourquoi ce poste est important Au cœur des activités de la direction principale, tu joues un rôle essentiel en assurant un soutien administratif et organisationnel de grande qualité. En collaboration étroite avec la directrice principale, tu contribues au bon déroulement des opérations quotidiennes en coordonnant les activités de secrétariat, en assurant le suivi de dossiers administratifs et en veillant à l'efficacité des processus. Grâce à ton sens de l'organisation, ta proactivité, ta rigueur et ton souci du détail, tu facilites le travail de l'équipe et participes activement à l'atteinte des objectifs de la direction principale. Ta contribution à l'équipe Rédige des lettres, des textes, des tableaux ou des présentations à partir de notes, d’enregistrements ou de manuscrits Conçoit certains rapports, en assure leur mise à jour, les imprime et les distribue (journal DP, etc.) Assiste à des réunions, complète le registre des suivis et des actions et voit à la planification et au suivi des divers comités Convoque différentes réunions internes ou externes Saisi les factures à payer dans Workday Tient à jour l’agenda du directeur, les dossiers et les registres Assure la logistique d’événements spéciaux de la direction Reçoit, ouvre, trie et distribue le courrier Conçoit des PDF cliquables et interactifs Maintient un inventaire suffisant de matériel, d’articles de bureau et informatiques nécessaires au bon fonctionnement du service (pour les rencontres ou événements) Effectue le classement des dossiers et documents de la direction dans le Sharepoint de l’équipe Supporte l’adjointe administrative de la Vice-Présidence, en cas de besoin et les secrétaires des autres directions principales en cas d’absence ou de vacances. Ce qui te permet de réussir Diplôme d’études collégiales en technique bureautique ou l’équivalent. Minimum 12 mois d’expérience pertinente comme adjoint(e) administratif(ve). Maîtrise des outils technologiques (Microsoft 365 et autres) Maîtrise de la langue française parlée et écrite ainsi qu’une maîtrise avancée de la langue anglaise, tant à l’oral qu’à l’écrit, en raison de la nature des tâches, des outils de travail ou d’interactions avec des collègues, partenaires, clients ou fournisseurs anglophones, ou afin de répondre aux objectifs de croissance de l’entreprise (bilinguisme) Les candidats retenus devront se soumettre à un test d’anglais et de Français. 'Sous réserve d'entente de l'évaluation de l'emploi.' Beneva souscrit au programme d’accès à l’égalité en emploi et encourage les membres des groupes visés à savoir les femmes, les personnes handicapées, les autochtones et les minorités visibles, à soumettre leur candidature. Raison d'être : Les gens sont au cœur de nos actions. Nous les accompagnons dans leurs projets de vie en leur apportant la tranquillité d'esprit et nous contribuons au bien-être de la collectivité. Suivez-nous sur Instagram ! @beneva.ca

What you’ll do

Provides administrative and organizational support to the senior director, including preparing documents and reports, managing schedules and records, coordinating meetings and committees, and entering invoices in Workday. Also handles mail, event logistics, office supply inventory, and document filing in SharePoint, and provides backup support to administrative colleagues.

Requirements

Requires a college diploma in office administration or an equivalent qualification, plus at least 12 months of relevant administrative assistant experience. Candidates must be proficient with Microsoft 365 and other technology tools, fluent in spoken and written French, and advanced in spoken and written English; language tests are required.

Listed skills

• Administrative Support · Preferred
• Organization · Preferred
• Attention to detail · Preferred
• written communication · Preferred
• scheduling · Preferred
• record keeping · Preferred
• Event Logistics · Preferred
• Microsoft 365 · Preferred
• Workday · Preferred
• SharePoint · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative Support
• Organization
• Proactivity
• Attention to Detail
• Written Communication
• Meeting Coordination
• Scheduling
• Record Keeping
• Event Logistics
• Microsoft 365
• Workday
• SharePoint
• French Language Proficiency
• English Language Proficiency
• Interactive PDF Creation

Job areas

• Administrative

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