Adjoint exécutif/adjointe exécutive

Job summary

Compile information and prepare reports, correspondence, agendas, and other documents for executive committees and boards. Coordinate administrative policies and daily operations, liaise with senior officials, arrange meetings and travel, provide customer service, and administer contracts and collective agreement terms.

Job details

Work Term: Permanent Work Language: English Hours: 35 heures par semaine Education: Experience: Études Certificat ou diplôme d'un collège, d'un cégep ou d'un autre établissement d'enseignement non universitaire d'un programme d'une durée de 1 an à 2 ans ou experience équivalente Milieu de travail Université ou collège École publique Administration publique Éducation Tâches Compiler des données pour préparer des documents Établir et coordonner les politiques et procédures administratives Préparer des rapports et d'autres documents pour examen et présentation aux comités exécutifs et aux conseils d'administration Analyser les notes de services, les mémoires et les rapports reçus et envoyé Rédiger des exposés et des rapports et coordonner la préparation, la production et la présentation de ces documents Préparer l'ordre du jour des réunions et prendre les dispositions nécessaires pour les réunions des comités, des conseils d'administration et autres Assurer une liaison avec les cadres supérieurs du ministère ou de l'entreprise et autres organismes ou associations Planifier, organiser, diriger, contrôler et évaluer les opérations journalières Fournir le service à la clientèle Organiser des voyages, établir les itinéraires et faire les réservations Préparer les factures, rapports, mémorandum, lettres, rapports financiers et voir à l'administration de contrats et autres documents Gérer et mettre en œuvre la convention collective négociée, y compris les conditions d'emploi, entre le syndicat et l'employeur Dactylographier et faire la lecture de correspondance, de formulaires et d'autres documents Systèmes de gestion (sig ou bd) SharePoint MS PowerPoint MS Access MS Excel MS Office MS Outlook MS Word Chiffrier électronique Domaine d'expérience de travail Ressources humaines Correspondance Administration des affaires et gestion Sûreté et sécurité Vérification de casier judiciaire Vérification du registre de cas d'enfants maltraités Conditions de travail et capacités physiques Milieu où les activités se déroulent à un rythme rapide Travail sous pression Délais serrés Souci du détail Volume de travail élevé Qualités personnelles Précis Sens des responsabilités Relations interpersonnelles efficaces Excellente communication orale Excellente communication écrite Flexibilité Esprit d'initiative Sens de l'organisation Fiable Esprit d'équipe Assidu Capacité d'apprendre rapidement Proactif Questions de sélection Avez-vous de l'expérience de travail dans ce domaine? Possédez-vous les certifications requises mentionnées dans l'offre d'emploi? Expérience 3 ans à moins de 5 ans Options de conditions d'emploi Jour Avantages santé Régime de soins dentaires Régime de soins de santé Avantages financiers Selon la convention collective Autres avantages Stationnement disponible

What you’ll do

Compile information and prepare reports, correspondence, agendas, and other documents for executive committees and boards. Coordinate administrative policies and daily operations, liaise with senior officials, arrange meetings and travel, provide customer service, and administer contracts and collective agreement terms.

Requirements

Requires a one- to two-year college or other non-university certificate or diploma, or equivalent experience, and three to fewer than five years of experience. The role calls for strong written and verbal communication, organization, accuracy, initiative, reliability, teamwork, and proficiency with Microsoft Office and SharePoint; background checks are required.

Benefits

• Dental Insurance
• Health Insurance
• Collective Agreement Benefits
• Available Parking

Listed skills

• Operations Management · Preferred
• Customer service · Preferred
• SharePoint · Preferred
• Microsoft Office · Preferred
• Communication · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative Coordination
• Policy and Procedure Coordination
• Report Writing
• Meeting and Committee Coordination
• Executive Liaison
• Operations Management
• Customer Service
• Travel Planning
• Contract Administration
• Collective Agreement Administration
• Correspondence Proofreading
• Human Resources
• Business Administration
• SharePoint
• Microsoft Office
• Communication

Job areas

• Administrative
• Management & Leadership
• Education
• Human Resources
• Government & Public Sector

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