Adjoint(e) exécutif(ve)

Original job posting

Provide day-to-day executive and administrative support to the President, including managing schedules, meetings, travel, reservations, documents, and communications. Track priorities, deadlines, and follow-ups; handle sensitive information discreetly; anticipate needs; and assist with special projects.

Job details

Adjoint(e) exécutif(ve) au Président Lieu : Montréal, QC Industrie : Voyage Poste : Temps plein, permanent Salaire : 90 000 $ à 120 000 $, selon l’expérience + assurances collectives, avantages voyage, stationnement, vacances + plus. Déplacements : Des déplacements occasionnels et limités peuvent être requis À propos du poste Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) exécutif(ve) solide, fiable et très organisé(e) pour soutenir le Président d’une entreprise en pleine croissance dans le secteur du voyage. Il s’agit d’un véritable rôle de bras droit, pour une personne proactive, fiable et à l’aise de travailler en étroite collaboration avec un dirigeant. La personne idéale est quelqu’un en qui le Président peut avoir pleinement confiance pour gérer les détails, les priorités et assurer que les choses avancent. Responsabilités Agir comme bras droit du Président et lui fournir un soutien exécutif et administratif au quotidien Gérer et coordonner l’agenda, les réunions et les rendez-vous du Président Planifier les rencontres internes et externes et s’assurer que le Président est bien préparé Coordonner les voyages d’affaires, incluant les vols, hôtels, transports et itinéraires détaillés Effectuer et gérer différentes réservations Préparer les notes de réunion, prendre les procès-verbaux au besoin et assurer le suivi des actions à entreprendre Organiser et prioriser les activités quotidiennes du Président Préparer des documents, communications, présentations et autres documents au besoin Effectuer les suivis avec les équipes internes, clients, partenaires et contacts externes au nom du Président Assurer le suivi des échéanciers, engagements et dossiers importants Gérer des informations confidentielles et sensibles avec discrétion Anticiper les besoins du Président et prendre en charge les détails avant qu’ils ne deviennent des problèmes Participer à différents projets spéciaux et autres priorités au besoin Profil recherché 3 à 5 ans d’expérience pertinente comme adjoint(e) exécutif(ve), adjoint(e) personnel(le) ou dans un rôle administratif senior similaire Excellent sens de l’organisation et grande attention aux détails Excellente gestion du temps et capacité à gérer plusieurs priorités Personne fiable, responsable et digne de confiance Proactive et à l’aise de prendre des initiatives sans avoir besoin d’une supervision constante Excellentes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles Professionnelle, présentable et à l’aise d’interagir avec des cadres supérieurs et des contacts externes Excellent sens du suivi — vous vous assurez que rien ne tombe entre les mailles du filet À l’aise avec la gestion d’agendas, de réservations et de voyages Capacité à gérer des informations confidentielles avec discrétion Flexible et adaptable dans un environnement dynamique Bon jugement et excellent sens pratique Excellentes aptitudes en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit Bilinguisme français/anglais, un atout

What you’ll do

Provide day-to-day executive and administrative support to the President, including managing schedules, meetings, travel, reservations, documents, and communications. Track priorities, deadlines, and follow-ups; handle sensitive information discreetly; anticipate needs; and assist with special projects.

Requirements

Requires 3–5 years of relevant experience as an executive assistant, personal assistant, or in a similar senior administrative role. Candidates should be highly organized, reliable, proactive, discreet, adaptable, and strong communicators; French-English bilingualism is an asset.

Benefits

• Group Insurance
• Travel Benefits
• Parking
• Vacation

Listed skills

• Time management · Preferred
• document preparation · Preferred
• Organization · Preferred
• Administrative Support · Preferred

Other relevant skills

Identified from the job description. Confirm important requirements above.

• Executive Support
• Administrative Support
• Calendar Management
• Meeting Coordination
• Business Travel Coordination
• Reservation Management
• Meeting Minutes
• Action Item Follow-Up
• Document Preparation
• Presentation Preparation
• Stakeholder Communication
• Deadline Management
• Confidentiality
• Time Management
• Organization
• Written and Verbal Communication

Job areas

• Administrative
• Management & Leadership
• Hospitality