Adjointe administrative ou adjoint administratif

Job summary

Provide administrative support to managers and teams, including managing calendars, preparing and revising documents, organizing meetings, and producing meeting minutes. Depending on the assigned department, coordinate events and logistics, support purchasing and budget tracking, assist with institutional presentations and reports, and follow up on departmental files.

Job details

Attributions Tu Recherches Un Milieu Attrayant Et Stimulant? Tu Aimes Relever Des Défis Et Tu Souhaites Contribuer Au Succès D’une Équipe? L’École Nationale De Police Du Québec (ENPQ) Est Actuellement à La Recherche De Trois Adjointes Administratives Ou De Trois Adjoints Administratifs Pour Les Directions Suivantes Direction de l’Innovation, des Affaires Académiques et Institutionnelles (DIAAI); Direction des Affaires Financières et Administratives (DAFA) ; Direction du Perfectionnement Policier (DPP) Sous l’autorité du responsable ou directeur concerné, la personne titulaire du poste soutient les gestionnaires de la direction et leurs équipes respectives sur le plan administratif en collaborant à la production, à la mise à jour et au suivi de documents. Elle veille à la qualité de tous les textes et à la présentation visuelle. À titre d’exemple, la personne titulaire pourrait être appelée à effectuer, entre autres, les tâches suivantes : Voir à la gestion de calendrier du ou des gestionnaires de sa direction; Assurer l'élaboration, la mise à jour et/ou la révision des documents, formulaires, outils et autres supports administratifs requis par sa direction pour une diffusion interne ou externe; Prendre en charge l’organisation des réunions et la rédaction des comptes rendus. Plus Spécifiquement Pour Chaque Direction À la Direction du Perfectionnement Policier (DPP) dont la mission est d’assurer la mise à jour des compétences ou l’acquisition d’une spécialité dans la profession policière, la personne titulaire relève du responsable des activités de perfectionnement policier et peut notamment être appelée à : Exécuter différentes tâches reliées à l’organisation et au suivi d’événements (réunions, séminaires, journées d’information) tels que conciliation de disponibilités, préparation de l’ordre du jour, convocations, réservations de salles et préparation matérielle ; Collaborer à la gestion des achats de la direction ; Apporter son soutien dans le suivi budgétaire de la direction. À La Direction De L’Innovation, Des Affaires Académiques Et Institutionnelles (DIAAI), Dont La Mission Consiste à Animer Une Démarche Collaborative Transversale Dans Les Différents Dossiers Institutionnels Et à Accélérer La Transformation Numérique, La Personne Titulaire Relève De La Directrice Et Peut Notamment Être Appelée à Effectuer diverses tâches administratives en soutien aux opérations de la direction; Assurer la logistique liée à l’accueil de délégations nationales et internationales; Soutenir les équipes internes lors de missions hors Québec et à l’international; Veiller à l’organisation et le suivi de la régie de planification des ressources ou de la régie numérique; Apporter un soutien administratif lors de certains événements institutionnels. À La Direction Des Affaires Financières Et Administratives (DAFA), Dont La Mission Est D’assurer Une Saine Gestion Des Finances De L’ENPQ Dans Le Respect De L’environnement Réglementaire Et Législatif Ainsi Qu’une Utilisation Optimale Et Efficace Des Ressources Matérielles, La Personne Titulaire Relève De La Directrice Et Peut Notamment Être Appelée à Participer à la création de la documentation destinée aux présentations soumises aux différentes instances décisionnelles et consultatives; Contribuer à la création de documents, de tableaux et de rapports de différentes natures; S’assurer du suivi des dossiers de sa direction. Information additionnelle 3 Emplois réguliers (35 heures/semaine du lundi au vendredi) Taux horaire : 26,26$ à 33,38$ (Échelle 2025) Le salaire est déterminé en fonction de la scolarité et de l’expérience reconnues Autres Renseignements Un test en ligne sera effectué de votre domicile selon un délai prescrit. Possibilité de télétravail selon la politique en vigueur. Conditions d'admission Conditions D’admission Pour Toutes Les Directions Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en bureautique ou l’équivalent. Maîtriser les logiciels de la suite Microsoft 365, notamment Excel, Word, PowerPoint, Outlook et SharePoint. Avoir une excellente maîtrise de la langue française tant à l’oral qu’à l’écrit. Seront considérés comme des atouts : Détenir un diplôme avec spécialisation dans un domaine connexe aux fonctions; Posséder de l’expérience pertinente. Profil de la personne recherchée Être organisé Orientation vers la clientèle Rigueur Savoir s’adapter Savoir travailler en équipe Autonomie Renseignements importants L’École nationale de police du Québec remercie les personnes qui manifestent leur intérêt en déposant leur candidature. Les personnes dont la candidature aura été retenue seront contactées. L’ENPQ applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les personnes handicapées, les minorités visibles, les minorités ethniques et les autochtones à poser leur candidature. Il est à noter que des mesures d’adaptation peuvent être offertes aux personnes handicapées en fonction de leurs besoins. Tout candidat et candidate doit avoir le statut de citoyen canadien ou celui de résident permanent, ou encore être titulaire d’un permis de travail valide au Canada.

What you’ll do

Provide administrative support to managers and teams, including managing calendars, preparing and revising documents, organizing meetings, and producing meeting minutes. Depending on the assigned department, coordinate events and logistics, support purchasing and budget tracking, assist with institutional presentations and reports, and follow up on departmental files.

Requirements

Applicants must hold a vocational diploma in office administration or an equivalent qualification, be proficient in Microsoft 365 applications including Excel, Word, PowerPoint, Outlook, and SharePoint, and have excellent spoken and written French. A related specialization and relevant experience are assets; the desired profile also includes organization, client orientation, rigor, adaptability, teamwork, and autonomy.

Listed skills

• document preparation · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Microsoft 365 · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred
• SharePoint · Preferred
• Microsoft Word · Preferred
• Microsoft Outlook · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative Support
• Calendar Management
• Document Preparation
• Document Editing
• Meeting Coordination
• Minute Taking
• Event Coordination
• Microsoft 365
• Excel
• Word
• PowerPoint
• Outlook
• SharePoint
• Budget Tracking
• Purchasing Support
• French Language Proficiency

Job areas

• Administrative
• Government & Public Sector
• Education
• Finance & Accounting

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