Adjoint exécutif

Job summary

Provides administrative and operational support to the assigned group, including coordinating travel, meetings, events, mail, shipments, and inventory. Processes and reconciles invoices and expenses, supports health and safety initiatives, and prepares reports for regional management.

Job details

Résumé des fonctions La personne titulaire du poste fournit un soutien administratif au groupe qui lui est attribuée. Elle coordonne les déplacements, les réunions, les événements, les livraisons entrantes et sortantes ainsi que le traitement du courrier. Elle assure également la gestion de différents inventaires et le traitement des comptes fournisseurs du groupe. Principales responsabilités Gestion financière Examiner et concilier l'ensemble des factures du groupe. Traiter les comptes fournisseurs, notamment ceux liés à l'hébergement et au transport des équipes, aux matières résiduelles réglementées, à la lutte antiparasitaire, aux services de télécommunication, au courrier, à l'eau potable, à la sécurité lors des déraillements et aux services de taxi. Vérifier et concilier les transactions effectuées au moyen des cartes d'achat et des comptes de voyage d'entreprise. Examiner et approuver les dépenses du personnel d'exploitation. Soutien administratif Fournir un soutien administratif aux équipes du groupe, notamment en matière de déplacements, de remboursement de dépenses, de préparation de rapports, d'interprétation des procédures et de respect des politiques. Organiser les réunions et les événements de groupe. Assurer le téléversement et la gestion des documents dans les systèmes de gestion électronique des dossiers. Soutien aux opérations Assurer la gestion des inventaires, notamment des tablettes, radios, fournitures de bureau, équipements de protection individuelle et véhicules. Agir comme personne-ressource auprès des fournisseurs pour l'approvisionnement en matériel et en fournitures. Organiser le transport et l'hébergement du personnel dans les situations de pénurie de ressources, de réaffectation ou d'intégration de nouvelles recrues. Coordonner les expéditions et les réceptions de colis par service de messagerie. Assurer la coordination de l'ensemble des envois et réceptions de courrier. Santé et sécurité Participer aux initiatives régionales en matière de santé et sécurité et soutenir les équipes dans leur mise en œuvre. Préparer divers rapports destinés à la direction régionale. Coordonner les réunions, activités et événements liés à la santé et à la sécurité. Conditions de travail Le poste comporte des conditions de travail habituelles dans un environnement de bureau, avec une semaine de travail régulière du lundi au vendredi, et donne droit à la participation au modèle de travail hybride du CN. Le rôle consiste à gérer les priorités et à livrer le travail selon les échéanciers établis, avec le soutien de l'équipe afin d'assurer une gestion de la charge de travail durable et efficace. Des déplacements occasionnels, représentant environ 10 % du temps, peuvent être requis dans le groupe desservi. Expérience AdministrationDe 2 à 3 ans d'expérience dans un environnement dynamique nécessitant une grande autonomieLes candidatures présentant une combinaison équivalente d'études, de formation et d'expérience seront considérées. Éducation/Certification/Désignation Diplôme d'études secondaires ou certificat d'équivalence d'études secondaires (GED)Diplôme d'études collégiales ou diplôme en administration des affaires*Les candidatures présentant une expérience pratique, des études ou une formation équivalente seront considérées.* Toute exigence indiquée par un astérisque (*) sera considérée un atout (non-obligatoire). Compétences Nous nous soucions les uns des autres Nous visons l'excellence Nous réussissons, ensemble Nous menons nos activités de façon responsable Coordination Soutien Influence Instaurer la confiance Écoute Connaissances et compétences techniques Connaissance des méthodes et pratiques administratives Maîtrise de Microsoft Office, notamment Word, Excel, Lotus Notes et PowerPoint Connaissance du système SAP* Toute exigence indiquée par un astérisque (*) sera considérée un atout (non-obligatoire). Exigences supplémentaires (le cas échéant)

What you’ll do

Provides administrative and operational support to the assigned group, including coordinating travel, meetings, events, mail, shipments, and inventory. Processes and reconciles invoices and expenses, supports health and safety initiatives, and prepares reports for regional management.

Requirements

Requires 2–3 years of administrative experience in a dynamic environment requiring a high degree of autonomy; equivalent combinations of education, training, and experience may be considered. A high school diploma or equivalent is specified, and a college diploma or business administration diploma is listed as an asset; knowledge of administrative practices and Microsoft Office is expected, while SAP knowledge is an asset.

Listed skills

• Administrative Support · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred
• Vendor Coordination · Preferred
• report preparation · Preferred
• Microsoft Office · Preferred
• Microsoft Word · Preferred
• Inventory management · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative Support
• Accounts Payable
• Invoice Reconciliation
• Expense Review
• Travel Coordination
• Meeting and Event Coordination
• Inventory Management
• Vendor Coordination
• Shipping and Receiving
• Document Management
• Report Preparation
• Microsoft Office
• Word
• Excel
• Lotus Notes
• PowerPoint

Job areas

• Administrative
• Finance & Accounting
• Logistics
• Transportation
• Security & Safety

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