Agent(e) de bureau, classe I

Original job posting

Provide complex administrative support to the school operations coordinator, including arranging accommodation and tracking travel requests, processing financial service requests, and reconciling credit cards. Organize departmental files, prepare meeting rooms and refreshments, and perform other related duties as assigned.

Job details

Fonction Et Tâches Sous la supervision du coordonnateur des opérations scolaires, le titulaire du poste accomplit divers travaux administratifs de nature complexe selon des méthodes et des procédures précises, tels que les suivants : Assister le coordonnateur des opérations scolaires pour ce qui est des tâches de bureau générales du service; Assurer la réservation d’hébergement et le suivi des demandes de voyage; Traiter les demandes de services financiers (FS); Procéder à la conciliation de cartes de crédit; Organiser et gérer les dossiers du service; Préparer des salles de réunion et prévoir l’offre de collations; Effectuer toute autre tâche connexe demandée par le supérieur immédiat. Qualifications Diplôme d’études secondaires ou diplôme d’études professionnelles en administration de bureau et une (1) année d’expérience pertinente. La Commission scolaire peut à son gré ne pas tenir compte des qualifications précitées si elle juge adéquate la candidature d’un bénéficiaire de la Convention de la Baie James et du Nord québécois (CBJNQ) et que la personne accepte de suivre un programme de formation déterminé par la Commission. Exigences Notions de base en comptabilité; Maîtrise, à l’oral comme à l’écrit, d’au moins deux (2) des trois (3) langues de travail officielles de la commission scolaire : inuktitut, anglais ou français; Maîtrise de la suite de logiciels Microsoft Office, notamment Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, Teams et OneDrive; Capacité de travailler de façon indépendante dans un environnement de bureau. Horaire De Travail Du lundi au vendredi, 35 heures/semaine. Classification / Salaire / Avantages Sociaux Conformément à la convention collective des employés de soutien de l’AENQ, ce poste appartient au corps d’emploi 4102 : de 25,61$ à 28,65 $ de l’heure selon les qualifications et l’expérience. Tous les avantages sociaux sont accordés au prorata de la tâche.

What you’ll do

Provide complex administrative support to the school operations coordinator, including arranging accommodation and tracking travel requests, processing financial service requests, and reconciling credit cards. Organize departmental files, prepare meeting rooms and refreshments, and perform other related duties as assigned.

Requirements

Requires a high school diploma or a vocational diploma in office administration, plus one year of relevant experience; basic accounting knowledge is also required. Applicants must be proficient in at least two of the commission’s three official working languages and in Microsoft Office applications, and able to work independently in an office environment.

Listed skills

• Administrative Support · Preferred
• Office Administration · Preferred
• Microsoft Word · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred
• SharePoint · Preferred
• Microsoft Teams · Preferred
• OneDrive · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative Support
• Office Administration
• Travel Coordination
• Financial Services Requests
• Credit Card Reconciliation
• File Management
• Meeting Preparation
• Basic Accounting
• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Microsoft PowerPoint
• SharePoint
• Microsoft Teams
• OneDrive
• Independent Work
• Multilingual Communication

Job areas

• Administrative
• Education
• Finance & Accounting