ADJOINTE EXÉCUTIVE BILINGUE

Job summary

Provide high-level support to several partners by managing complex calendars, meetings, business travel, documents, expenses, and administrative follow-ups. Coordinate communications with external stakeholders, handle confidential records, and contribute to special projects with a proactive, solutions-oriented approach.

Job details

ADJOINTE EXÉCUTIVE BILINGUE Conditions Salaire : environ 100 000 $ par année Bonus de performance annuel 40 heures par semaine Télétravail tous les vendredis 4 à 5 semaines de vacances Poste permanent Notre client, une firme d’investissement, recherche une Adjointe exécutive afin d’assurer un soutien de haut niveau auprès de plusieurs associés. Vos responsabilités Gérer et coordonner les agendas complexes; Organiser les réunions, déplacements professionnels et voyages; Assurer la préparation et le suivi des dossiers et documents; Réviser, corriger et mettre en forme différents documents et présentations; Gérer les comptes de dépenses, factures et suivis administratifs; Assurer la gestion documentaire, le classement et le suivi des dossiers confidentiels; Effectuer le suivi des courriels, demandes et échéanciers; Coordonner certaines communications avec les partenaires, clients et intervenants externes; Offrir un support quotidien, avec une approche proactive et orientée solutions; Participer à différents projets spéciaux et tâches administratives selon les besoins. Profil recherché 5 à 10 ans d'expérience en soutien exécutif, idéalement auprès de dirigeants ou dans un environnement professionnel exigeant; Intérêt marqué pour le secteur financier Bilinguisme français/anglais OBLIGATOIRE, à l'oral comme à l'écrit, puisque vous serez en contact avec une clientèle internationale; Personnalité dynamique, professionnelle et proactive; Excellente organisation et grande capacité à gérer plusieurs priorités simultanément; Très grande aisance avec les logiciels et outils technologiques; Maîtrise de CONCUR Microsoft Office, notamment Outlook, Word et Excel; À l'aise avec la gestion des comptes de dépenses, factures, suivis et outils administratifs; Excellentes aptitudes rédactionnelles et souci du détail; Discrétion, jugement professionnel et capacité à traiter des informations confidentielles; Intéressée par le poste? Veuillez communiquer directement avec Hugo Llorca à h.llorca@totemtalent.ca

What you’ll do

Provide high-level support to several partners by managing complex calendars, meetings, business travel, documents, expenses, and administrative follow-ups. Coordinate communications with external stakeholders, handle confidential records, and contribute to special projects with a proactive, solutions-oriented approach.

Requirements

Requires 5–10 years of executive support experience, ideally supporting senior leaders in a demanding professional environment, and mandatory spoken and written fluency in French and English. Candidates should be highly organized, proactive, technologically adept, proficient with Concur and Microsoft Office, and demonstrate strong writing, discretion, and professional judgment.

Benefits

• Annual Performance Bonus
• Remote Work on Fridays
• Four to Five Weeks of Vacation

Listed skills

• document preparation · Preferred
• Microsoft Office · Preferred
• Microsoft Word · Preferred
• Microsoft Outlook · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Executive Support
• Calendar Management
• Meeting Coordination
• Travel Coordination
• Document Preparation
• Document Editing and Formatting
• Expense Account Management
• Invoice Processing
• Administrative Follow-Up
• Document Management
• Email Management
• Deadline Management
• External Communications
• Microsoft Office
• Outlook
• Word

Job areas

• Administrative
• Finance & Accounting

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