Agente ou agent de bureau, classe I | S-2627-117

Job summary

Provides administrative and logistical support for customized training programs, including preparing documents, coordinating materials and schedules, and communicating with instructors, clients, and suppliers. Maintains electronic and physical records, updates SharePoint and Excel files, and handles routine email and telephone inquiries.

Job details

Agente ou agent de bureau, classe I | CSSDN Agente ou agent de bureau, classe I Affichage interne et externe 📰 Numéro de concours: S-2627-117 💼 Type de poste: Projet particulier 📍 Lieu: CNCEC-SAE 🔢 Horaire: 35 heures / semaine 💰 Taux horaire: Entre 25,65 $ (échelon 1) et 28,68 $ (échelon 6) 🗓️ Date d’entrée en fonction: À déterminer ⌛ Échéance de l’affichage: Dimanche 18 octobre 2026 Description Soutien administratif et logistique pour le déploiement des formations sur mesure au Service aux entreprises (SAE) et le suivi des dossiers partenaires avec la Commission de la construction du Québec (CCQ). Le rôle consiste principalement à assurer la transmission de données, la préparation de dossiers de formation, le classement sur SharePoint et le suivi des horaires/boîtes de courriel. Soutien logistique et administratif aux formations Effectuer la préparation, la numérisation et la mise en page des dossiers administratifs et des documents requis pour les formations. Assurer l’impression, l’assemblage et l’affichage des documents d’information relatifs aux cours et aux événements. Acheminer les demandes de prix et de soumissions standardisées auprès des fournisseurs selon les directives établies. Réceptionner et faire le suivi visuel des bons de livraison du matériel de formation. Prendre en charge la distribution, le registre et la récupération des clés des locaux. Transmission de données et suivi des communications Transmettre les horaires et les informations de déroulement aux formateurs selon les calendriers établis. Saisir, transmettre et acheminer les documents administratifs requis auprès de clients externes. Consigner les changements d’horaire dans les outils de suivi internes et en informer les personnes concernées. Assurer le suivi de la boîte de courriel générale du service, répondre aux demandes d’information de routine et acheminer les messages aux personnes-ressources. Répondre aux demandes téléphoniques d’information générale et diriger les appels. Gestion documentaire et compilation d’informations Numériser, classer et archiver les documents physiques et électroniques dans l’arborescence SharePoint du service. Effectuer la compilation de données simples et la saisie d’informations dans des Tableaux Excel pour la préparation de rapports récurrents. Effectuer la mise à jour des dossiers physiques et informatiques selon les procédures établies. Nature du travail Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à accomplir divers travaux administratifs de nature complexe selon des méthodes et procédures définies. Attributions caractéristiques La personne salariée de cette classe d’emplois s’assure du respect des normes, règlements, directives, politiques, méthodes et procédures applicables et pour ce faire, selon le cas, elle rédige, dresse, confectionne, vérifie et effectue le suivi de factures, de bons de commande, de récépissés, de listes, de registres divers tels que le registre de paie, d’absences, de congés, de taxation, les demandes de financement, des statistiques, des relevés, des formulaires, des inventaires ou tout autre rapport, tableau ou document administratif du même ordre; dans ce cadre, elle recueille, valide et compile les données qui lui sont nécessaires. Elle effectue la tenue de livres comptables, entre les écritures dans les journaux, concilie des comptes, encaisse des paiements au comptoir, par courrier ou par mode direct, fait des paiements et des dépôts, codifie les dépenses, tient une petite caisse et effectue certains achats de valeur relativement peu élevée; elle compile les données budgétaires, collabore à l’élaboration du budget d’une unité ou d’un service et informe sur les soldes budgétaires. Elle communique avec des personnes du centre de services scolaire ou de l’extérieur pour obtenir ou fournir des renseignements reliés à ses tâches, transiger sur des délais, faire connaître les normes et les règlements et transmettre des décisions; elle rédige la correspondance inhérente à ses tâches. Selon les instructions, elle effectue l’ensemble des opérations administratives reliées aux tests d’aptitude et fait passer des examens. Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires pour l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison; elle effectue des recherches; elle utilise le courrier électronique. Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle à des collègues pour l’utilisation de logiciels et programmes propres à leur travail commun. Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles agentes ou nouveaux agents de bureau, classe I ainsi qu’à coordonner le travail du personnel de soutien. Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe. Qualifications Requises Scolarité et expérience Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles dans une spécialité appropriée à la classe d’emplois ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir une (1) année d’expérience pertinente. Autre exigence Avoir des connaissances en bureautique. Exigences particulières Seules les personnes salariées ayant réussi tous les examens suivants seront considérées pour ce poste : Français 2 Excel 1 Word 2 Notez qu’aucun délai supplémentaire ne sera accordé. Avantages Des assurances collectives Un régime de retraite à prestations déterminées La période des fêtes en congé Un programme d’aide aux employés Stationnement gratuit Inscription Avant de soumettre votre candidature, veuillez vous assurer de remplir les critères de formation requis pour le poste. Préparez un curriculum vitæ à jour et, si possible, une lettre de motivation. N’oubliez pas d’inclure vos diplômes ou relevés de notes pertinents. ⌛Les personnes souhaitant participer au concours doivent soumettre leur candidature au plus tard le dimanche 18 octobre 2026. Toutes les candidatures sont traitées confidentiellement. Puisque nous valorisons le développement de notre personnel, les candidatures internes sont considérées en premier. Nous nous réservons le droit de mettre fin à l’affichage de l’offre d’emploi lorsque le poste est pourvu. Nous communiquons uniquement avec les personnes retenues pour une entrevue.

What you’ll do

Provides administrative and logistical support for customized training programs, including preparing documents, coordinating materials and schedules, and communicating with instructors, clients, and suppliers. Maintains electronic and physical records, updates SharePoint and Excel files, and handles routine email and telephone inquiries.

Requirements

Requires a relevant vocational diploma, a secondary school diploma, or an equivalent credential, plus one year of relevant experience. Applicants must have office software knowledge and pass the French 2, Excel 1, and Word 2 examinations.

Benefits

• Group Insurance
• Defined-Benefit Pension Plan
• Holiday Break
• Employee Assistance Program
• Free Parking

Listed skills

• document preparation · Preferred
• written communication · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred
• SharePoint · Preferred
• Data entry · Preferred
• Microsoft Word · Preferred
• scheduling · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative Support
• Document Preparation
• Data Entry
• Data Compilation
• Microsoft Excel
• Microsoft Word
• SharePoint
• Document Management
• Scheduling
• Email Management
• Telephone Customer Service
• Records Management
• Training Logistics
• Written Communication
• Office Software

Job areas

• Administrative
• Education
• Customer Service & Support

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