Adjoint.e administratif.ve

Job summary

The administrative assistant will provide operational support by managing invoices, coordinating service requests, and maintaining project documentation. They will also be responsible for tracking performance indicators and managing contract renewals with suppliers.

Job details

Un projet ne prend pas vie uniquement à partir d’une idée. Il avance lorsque les expertises se complètent, que les décisions sont prises au bon moment et que chaque étape rapproche la vision du résultat final. Trudel développe des projets immobiliers qui évoluent avec leur environnement et qui reposent sur l’implication de personnes qui souhaitent contribuer bien au-delà de leur rôle. Nos équipes participent aux différentes étapes des projets, apportent leur expertise et voient concrètement l’impact de leur travail. Ta place dans nos projets En tant qu’adjoint.e administratif.ve, tu assureras un soutien administratif au sein du département des opérations. En étroite collaboration avec les gestionnaires et les équipes, tu contribueras au bon déroulement des activités du département en assurant les suivis nécessaires et en maintenant une vue d’ensemble des dossiers en cours. Les mandats qui t’attendent Assurer le traitement et la validation des factures liées aux opérations. Préparer les rencontres et la documentation administrative nécessaires au suivi des activités. Coordonner les demandes de service et les rendez-vous, incluant les suivis auprès des clients. Assurer la fermeture des bons de travail et les validations qui s’y rattachent. Soutenir le suivi administratif des projets CAPEX et la coordination des différents intervenants. Gérer les renouvellements et les nouveaux contrats, de la demande de soumissions aux suivis avec les fournisseurs. Produire les rapports et les indicateurs permettant de suivre la performance des opérations. Ce que tu apportes au rôle Formation collégiale en administration, gestion, bureautique ou dans un domaine connexe. 3 à 5 ans d’expérience dans un rôle administratif, de coordination ou de soutien aux opérations. Maîtrise de la suite Microsoft 365, particulièrement Excel. Très bonne maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit. Facilité à utiliser différents outils et logiciels de gestion. Ta façon de travailler Aisance à interagir avec des interlocuteurs.trices de différents niveaux et fonctions. Capacité à faire preuve de discernement dans les situations qui demandent une prise de décision. Approche collaborative et facilité à établir des relations de travail efficaces. Capacité à s’adapter à des priorités et des situations qui évoluent. Sens des responsabilités et engagement à assurer un travail de qualité. L’expérience Trudel Parce que le bien-être de notre équipe compte au quotidien, nous avons mis en place des avantages pensés pour faire une réelle différence. Voici un aperçu de ce que tu pourrais apprécier chez nous. Un horaire flexible favorisant l’équilibre entre le travail et la vie personnelle. 4 semaines de vacances, au prorata de la première année travaillée. Un programme complet d’assurances collectives incluant la télémédecine et un programme d’aide aux employé.es. Un régime de retraite avec contribution de l’employeur dès l’embauche. Un programme de bonification lié à la performance individuelle et organisationnelle. Un horaire d’été avec les vendredis après-midi libres de juin à septembre. Le stationnement gratuit en tout temps. Collations, café, breuvages et petites attentions pour agrémenter le quotidien au bureau. Des produits d'hygiènes menstruelle gratuits et accessibles sur place. Une vie d’équipe active avec des activités tout au long de l’année. Prêt.e à contribuer à nos projets ? Tu souhaites mettre ton expertise à profit dans une organisation où ton travail peut avoir un impact visible ? Nous aimerions faire ta connaissance.

What you’ll do

The administrative assistant will provide operational support by managing invoices, coordinating service requests, and maintaining project documentation. They will also be responsible for tracking performance indicators and managing contract renewals with suppliers.

Requirements

Candidates must have a college diploma in administration or a related field and 3 to 5 years of experience in an administrative or coordination role. Proficiency in Microsoft 365, particularly Excel, and strong communication skills are essential.

Benefits

• Flexible schedule
• 4 weeks vacation
• Group insurance
• Telemedicine
• Employee assistance program
• Retirement plan with employer contribution
• Performance bonus program
• Summer schedule with Friday afternoons off
• Free parking
• Free snacks and beverages
• Free menstrual hygiene products
• Team activities

Listed skills

• adaptability · Preferred
• Collaboration · Preferred
• Administrative Support · Preferred
• Microsoft 365 · Preferred
• Microsoft Excel · Preferred
• Decision Making · Preferred
• Communication · Preferred
• Reporting · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative support
• Invoice processing
• Documentation management
• Service coordination
• Client follow-up
• Work order management
• Project administration
• Contract management
• Reporting
• Performance indicators
• Microsoft 365
• Excel
• Communication
• Decision making
• Collaboration
• Adaptability
• Project Documentation
• Administrative Support
• Project Administration
• Management
• Decision Making
• Contract Management
• Invoicing
• Operations
• Real Estate
• Coordinating
• Vendor Management

Job areas

• Administrative
• Management & Leadership
• Construction
• Administrative Assistant
• Office / Administrative Assistant (General)
• Administrative and Executive Secretaries
• Secretaries and Administrative Assistants, Except Legal, Medical, and Executive

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