Adjoint.e administratif.ve

Job summary

The administrative assistant will provide comprehensive support to the general management team, including agenda management, meeting coordination, and project tracking. They will also handle internal and external communications, prepare documentation, and contribute to the improvement of administrative processes.

Job details

Adjoint.e administratif.ve Chez Caméléon, nous croyons au bonheur au travail. Et ça passe par un bon jumelage entre le bon rôle, la bonne entreprise, le bon gestionnaire et un environnement dans lequel vous pouvez vous épanouir. Nous vous invitons aujourd’hui à découvrir une opportunité d'Adjoint.e administratif.ve au sein d’une institution culturelle reconnue à Montréal. Si vous êtes une personne organisée, rigoureuse et proactive, qui aime être au cœur de l’action et faciliter le quotidien d’une équipe, cette opportunité pourrait vous plaire! Le poste en bref Localisation : Montréal Type d’emploi : Permanent, temps plein ​Mode de travail : 4 jours présentiel minimum | 1 jour télétravail Votre environnement de travail Vous rejoindrez une institution culturelle où vous offrirez un soutien administratif à la direction générale et collaborerez avec plusieurs équipes et partenaires de l’organisation. Dans ce rôle d'Adjoint.e administratif.ve, votre sens de l’organisation et votre capacité à assurer les suivis seront précieux pour contribuer au bon déroulement des activités de la direction générale. Vous aurez l’occasion de toucher à des dossiers variés, dans un environnement où la collaboration, la rigueur et l’autonomie sont importantes. Concrètement, votre quotidien ressemblera à quoi? Soutenir la direction générale dans l’organisation quotidienne de ses dossiers. Gérer l’agenda, organiser les réunions et assurer les suivis nécessaires. Planifier les rendez-vous, déplacements, voyages d’affaires et événements. Effectuer le suivi des projets, des échéances et des rapports de dépenses. Organiser les comités, préparer les ordres du jour et rassembler la documentation requise. Assurer les communications et les suivis avec les différents départements, comités, employés et partenaires externes. Rédiger des lettres, correspondances, procès-verbaux et autres communications. Collaborer à la préparation de présentations, conférences et allocutions. Effectuer différentes recherches afin de préparer la documentation nécessaire aux rencontres. Soutenir certaines activités liées à la Chaire de la direction générale, notamment la préparation de rapports et le suivi auprès des donateurs. Collaborer avec la secrétaire du conseil d’administration. Participer à l’amélioration continue des processus administratifs du service. La liste des indispensables du poste d'Adjoint.e administratif.ve Détenir un DEC en administration, communication, gestion de projet ou dans une discipline pertinente. Posséder 5 ans d’expérience dans un rôle similaire de soutien administratif et de coordination. Être une personne organisée, proactive et rigoureuse, avec un bon sens des priorités. Être à l’aise avec Google Workspace ainsi que Word, Excel et PowerPoint. Posséder une bonne aisance avec différents systèmes, notamment ERP, CRM et outils de comptabilité. Maîtriser le français et l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. 6 bonnes raisons de postuler à ce poste d'Adjoint.e administratif.ve! Un rôle varié qui vous permettra de toucher à plusieurs volets administratifs. Une institution culturelle reconnue et un environnement de travail stimulant. De nombreuses collaborations avec différentes équipes et parties prenantes. Un rôle clé dans l’organisation du quotidien de la direction générale. De l’autonomie et de la diversité dans les dossiers qui vous seront confiés. Une occasion de contribuer à l’amélioration des façons de faire et de mettre votre expertise administrative à profit. Prêt·e pour l’aventure? Vous êtes reconnu·e pour votre organisation, votre efficacité et votre capacité à garder le fil de plusieurs dossiers à la fois? Vous aimez être la personne sur qui l’équipe peut compter pour assurer les suivis et faire avancer les choses? On aimerait vous connaître! Envoyez-nous votre candidature et voyons si cette opportunité d'Adjoint.e administratif.ve pourrait être votre prochain bon rôle!

What you’ll do

The administrative assistant will provide comprehensive support to the general management team, including agenda management, meeting coordination, and project tracking. They will also handle internal and external communications, prepare documentation, and contribute to the improvement of administrative processes.

Requirements

Candidates must hold a college diploma (DEC) in administration, communication, or project management and possess at least 5 years of relevant experience. Proficiency in Google Workspace, Microsoft Office, and various business systems like ERP and CRM is required, along with bilingualism in French and English.

Listed skills

• Administrative Support · Preferred
• Project Coordination · Preferred
• Google Workspace · Preferred
• Microsoft Word · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred
• ERP systems · Preferred
• CRM Systems · Preferred
• Communication · Preferred
• Organization · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative support
• Agenda management
• Project coordination
• Google Workspace
• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Microsoft PowerPoint
• ERP systems
• CRM systems
• Accounting tools
• Bilingualism
• Report writing
• Event planning
• Communication
• Organization
• Proactivity
• Report Writing
• Administrative Support
• Bilingual (French/English)
• Accounting
• Multilingualism
• Customer Relationship Management
• Management
• Business Systems
• Event Planning
• Enterprise Resource Planning
• Project Management
• Microsoft Office
• Project Coordination
• Stakeholder Management
• Process Improvement
• Coordinating

Job areas

• Administrative
• Management & Leadership
• Creative & Media
• Administrative Assistant
• Office / Administrative Assistant (General)
• Administrative and Executive Secretaries
• Secretaries and Administrative Assistants, Except Legal, Medical, and Executive

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