Adjoint.e administratif.tive

Job summary

Provide comprehensive administrative, managerial, and secretarial support to researchers and lab directors to ensure smooth operational efficiency. Assist with grant applications, document preparation, meeting logistics, and the onboarding of new students and employees.

Job details

À propos de l’IRCM L’Institut de recherches cliniques de Montréal (IRCM) est un centre de recherche biomédicale de calibre international qui met la science au service de la santé. Les travaux de nos équipes contribuent à des avancées majeures en recherche. Nous offrons un environnement où la rigueur scientifique et la collaboration permettent de faire progresser les connaissances. Nous sommes à la recherche d'une personne organisée, proactive et bilingue qui souhaite jouer un rôle clé auprès de nos équipes de recherche. Ce que le poste offre * Contribuer à un travail qui a un impact concret sur la santé et la recherche. * Évoluer dans un environnement rigoureux, collaboratif et humain. * Participer à des projets stimulants et à l’amélioration continue. Aperçu du poste En tant que membre de l'équipe de soutien administratif, vous collaborerez avec plusieurs chercheurs et directeurs de laboratoire afin de soutenir leurs activités administratives, scientifiques et académiques. Au sein d'une équipe de soutien administratif dédiée à la recherche, vous agirez comme personne-ressource administrative auprès d'un portefeuille de chercheurs dont le nombre et la composition pourront évoluer selon les besoins organisationnels. Cette équipe est coordonnée par la Direction des ressources humaines. Vous contribuerez notamment à la préparation de demandes de subventions, à la mise à jour des curriculums vitæ des chercheurs, à l'accueil et à l'intégration de nouveaux étudiants et employés, au suivi de certains dossiers d'immigration ainsi qu'à la coordination de diverses activités administratives liées à la recherche. Responsabilités * Assurer le soutien administratif, de gestion et de secrétariat des chercheurs attitrés et veiller au bon déroulement de leurs activités. * Planifier, organiser et assurer le suivi des dossiers, projets et échéanciers liés aux activités de recherche. * Préparer des ébauches de lettres, rapports, formulaires et autres documents nécessitant l’approbation des chercheurs. * Rédiger, réviser, mettre en page et produire divers documents, notes d’information, présentations et correspondances en français et en anglais. * Collaborer à l’accueil, à l’intégration et au suivi administratif de nouveaux employés, étudiants et stagiaires. * Participer au suivi administratif de certains dossiers d’immigration et de mobilité internationale. * Soutenir la préparation, le dépôt et le suivi de demandes de subventions, rapports d’étape et autres documents liés au financement de la recherche. * Maintenir à jour les curriculums vitæ et autres documents professionnels des chercheurs. * Organiser la logistique des réunions, comités, événements et déplacements, préparer les ordres du jour et assurer le suivi des décisions. * Gérer les agendas, les courriels, les appels, le courrier et maintenir un système efficace de gestion documentaire et de classement. * Collaborer à la préparation et au suivi budgétaire, notamment en appuyant le traitement de dépenses, commandes, remboursements et pièces justificatives. * Accomplir toute autre tâche connexe requise pour soutenir les activités de recherche et le bon fonctionnement administratif des équipes. Ce que vous apportez Exigences essentielles * Diplôme d'études collégiales (D.E.C.) en bureautique ou équivalent. * Minimum de deux (2) années d'expérience pertinente dans un rôle de soutien administratif. * Expérience dans un environnement où la gestion simultanée de plusieurs dossiers et intervenants est requise. * Excellente maîtrise du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit. * Excellente maîtrise de Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, PowerPoint et Teams), incluant une connaissance avancée d'Excel. Compétences recherchées * Excellent sens de l'organisation et capacité à gérer les priorités. * Rigueur, souci du détail et respect de la confidentialité. * Excellentes habiletés de communication et de rédaction. * Autonomie, initiative et esprit de collaboration. Informations clés * Horaire : Temps plein (35 heures par semaine) * Type de poste : Régulier * Mode : Hybride, incluant jusqu'à deux (2) jours de télétravail par semaine, après le période de probation Avantages * 20 jours de vacances après un an de service. * 10 jours de congés personnels ou de maladie. * Congés additionnels durant la période des Fêtes. * Régime de retraite à prestations déterminées (RREGOP). * Assurances collectives. * Accès à la télémédecine pour vous et votre famille. * Programme d’aide aux personnes employées (PAE). * Installations pour les cyclistes (stationnement sécurisé et douches). * Emplacement accessible au cœur de Montréal. Soumettre votre candidature Faites parvenir votre candidature (CV) en cliquant sur « Postuler ». Pour en savoir plus sur l’IRCM : https://www.ircm.qc.ca [https://www.ircm.qc.ca/fr] Processus de sélection Les personnes retenues seront contactées pour une entrevue. Des vérifications peuvent être effectuées selon la nature du poste. L’IRCM valorise l’équité, la diversité et l’inclusion. Nous encourageons les candidatures de personnes de tous horizons. Des mesures d’accommodement peuvent être offertes, sur demande, aux personnes invitées en entrevue.

What you’ll do

Provide comprehensive administrative, managerial, and secretarial support to researchers and lab directors to ensure smooth operational efficiency. Assist with grant applications, document preparation, meeting logistics, and the onboarding of new students and employees.

Requirements

Requires a college diploma in office administration and at least two years of relevant administrative experience. Candidates must possess excellent command of French and English and advanced proficiency in Microsoft 365 applications.

Benefits

• 20 days of vacation
• 10 days of personal or sick leave
• Holiday season time off
• Defined-benefit pension plan
• Group insurance
• Telemedicine access
• Employee Assistance Program
• Secure bicycle parking
• Showers

Listed skills

• Administrative Support · Preferred
• Office Administration · Preferred
• Microsoft 365 · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred
• Microsoft Word · Preferred
• Microsoft Outlook · Preferred
• Teams · Preferred
• Communication · Preferred
• Time management · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative support
• Office administration
• Grant application preparation
• Document management
• Microsoft 365
• Excel
• Word
• Outlook
• PowerPoint
• Teams
• Communication
• Writing
• Organizational skills
• Time management
• Confidentiality
• Budget monitoring
• Grant Applications
• Document Management
• Administrative Support
• Office Administration
• New Hire Orientations
• Research Funding
• Organizational Skills
• Bilingual (French/English)
• Microsoft Excel
• Research
• Medical Research
• Clinical Research
• Continuous Improvement Process
• Employee Assistance Programs
• Microsoft Outlook
• Employee Onboarding
• Telephone Skills
• Microsoft PowerPoint
• Presentations
• Proactivity
• Telehealth
• Progress Reporting
• Filing
• Detail Oriented

Job areas

• Administrative
• Science & Research
• Healthcare
• Administrative Assistant
• Office / Administrative Assistant (General)
• Administrative and Executive Secretaries
• Secretaries and Administrative Assistants, Except Legal, Medical, and Executive

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