Adjoint(e) de direction – Taxprep obligatoire

Job summary

Coordinate meetings and client communications, follow up on signatures and required documents, and prepare, revise, and format professional materials. Maintain client files and databases, coordinate client onboarding and digital access, and track billing and overdue accounts while supporting the team.

Job details

Adjoint(e) de direction – Taxprep obligatoire Lieu : Laval Mode de travail : Hybride – 3 jours en présentiel par semaine Horaire : 35 heures par semaine, horaire flexible Type de poste : Permanent, temps plein Salaire : 55 000 $ à 70 000 $ par année, selon l’expérience Notre client, un cabinet professionnel situé à Laval, est à la recherche d’un(e) Adjoint(e) de direction pour soutenir un associé et son équipe dans leurs activités quotidiennes. La personne recherchée est organisée, débrouillarde et particulièrement à l’aise avec les outils technologiques. Elle jouera un rôle clé dans la coordination des activités administratives et dans les suivis auprès de la clientèle. À propos du poste Sous la responsabilité du gestionnaire immédiat et en collaboration avec les membres du service, la personne titulaire du poste offrira un soutien administratif varié afin d’assurer le bon fonctionnement des activités du cabinet. Elle travaillera en étroite collaboration avec l’associé et les membres de son équipe, tout en assurant des communications régulières avec les clients et les partenaires. Principales responsabilités Coordonner la logistique des réunions et communiquer régulièrement avec les clients, partenaires et collaborateurs; Effectuer des suivis proactifs auprès de la clientèle concernant les signatures de documents, les processus d’autorisation, les procurations et les autres pièces requises; Rédiger, réviser et mettre en page divers documents professionnels; Créer et mettre à jour les dossiers clients, assurer le classement et la numérisation des documents, et gérer leur transmission pour signature; Maintenir à jour les bases de données clients et les outils de suivi dans Excel; Assurer l’ouverture des dossiers clients et coordonner les démarches administratives liées à leur intégration, notamment la préparation des documents requis et l’accès aux outils numériques. Assurer le suivi de la facturation, des comptes impayés et des différentes communications avec les clients; Collaborer et répondre aux besoins variés des membres de l’équipe. Profil recherché DEC en secrétariat ou toute autre formation pertinente; Minimum 3 ans d’expérience dans un poste administratif similaire; Maîtrise du logiciel Taxprep (obligatoire); Une expérience au sein d’un cabinet comptable ou juridique constitue un atout; Une expérience auprès de fiscalistes ou dans un environnement professionnel similaire est un avantage; Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment Word, Excel, Outlook et PowerPoint; Aisance avec les technologies, les portails clients et les outils numériques; Bonne maîtrise du français et connaissance de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit;* Excellent sens de l’organisation, autonomie et souci du détail; Débrouillardise, proactivité et capacité à trouver des solutions; Facilité à apprendre de nouveaux outils et à s’adapter aux besoins de l’équipe; Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les échéanciers. Conditions et avantages Salaire annuel entre 55 000 $ et 70 000 $, selon l’expérience; Poste permanent avec un horaire flexible de 35 heures par semaine; Mode de travail hybride avec 3 jours de présence au bureau par semaine; Trois semaines de vacances annuelles; Différentes options d’assurances collectives; Petit-déjeuner offert au bureau. Nous vous remercions de votre intérêt envers ce poste. Pour postuler, veuillez transmettre votre CV via notre site Web ou par courriel à j.planche@totemtalent.ca Le genre féminin est utilisé dans le seul but d’alléger le texte. *La maîtrise du français et de l’anglais est requise afin de communiquer avec des collègues, clients et partenaires unilingues anglophones situés au Canada et à l’international.

What you’ll do

Coordinate meetings and client communications, follow up on signatures and required documents, and prepare, revise, and format professional materials. Maintain client files and databases, coordinate client onboarding and digital access, and track billing and overdue accounts while supporting the team.

Requirements

Requires a relevant secretarial diploma or other relevant education, at least three years of similar administrative experience, and proficiency with Taxprep. Candidates should be proficient in Microsoft Office, comfortable with digital tools, fluent in French with knowledge of English, and highly organized, proactive, detail-oriented, and able to manage multiple files and deadlines.

Benefits

• Three Weeks Of Annual Vacation
• Group Insurance Options
• Flexible Schedule
• Hybrid Work Arrangement
• Breakfast At The Office

Listed skills

• Time management · Preferred
• document preparation · Preferred
• Organization · Preferred
• Attention to detail · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred
• Microsoft Word · Preferred
• Microsoft Outlook · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Taxprep
• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Microsoft Outlook
• Microsoft PowerPoint
• Client Communication
• Meeting Coordination
• Document Preparation
• Client File Management
• Database Maintenance
• Billing Follow-Up
• Digital Tools
• Organization
• Attention To Detail
• Time Management
• French And English Communication

Job areas

• Administrative
• Finance & Accounting
• Customer Service & Support

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