Assistant administratif (F/H) CDD de 3 mois

Job summary

Send and track employment contracts and administrative orders, submit documents for legal review, and maintain, organize, and archive employee records. Prepare onboarding materials, support personnel administrators with case follow-up, and respond to employees’ in-person and telephone inquiries about contracts, payroll, and certificates.

Job details

Catégorie: C Filières: Administrative Collectivité: CCPL Direction: Département des ressources humaines Missions Sous la coordination de la responsable adjointe du service au personnel, vous êtes en charge de : assurer l'envoi et le retour des arrêtés et contrats élaborés par les agents du service au personnel, assurer l'envoi à la préfecture des documents soumis au contrôle de légalité, assurer le classement dans le dossier papier et informatique de l'agent des éléments élaborés par le service au personnel et le service conditions de travail, assurer la gestion des registres, assurer la gestion et l'archivage des dossiers des agents contractuels partis, préparer les hamacs des nouveaux arrivants (titulaires et contractuels), assister les responsables du service au personnel dans le suivi administratif de différents dossiers, assurer l'accueil téléphonique et physique des agents en lien avec les contrats, la paie et les attestations FJT, Compétences connaissances des règles essentielles du statut de la fonction publique et des règles internes, maîtrise de la rédaction administrative, des techniques de secrétariat et aptitude à élaborer des documents professionnels, maîtrise des outils informatiques, respecter les obligations déontologiques de discrétion et de réserve, capacité de synthèse et d'organisation, esprit d'initiative, autonomie, anticipation, rigueur et adaptabilité sens du travail en équipe, sens du contact humain, de l'écoute et de la communication. Conditions CDD de mois à pourvoir dès que possible Les candidatures seront étudiées au fur et à mesure de leur réception

What you’ll do

Send and track employment contracts and administrative orders, submit documents for legal review, and maintain, organize, and archive employee records. Prepare onboarding materials, support personnel administrators with case follow-up, and respond to employees’ in-person and telephone inquiries about contracts, payroll, and certificates.

Requirements

Candidates should know essential public service regulations and internal rules, be proficient in administrative writing, secretarial techniques, and computer tools, and be able to prepare professional documents. The role also requires discretion, strong organization and communication, initiative, autonomy, adaptability, attention to detail, and teamwork.

Listed skills

• Organization · Preferred
• Attention to detail · Preferred
• adaptability · Preferred
• Teamwork · Preferred
• interpersonal communication · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Administrative Writing
• Secretarial Skills
• Public Service Regulations
• Records Management
• Document Archiving
• Computer Skills
• Organization
• Summarization
• Initiative
• Autonomy
• Planning Ahead
• Attention to Detail
• Adaptability
• Teamwork
• Interpersonal Communication
• Active Listening

Job areas

• Administrative
• Human Resources
• Government & Public Sector
• Customer Service & Support

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