Secrétaire de gestion - affectation temporaire

Job summary

Provide complex secretarial and administrative support, including responding to inquiries, managing schedules and correspondence, preparing documents, and tracking files. Coordinate meetings and records, conduct information searches, use office software, and may assist colleagues or coordinate support staff.

Job details

Remplacement d'une durée indéterminée. Nature du travail En plus des tâches définies à la classe d’emplois de secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à travailler en collaboration avec une ou plusieurs personnes en exerçant, de façon relativement autonome, des tâches de secrétariat de nature complexe. Attributions caractéristiques La personne salariée de cette classe d’emplois répond aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation ou autres sujets reliés aux tâches dont elle s’acquitte et, au besoin, effectue des rappels; elle transmet la documentation pertinente; elle examine le courrier, recherche, recueille et agence les renseignements pertinents; dans les limites de sa fonction, prépare un projet de réponse, achemine le tout à la personne concernée et en assure le suivi; elle prépare la synthèse des problèmes et questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée. Elle reçoit la personne qui se présente à son unité administrative, fournit l’information relevant de sa compétence ou la réfère à la personne concernée; elle gère, selon les instructions reçues, l’agenda de la ou des personnes pour qui elle travaille. Elle voit à l’organisation matérielle des réunions, convoque les participants, prépare les dossiers nécessaires, rédige selon les instructions reçues un projet d’ordre du jour en fonction des sujets recueillis et, au besoin, assiste à ces réunions et rédige un projet de compte rendu ou de procès-verbal. Elle rédige, à partir d’indications sommaires, des notes de service ou des communiqués; elle participe à l’élaboration du système de classement; elle archive les documents de son secteur selon la politique en vigueur. Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison; elle effectue des recherches; elle fait le suivi du courrier électronique. Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle à des collègues pour l’utilisation de logiciels et programmes propres à leur travail commun. Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles ou nouveaux secrétaires de gestion ainsi qu’à coordonner le travail du personnel de soutien. Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe. Qualifications Requises Scolarité Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente. Autres exigences Maîtriser les logiciels Word et Excel; Bonne connaissance du français tant à l’oral qu’à l’écrit; Avoir des notions de base en comptabilité; Avoir des connaissances en bureautique; Les qualifications seront vérifiées au moyen de tests Avantages* Programme d'aide aux employés; Carnet de rabais offrant des rabais et privilèges chez près de 50 partenaires; Montant alloué annuellement pour la formation et le perfectionnement; Opportunités de progression et service de développement professionnel; Assurances collectives; Banque de congés de maladie et pour responsabilités familiales disponible; 19 jours de congés fériés par année, incluant une période de fermeture pendant les fêtes; Régime de retraite à prestations déterminées; 20 jours de vacances par année; 7 congés sociaux par année (utilisation au choix de l'employé); Horaire d'été permettant un horaire allégé pendant la période estivale. Certaines modalités s'appliquent Si vos études ont été effectuées hors Québec, joindre votre évaluation comparative des études effectuées hors Québec émise par le ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l'Intégration. Le Centre de services scolaire de la Capitale (CSSC) applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les personnes handicapées, les Autochtones, les membres des minorités visibles et des minorités ethniques à présenter leur candidature. Le CSSC est soumis à l’application de la Loi sur la laïcité de l’État. Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

What you’ll do

Provide complex secretarial and administrative support, including responding to inquiries, managing schedules and correspondence, preparing documents, and tracking files. Coordinate meetings and records, conduct information searches, use office software, and may assist colleagues or coordinate support staff.

Requirements

Requires a vocational diploma in secretarial studies, a secondary school diploma, or an equivalent credential, plus four years of relevant experience. Candidates must be proficient in Word and Excel, have good spoken and written French, and possess basic accounting and office administration knowledge; qualifications are assessed through tests.

Benefits

• Employee Assistance Program
• Discounts And Privileges With Nearly 50 Partners
• Annual Training And Professional Development Allowance
• Career Advancement Opportunities
• Professional Development Services
• Group Insurance
• Sick Leave And Family Responsibility Leave
• 19 Paid Holidays Per Year
• Defined Benefit Pension Plan
• 20 Vacation Days Per Year
• 7 Personal Leave Days Per Year
• Summer Schedule With Reduced Hours

Listed skills

• document preparation · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred
• Microsoft Word · Preferred
• scheduling · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Secretarial Support
• Complex Administrative Tasks
• Information Management
• Scheduling
• Meeting Coordination
• Document Preparation
• Minute Taking
• Correspondence Management
• Records Management
• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Database Software
• Spreadsheet Software
• Email Management
• Basic Accounting
• French Communication

Job areas

• Administrative
• Education

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