Réceptionniste - Temps partiel (remplacement déterminé)

Job summary

The receptionist is responsible for greeting visitors, managing incoming calls and emails, and performing various administrative tasks to support the residence. They also coordinate resident arrivals and departures, maintain filing systems, and assist with documentation and office supplies.

Job details

Chez Lokia, nous travaillons quotidiennement pour offrir aux aînés des milieux de vie bienveillants. Depuis 2002, notre mission est d’offrir une qualité de vie supérieure dans un milieu chaleureux, respectueux et stimulant tout en préservant l’autonomie de nos résidents. Vous êtes une personne passionné(e) par le bien-être des aînés et doté(e) d'un excellent sens du service client? Vous pouvez incarner cette première impression chaleureuse qui fait toute la différence dans le quotidien de nos résidents! Nous recherchons un.e Réceptionniste à temps partiel - Remplacement déterminé pour compléter notre équipe dévouée de la résidence Les Jardins d'Évangéline, située à Beauport au 2500, rue Camille-Lefebvre, Québec (QC) G1J 0B4. Votre fonction Sous l'autorité du Directeur(trice) général(e) de la résidence, votre mandat principal consiste à effectuer diverses tâches administratives Vous planifiez et assurez le suivi des demandes liées à la résidence et transférez les informations aux services concernés. Vos responsabilités au quotidien Accueillir les visiteurs, déterminer leurs besoins et les orienter vers la personne en charge; Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique; Coordonner la circulation du courrier postal et électronique aux bons interlocuteurs; Assister à la production de divers documents : correspondance, factures, présentations, brochures, publications, rapports, statistiques ou compte rendus; S’occuper du volet administratif de l’arrivée et du départ des résidents; Établir et maintenir à jour le système de gestion des dossiers des résidents; Effectuer des tâches administratives pour la résidence en respectant les procédures; Recevoir les plaintes, les compiler au registre et les diriger aux instances concernées; Collaborer à la conformité de certains points de l’accréditation et la certification; Fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions de la direction; Assurer la gestion de l’info-résident et info-employé; Mettre à jour l’affichage dans la résidence; Collaborer avec l’agent RH et le conseiller ou le directeur ressources humaines si nécessaire; Commander les fournitures de bureau et en tenir l'inventaire; Effectuer toute autre tâche permettant de garantir la continuité et la qualité des services. Vous possédez les qualités suivantes Personne naturellement souriante et avenante avec les aînés; Habiletés en communication écrite et orale et bon sens de l’écoute; Capacité à travailler en équipe; Organisation, autonomie et sens de l'initiative; Capacité à gérer les priorités et bonne résistance au stress, urgences et imprévus; Bon jugement et habileté à la résolution de problèmes; Possède une vision globale et souci du respect des normes LOKIA; Rigueur et discrétion afin de respecter la confidentialité des informations. Formation et expérience DEC en bureautique ou en administration (atout); 1 à 3 ans dans un poste similaire; Connaissance étoffée de la terminologie médicale; Maîtrise des logiciels de la suite Google; Atout : connaissance du système Symo et Primmo. Conditions de travail Poste permanent, temps partiel; Toutes les fins de semaine ou une fin de semaine sur deux; Horaire de 15h30 à 23h00. Si ce défi vous intéresse et que vous correspondez au profil recherché, veuillez soumettre votre candidature en réponse à cette annonce. Nous avons hâte de vous rencontrer! Votre candidature sera examinée avec attention. Cependant, veuillez noter que seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées. Afin d'alléger la lecture, le genre masculin est utilisé sans intention discriminatoire. #LJE2026

What you’ll do

The receptionist is responsible for greeting visitors, managing incoming calls and emails, and performing various administrative tasks to support the residence. They also coordinate resident arrivals and departures, maintain filing systems, and assist with documentation and office supplies.

Requirements

Candidates should have 1 to 3 years of experience in a similar role and possess strong communication and organizational skills. A college diploma (DEC) in office administration is considered an asset, along with knowledge of medical terminology and Google Suite software.

Listed skills

• Time management · Preferred
• Google Suite · Preferred
• Customer service · Preferred
• Teamwork · Preferred
• Problem solving · Preferred
• Organization · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Attention to detail · Preferred
• Communication · Preferred
• Data entry · Preferred
• Conflict Resolution · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Customer service
• Administrative support
• Communication
• Organization
• Problem solving
• Time management
• Google Suite
• Medical terminology
• Data entry
• Conflict resolution
• Attention to detail
• Confidentiality
• Teamwork
• Office management
• Office Supply Management
• Administrative Support
• Office Administration
• Organizational Skills
• Administrative Functions
• Clerical Works
• Customer Service
• Conflict Resolution
• Data Entry
• Data Management
• Inventory Management
• Problem Solving
• Medical Terminology
• Office Management
• Time Management
• Scheduling
• Filing
• Google Workspace
• Detail Oriented

Job areas

• Administrative
• Customer Service & Support
• Healthcare
• Social Services
• Receptionist
• Receptionists (general)
• Receptionists and Information Clerks

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